11 tendências para promover o empenho dos colaboradores

Os últimos anos transformaram o modo como trabalhamos – e a nossa própria relação com o trabalho. Isto implica que o trabalho dos profissionais de comunicação interna também terá mudado drasticamente.

 

Maxime Hoppenot, head of Sales US da PlayPlay, realça que a ascensão do trabalho remoto é a alteração mais notável, mas as mudanças são mais profundas. «Muitos colaboradores reavaliaram as suas necessidades no local de trabalho. Mais do que nunca, dão prioridade a empregadores que partilham os seus valores, que colocam o seu bem-estar em primeiro lugar, e fornecem as oportunidades de formação de que precisam para subir de nível.»

Acreditando que o profissional de comunicação interna tem um papel fundamental a desempenhar para satisfazer as expectativas dos colaboradores, identifica as tendências mais recentes que colocam “o ser humano em primeiro lugar”:

1. Cultive uma cultura empresarial forte num mundo amigo da distância
Em muitos sectores, o trabalho remoto e híbrido veio para ficar. Uma força de trabalho amiga da distância torna o seu papel nas comunicações internas mais importante do que nunca. Além de fornecer às pessoas as informações de que precisam para realizar o trabalho, as comunicações internas são vitais para estabelecer uma forte cultura da empresa.

Para equipas remotas, a comunicação interna deve ser clara, informativa e fazer pleno uso de diferentes formatos digitais. Mas nem toda tem de ser sobre tarefas, objectivos ou políticas específicos – os colaboradores também precisam de se sentir optimistas, capacitados e apoiados. Incentive a criação de cultura e a conexão pelos canais existentes, tais como mensagens instantâneas, chamadas Zoom ou intranet.

2. Melhore a experiência dos colaboradores
Criar experiências positivas para os colaboradores reduz a rotatividade, aumenta a produtividade e ajuda a atrair talento. Uma comunicação interna forte permite que seja mais rápido e fácil lidar com problemas e situações complicadas.

Uma aplicação de mensagens instantâneas dará acesso imediato ao apoio da liderança e, se se depararem com desafios, podem pedir e obter ajuda no momento.

As comunicações internas devem também incluir o reconhecimento dos colaboradores para mostrar que o seu trabalho é valorizado. Sempre que um colaborador termina um projecto ou atinge um objectivo, celebre a sua conquista e agradeça por fazer parte da equipa, através de um canal interno. Estas estratégias irão ajudá-lo a criar um ambiente onde as pessoas se sentem valorizadas, apoiadas e capazes de se concentrarem nos seus empregos.

3. Comunique visualmente e integre vídeos
Os colaboradores estão ocupados a fazer o seu trabalho e não têm tempo para digerir um longo memorando. Por isso as comunicações internas devem ser apresentadas em formatos que facilitem a compreensão e retenção da mensagem.

A comunicação visual, especialmente em vídeo, é a resposta. Os colaboradores têm muito mais probabilidades de compreender as mensagens quando são transmitidas com imagens apelativas, infografias ou vídeos, em vez de texto.

Faça experiências com diferentes formatos, e veja o que apela ao seu público. Inspire-se nos conteúdos de vídeo ao estilo do YouTube ou TikTok.

4. Torne a comunicação interna móvel
Os millennials e a geração Z já constituem mais de um terço da força de trabalho, e em breve serão a maioria. Estão habituados a acesso fácil e instantâneo à informação, e não a métodos mais antigos como voicemails, mensagens longas ou até emails.

Uma ferramenta de mensagens móveis permite enviar notícias, actualizações e alertas em tempo real aos colaboradores, onde quer que estejam.

Assegure-se de adaptar o seu conteúdo ao contexto móvel. Por exemplo, não envie longos parágrafos ou ficheiros PDF que podem ser facilmente ignorados. Em vez disso, mantenha as comunicações curtas, digeríveis e directas.

5. Promova o bem-estar dos colaboradores
A maioria das empresas duplicou esforços para apoiar o bem-estar das suas pessoas, incluindo a saúde mental, física e emocional. Os seus canais de comunicação interna são ideais para partilhar recursos e oferecer apoio aos trabalhadores que lidam com problemas de saúde mental, burnout ou stress.

As comunicações com os trabalhadores são também uma questão de escuta, bem como de partilha. Estabeleça canais onde os colaboradores possam procurar ajuda e apoio, e certifique-se de que se sentem à vontade para os utilizar.

Pode incorporá-los numa ferramenta de comunicação que já utilizem, ou até um endereço de email criado para o propósito. Esta é também uma oportunidade de convidar os colaboradores a darem feedback sobre o seu bem-estar.

Certifique-se de que comunica apenas quando necessário, e quando é razoável esperar que os colaboradores prestem atenção e respondam. A sobrecarga de informação pode muitas vezes fazer com que ignorem as mensagens.

