O pagamento de despesas aos trabalhadores num contexto inflacionista (das ajudas de custo à compensação por deslocação em viatura própria). Valores vão ser actualizados?

Perante a asfixiante carga fiscal sobre os rendimentos do trabalho, a que se soma o peso das contribuições e cotizações para a segurança social, não é de estranhar a adopção generalizada, pelas empresas, de políticas retributivas que visem o aproveitamento das (poucas) componentes remuneratórias que ainda escapam à voragem do Fisco.

Por José Pedroso de Melo, Of-counsel da Telles

Falamos, no essencial, da atribuição de remunerações em espécie (em que se destacam, entre outros, a atribuição de uso de viatura, pagamento de gasolina e portagens, pagamento de seguros e contribuições para fundos de pensões, pagamento de passes sociais ou a atribuição de vales-infância),  e do pagamento de subsídios e abonos ressarcitórios, i.e., cuja função visa, ressarcir o trabalhador por gastos que estes suportam em razão da sua prestação de trabalho (tais como o subsídio de alimentação, os abonos de ajudas de custo, a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador e as despesas de representação).

A par dos referidos, assumem ainda também, cada vez maior relevância, especialmente no meio das startup, o recurso a planos de atribuição de acções ou opções de acções sobre a própria empresa (vg stock-options) e, adivinha-se, num futuro próximo, o pagamento em cripto-moedas.

No que especialmente concerne aos abonos ressarcitórios, isto é, aqueles que visam ressarcir o trabalhador de gastos por estes suportados em benefício da empresa, sem que contudo exista uma corelação directa entre o abono e o custo efectivamente suportado, o legislador optou por consagrar tectos máximos até aos quais o abono não está sujeito a imposto e descontos para a segurança social. É o caso do subsídio de alimentação, abono de ajudas de custo e da compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador.

Tratando-se de valores que são, por via de regra, anualmente aprovados por Portaria, e que devem idealmente reflectir o aumento do custo de vida revelado pelo indexante da inflação, é com alguma expectativa e preocupação que empresas e trabalhadores aguardam pela próxima actualização daqueles indexantes, num contexto de subida de preços dos combustíveis e dos preços em geral.

No presente artigo tentaremos clarificar as diferenças entre os regimes das ajudas de custo e das compensações pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, atenta a particular relevância que as mesmas assumem em contexto inflacionista.

Ajudas de custo

As ajudas de custo visam compensar ou reembolsar o trabalhador por despesas de alimentação e estadia efectuadas ao serviço da empresa pela deslocação do seu local habitual de trabalho para outro local.

Só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além de 20 km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50 km do mesmo domicílio.

As ajudas de custo não devem, em regra, ser consideradas retribuição, na medida em que representam o reembolso das despesas que o trabalhador haja efectuado em cumprimento ou execução do seu contrato de trabalho. Contudo, se as deslocações em serviço forem frequentes, e se as importâncias recebidas excederem as despesas “normais”, será necessário que as mesmas entrem para o cálculo da retribuição.

Para que as ajudas de custo não facturadas a clientes, possam ser aceites como custo fiscal na esfera da empresa, será necessário que esta possua, por cada pagamento efectuado, um mapa através do qual seja possível efectuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respectivos locais, tempo de permanência e objectivo.

Estas despesas estão sujeitas a uma tributação autónoma em IRC de 5%, ou caso a entidade apresente prejuízos fiscais, a uma taxa de 15%.

Os valores diários das ajudas de custo não sujeitos a imposto, em vigor para o ano de 2021, são os seguintes:

Compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal

As compensações pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal, são despesas que visam compensar o desgaste da viatura e o dispêndio de gasolina quando o trabalhador utilize a sua viatura em deslocações ao serviço da empresa. Este regime está pensado para deslocação de carácter temporário e excepcional, não sendo aplicável a deslocações de rotina, como, por exemplo, as deslocações para o local de trabalho.

Estas despesas encontram-se sujeitas a tributação autónoma (às mesmas taxas aplicadas às ajudas de custo: IRC de 5%, ou caso a entidade apresente prejuízos fiscais, a uma taxa de 15%).

À semelhança do que foi referido para as ajudas de custo, a empresa fica obrigada a comprovar os encargos efectivamente suportados com a compensação por uso de viatura própria, por quilometragem, através do mapa itinerário, no qual conste o nome do beneficiário, o local e a data da deslocação, o tempo e o objectivo de permanência, matrícula da viatura, bem como o montante pago por quilómetro.

Há lugar a tributação em sede de IRS e segurança social, por parte do beneficiário, no caso de inexistência dos referidos mapas, ou sempre que sejam ultrapassados os limites estabelecidos legalmente. Se não existir o mapa de suporte a despesa não será aceite na totalidade, não sendo neste caso também tributada autonomamente (excepto se a empresa apresentar prejuízo fiscal).

O valor da compensação não sujeita a imposto encontra-se actualmente fixado em 0,36€ por Km.