Ricardo Tomaz, SIVA: «É preciso garantir um fluxo de informação o mais verdadeiro e próximo possível»

Considerando a Comunicação Interna como um veículo de difusão da cultura de empresa, a SIVA defende que a criatividade, nos conteúdos e nos canais, será essencial para captar a atenção e manter o sentimento de pertença nas organizações.

A Comunicação Interna é responsável por manter os colaboradores alinhados com o propósito e os objectivos da empresa, promovendo interacções entre as equipas e actuando na melhoria constante do clima organizacional. Com a crise provocada pela COVID-19, muitos aspectos da vida das organizações foram postos em causa. A pandemia gerou um contexto de incerteza global e transversal, seja junto dos agentes económicos, seja junto dos profissionais e dos consumidores. Assim, «tentamos “agarrar-nos” a valores seguros e de confiança e a boa reputação daqueles com quem interagimos tranquiliza-nos», salienta Ricardo Tomaz, director de Comunicação da SIVA, acrescentando que essa é uma das razões pelas quais «assistimos à multiplicação de campanhas de responsabilidade social desde o início da pandemia». De facto, quem não se adaptou e adoptou uma abordagem mais humanizada e contextualizada, «neste momento tem hipóteses acrescidas de enfrentar uma crise de imagem. É verídico dizer que em tempos de pandemia, a reputação de uma marca ou instituição importa ainda mais», acredita.

O contexto de crise derivada da pandemia global poderá ter causado um cenário de quase pânico dentro das empresas, afectando a saúde mental dos colaboradores e impactando a performance das equipas. Perante estas dificuldades, os líderes precisaram implementar mudanças e adaptações. Uma delas foi, sem dúvida, investir na Comunicação Interna. Como faz notar Ricardo Tomaz, «a necessidade das organizações reduzirem a incerteza junto dos seus colaboradores, sobretudo em contexto de teletrabalho “forçado”, levou ao aumento da Comunicação Interna, desde o desenvolvimento de novos canais de comunicação digital até à utilização intensiva das redes sociais internas, por exemplo».

A adopção do teletrabalho foi adoptado como regra como forma de reduzir os riscos de contágio mas, ao mesmo tempo, permitiu também, regra geral, manter a produtividade (ou até aumentar) e os negócios a funcionar. Este modelo de trabalho oferece boas oportunidades, mas exige uma maior atenção à Comunicação Interna. O director de Comunicação da SIVA salienta que «é preciso definir meios de comunicação eficazes, claros e transparentes para garantir um fluxo de informação o mais verdadeiro e próximo possível. Para além disso, a comunicação directa das administrações com os colaboradores ganhou relevância, como forma de assegurar a adesão aos projectos em curso e a confiança no futuro», partilha.

Com o trabalho á distância, a SIVA tem privilegiado como canal preferencial de comunicação com os seus colaboradores o e-mail. «É o canal prioritário neste contexto», revela Ricardo Tomaz, acrescentando que «as redes sociais internas, como o Workplace, têm um papel agregador muito importante, pelo seu formato informal e familiar para muitos utilizadores e pelo potencial de interactividade e de partilha de conteúdos.»

Aposta na regularidade da comunicação, realista mas positiva 
Um aspecto de extrema importância, principalmente no actual contexto, é verificar a veracidade das informações, evitando partilhar ou divulgar notícias de carácter duvidoso, especialmente se tivermos em conta a grande circulação de fake news. É fundamental que se procure informação oficial para evitar que informações incorrectas circulem junto dos colaboradores, aumentando o receio e a incerteza. Caberá também às organizações a responsabilidade de adoptar medidas simples e eficientes que ajudem os colaboradores a gerir a presente situação, com calma. Mais uma vez, clareza e transparência são as palavras-chave. Montar um plano estratégico com base em informações claras e transparentes é a força necessária para garantir um ambiente corporativo equilibrado. «A informação interna tem que ser totalmente sincera, desprovida de ambiguidade, realista, mas positiva, e gerida com contam peso e medida, segundo um calendário regular», defende Ricardo Tomaz.

O responsável partilha o que foi feito na SIVA: «Implementámos, logo no início da pandemia, um registo de comunicações internas semanais da administração, com foco na evolução dos números de contágios e das medidas do Governo, mas também na ampla difusão do protocolo interno de segurança sanitária, cujo conteúdo foi evoluindo ao longo dos meses. Para além disso, foram criados grupos de informação e partilha no Workplace, de forma a manter o diálogo aberto e a criar interactividade com todos os colaboradores. Nesses grupos, era também pedida a contribuição e ideias de todos, no sentido de ultrapassarmos as dificuldades que o negócio atravessava. Estas plataformas tiveram grande sucesso nesta fase de teletrabalho e afastamento», sublinha.

O leme orientador de todas as iniciativas de comunicação dirigidas aos colaboradores foi a cultura da empresa: visão, missão, valores e propósito. «Esse é, de facto, o pilar que sustenta a Comunicação Interna», afirma o responsável. Também as noções de ética e de respeito pelas normas têm estado cada vez mais presentes nas organizações. «Na fase de pandemia, os valores de responsabilidade individual ganham nova forma – como tantas vezes os nossos governantes gostam de frisar – e na SIVA sempre apelámos a eles como medida de segurança e proteção de todos», assegura o director de Comunicação da SIVA. Hoje, é ainda mais importante que a comunicação seja «activa, mas sempre relevante, frequente, mas não saturante, próxima, mas realista e não demasiado emocional», defende.

O “farol” no horizonte
A importância da Comunicação Interna é reconhecida por todos, mas a COVID-19 veio reforçar o seu papel estratégico nas organizações. Ricardo Tomaz constata que, «de facto, em contexto de dificuldade e de incerteza – para a saúde e para o negócio –, comunicar é a primeira prioridade para manter a confiança. Não só é importante que a Comunicação Interna relate o que está a acontecer, mas também que reforce a visão da empresa a longo prazo, para que todos continuem a ver o “farol” no horizonte.»

Considerando a Comunicação Interna um veículo de difusão da cultura da empresa, Ricardo Tomaz defende que, por isso, ela deve respeitar um posicionamento, um tom e um estilo, tal como a comunicação publicitária. «Ainda mais num contexto de teletrabalho, em que as pessoas não se cruzam informalmente, a partilha de valores da empresa assenta mais na comunicação à distância. E será assim de forma crescente no futuro, porque o teletrabalho é uma tendência que a pandemia nos deixa como herança», acredita.

Na opinião do responsável, a Comunicação Interna sai fortemente reforçada deste contexto de pandemia. «Numa situação de pós-pandemia – que esperamos que aconteça algures em 2021 –, a interacção das organizações com os seus colaboradores terá ganho em várias dimensões: sensibilidade, ética, autenticidade, responsabilidade.» No futuro, o que se espera dela é que mantenha a adesão de todos ao projecto de empresa, «num contexto de afastamento físico, mas, sobretudo, num “novo normal” de incerteza quanto ao futuro. Juntaria a estas dimensões a criatividade – nos conteúdos e nos canais – para captar a atenção e manter o sentimento de pertença», conclui.

Este artigo faz parte do Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Fevereiro (n.º 122) da Human Resources, nas bancas.

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