6. Utilize os dados para optimizar o modo de partilha
Preste atenção aos dados, são cruciais para saber se a sua estratégia de comunicação interna funciona ou não.

As empresas já utilizam os dados para optimizarem as comunicações com os seus clientes. Por exemplo, a equipa de marketing provavelmente avalia o alcance e o envolvimento das mensagens nas redes sociais e monitoriza o email marketing.

As comunicações internas contêm informações valiosas de que todos na sua empresa necessitam. Se partilha pormenores sobre uma nova política, mas apenas 30% dos colaboradores a lêem, tem aqui um problema.

Analise regularmente as métricas por detrás das suas comunicações e obtenha feedback dos colaboradores para avaliar se a sua estratégia funciona bem. Use os resultados para optimizar e afinar a maneira como comunica no futuro.

7. Procure e amplie os influenciadores internos
Os influenciadores internos falam pela comunidade da empresa e estão profundamente ligados à mesma. Estão motivados e empenhados no seu trabalho, e desenvolveram fortes redes em toda a sua organização e sector.

Normalmente, são muito respeitados e controlam um público, por isso, conheça-os a fundo. Para aproveitar esta tendência, explore como podem trabalhar em conjunto e amplificar as mensagens uns dos outros, e dê-lhes espaço nas suas plataformas de comunicação. Se envolverem as suas vozes únicas, podem apoiar-se mutuamente.

8. Partilhe conteúdo interno a pedido
O mundo do trabalho de hoje exige uma aprendizagem constante, mas as pessoas estão mais ocupadas do que nunca. A sua equipa deseja aprendizagem e desenvolvimento. Mas quer ter acesso a ela quando lhes for mais conveniente. A solução? Conteúdo a pedido. Pense em formação ao estilo Netflix.

Crie uma base de conhecimentos de formação e conteúdos educativos a pedido, pré-gravados, como parte da sua estratégia de comunicação interna.

Em vez de uma abordagem rígida de aprendizagem, isto dá aos trabalhadores autonomia e controlo sobre o seu crescimento profissional. Torne este conteúdo a pedido acessível nos canais já utilizados ou a intranet da empresa.

9. Envolva os gestores de topo
Nem todos os executivos adoram os holofotes. Mas se abraçarem a comunicação interna e falarem directamente com as pessoas que lideram, têm potencial para se tornarem uma presença tranquilizadora e inspiradora.

Certifique-se de que cada membro da organização ouve directamente os seus líderes seniores. O objectivo é que cada colaborador se sinta pessoalmente ligado à pessoa que lidera a organização.

Tente ajudar os directores executivos a debater continuamente os temas, e apoie-os editando (ou mesmo escrevendo) as suas comunicações antes de as partilhar.

O vídeo desempenha um papel fundamental: tente gravar sessões de perguntas e respostas, mensagens de boas-vindas para novos colaboradores, anúncios de políticas,reuniões trimestrais de negócios… algo que ajude a mostrar que os líderes estão ligados aos seus colaboradores.

10. Crie espaços virtuais para os colaboradores interagirem
Facilite a comunicação entre colaboradores. Feedback, colaboração, partilha de conhecimentos e apoio mútuo são apenas algumas formas de comunicação entre pares que podem ajudar as pessoas a fazer o seu melhor trabalho.

Crie canais dedicados para que os seus colaboradores interajam. Podem ser canais Slack e Teams, grupo de WhatsApp, ou mesmo um grupo privado da empresa no Facebook. Pode até aproveitar esses influenciadores internos para iniciar o debate, e certificar-se de que os colaboradores se sentem seguros utilizando estes espaços para se ligarem e partilharem.

11. Utilize a automatização para ganhar tempo para a interacção humana
Numa força de trabalho à distância, uma comunicação eficaz e regular é tudo. Uma tendência de 2023 será a automatização de mensagens recorrentes.

Por exemplo, as equipas de comunicação interna podem criar chatbots para responder a pedidos ou perguntas comuns dos colaboradores, orientando-os facilmente para as informações ou os recursos de que necessitam. Notificações de alterações de políticas ou horários também podem ser automatizadas, bem como fluxos de comunicação recorrentes sobre folhas de pagamentos e horários.

A automatização pode poupar tempo e facilitar a vida aos profissionais da comunicação. No entanto, deve ser utilizada com moderação, pois pode parecer impessoal se usada em excesso.

 

Fonte: Artigo de autoria de Maxime Hoppenot, publicado no site da PlayPlay, onde é head of Sales

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna” na edição de Fevereiro (n.º 146) da Human Resources nas bancas.

Caso prefira comprar online, tem disponível a versão em papel e a versão digital.

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