A importância da Comunicação Interna na gestão de equipas remotas

Com a Covid-19, as empresas viram-se obrigadas a desenvolver estratégias ágeis e inovadoras para dar continuidade às actividades. Mas, lidar com os desafios da dinâmica do trabalho remoto não é uma tarefa fácil.

Além das dificuldades com o uso das tecnologias, a Comunicação Interna é determinante no trabalho em equipa, afirma o site Gupy. Afinal, a distância pode ser um obstáculo que acaba por criar resistências e desconfianças neste método de trabalho.

A importância da Comunicação Interna
De um modo geral, o trabalho remoto pode aumentar a produtividade média das empresas. Isso acontece porque a flexibilidade contribui para que os funcionários se sintam mais satisfeitos e produtivos, criando um ambiente de trabalho colaborativo entre os profissionais e as exigências da empresa.

Para muitos empreendedores, o modelo traz diversas vantagens tanto para a equipa quanto para a empresa. Mas é necessário ter alguns cuidados e ajustes para que a cultura do trabalho remoto funcione de verdade e de forma eficiente, especialmente quando se trata da Comunicação Interna.

Ela é essencial nesse processo. Por isso, para a adaptar ao modelo remoto, é necessário, sobretudo neste contexto de pandemia, que a equipa mantenha uma rotina de interacção e comunicação constante.

Nesse caso, a empresa pode manter canais abertos em diversos momentos para realizar reuniões regulares ou manter diálogos diariamente. Isso pode ser feito através de ferramentas inovadoras de mensagens instantâneas.

Os principais desafios 
Apesar de ser uma alternativa vantajosa, na prática, o trabalho remoto pode apresentar diversos desafios na aplicabilidade:

• Falta de comunicação e informações suficientes
  A Comunicação é uma peça fundamental para o sucesso de qualquer empresa, mas é um fenómeno muito complexo e que exerce influência sobre todas as actividades. As equipas de trabalho remoto são particularmente vulneráveis a questões de comunicação e desempenho. Isso ocorre, sobretudo, quando a liderança ou as tecnologias utilizadas não são adequadas ou suficientes. Neste caso, é preciso fomentar a cultura da comunicação, escolher boas ferramentas que facilitem esse exercício.
• Falta de confiança e/ou de compromisso
  Assim como os problemas de comunicação, a falta de confiança e de compromisso também podem aparecer nas equipas de trabalho remotas. Essa sensação surge quando os colaboradores não estão motivados com o projecto. Quando se tem uma equipe em quem se confia, não é necessário dizer o que deve ser feito. Geralmente, os colaboradores apresentam proactividade e responsabilidade. No entanto, a falta de compromisso pode aparecer quando o colaborador não está motivado ou não se identifica com a equipa. No cenário actual, isso pode ser apenas uma fase de medo, desânimo e insegurança.
• Uso de tecnologia obsoleta e/ou inadequada
  Um dos principais factores de sucesso do trabalho remoto consiste em usar devidamente as tecnologias. Quando as ferramentas usadas não são apropriadas, ou os colaboradores não as dominam devidamente, aparecem diversas complicações associadas, principalmente, à comunicação interna e ao desempenho.

As melhores práticas a serem adoptadas

A tecnologia avançou de forma a que a adopção do trabalho remoto deixou de ser um obstáculo impossível de contornar. Certamente, requer considerações diferentes para colaboração e comunicação, mas, no fim não é uma experiência negativa e nem de qualidade inferior do trabalho.

• Adoptar ferramentas de qualidade
  Investir em ferramentas tecnológicas adequadas é a melhor forma de realizar o trabalho remoto. Para isso, deve o líder  certificar-se de que a sua equipa tem tudo de que precisa para o trabalho. Em geral, uma conexão de internet eficiente e um bom computador são suficientes para os trabalhadores remotos. Apenas em alguns casos, é necessário o uso de ferramentas mais sofisticadas e robustas. Em vez de colocar isso como problema do colaborador, o ideal é encontrar soluções para ajudá-lo a conseguir tais recursos e poder trabalhar de maneira mais produtiva.
• Conhecer quais e como devem ser os processos
  O trabalho remoto exige processos mais eficientes. Das coisas mais comuns às mais complexas, é fundamental estabelecer fluxos autênticos e documentados. Definir quais os objectivos e os resultados esperados ajuda a criar novas estratégias, capazes de melhorar o desempenho do trabalho.
• Manter a saúde mental de toda a equipa
  Toda a atenção da empresa deve estar voltada para a saúde dos seus colaboradores. Afinal, é normal que esse período de instabilidade afecte o lado emocional das pessoas. Quando a empresa não investe no desenvolvimento de uma rotina saudável, o trabalho remoto pode desencadear ou agravar os problemas de saúde mental dos colaboradores. Por isso, é importante ter disciplina com processos e rituais para acompanhar as condições da equipa. Mostre-se disponível, seja optimista e seguro.
• Inserir novas ferramentas na rotina dos colaboradores
  Essa acção ajuda significativamente a melhorar as tarefas diárias. Primeiramente, defina os canais de comunicação de acordo com a urgência de cada mensagem, e mantenha toda a equipa por dentro do protocolo. Chamada de vídeo por WhatsApp, Google Meet, Hangouts, Skype e Zoom são alguns dos canais mais utilizados para reuniões de videoconferência do trabalho. Essas tecnologias permitem a proximidade e a troca de experiências entre os colaboradores, como se eles estivessem no escritório.

Se a sua empresa aderiu ao trabalho remoto e valoriza a Comunicação Interna, não deixe de adoptar essas práticas para usufruir dos resultados positivos do novo modelo num contexto de pandemia.