Laboratórios Boiron: Tudo à distância de um clique

Marcar férias, registar faltas, apresentar despesas ou aceder aos recibos é agora mais simples. A plataforma de Employee Self-Service da Primavera BSS tornou os processos da empresa mais rápidos e sem papelada a circular.

A pandemia desencadeou a necessidade de transformação digital de inúmeros negócios, mas, no caso dos Laboratórios Boiron Portugal, apenas acelerou o processo. A sucursal da multinacional francesa líder mundial na produção e distribuição de produtos homeopáticos já se encontrava em fase de digitalização dos processos de gestão de recursos humanos e a crise pandémica apenas veio reiterar que esse era o caminho certo.

Com o confinamento obrigatório, muitas organizações tiveram de se reinventar de um dia para o outro, sob pena de verem a sua actividade parada. No caso da Boiron, o confinamento não trouxe limitações no acesso à informação. Com a plataforma de Employee Self-Service da Primavera já em pleno funcionamento, os colaboradores passaram a ser autónomos no acesso a informação, como declarações, recibos, actualização de cadastro, além de todo o tipo de informação contractual, disponível para toda a organização 24 horas.

O tempo gasto em burocracias relacionadas com a gestão de pessoas deixou de existir, resultando em mais produtividade de toda a equipa e maior rigor da informação. «Onde sentimos maior impacto foi no processamento das notas de despesa e no agendamento das férias. Agora é tudo automático e integrado no ERP. O ganho que temos em eficiência e eficácia compensa o investimento efectuado», afirma João Pedro Jorge, director financeiro e administrativo dos Laboratórios Boiron.

Digitalização trouxe eficiência
Numa actividade em que o sucesso do negócio depende muito do desempenho das equipas comerciais, deixou de ser exequível o tratamento manual dos processos de gestão de despesas, já que eram muitas horas gastas numa tarefa sem qualquer valor acrescentado.

Com a plataforma OMNIA, desenvolvida pela Primavera BSS, todo o processo de registo de despesas, reembolso e gestão de cartões de crédito, passou a ser automático, libertando os comerciais de tarefas morosas e sem qualquer valor. Através de uma simples fotografia ao recibo, o mesmo é carregado para a plataforma, enviado para aprovação e posteriormente integrado no ERP para processamento. Com tudo automatizado e validado por um fluxo de aprovações desenhado à medida da estrutura organizacional da Boiron, a produtividade estendeu-se também à área administrativa. «Todos os meses ganhamos, pelo menos, um dia de trabalho, que anteriormente era dedicado a processos manuais, sem valor para o negócio», admite o responsável da empresa.

Sendo parte integrante de uma estrutura multinacional, a digitalização das operações de RH na Boiron seguiu o modelo de funcionamento da própria organização, uma adaptação que se tornou mais simples devido à facilidade de modulação da plataforma OMNIA. Por se tratar de uma plataforma low-code, de desenvolvimento ágil, a adaptação do modelo à framework de cada organização é simples e rápida. No caso da Boiron, a digitalização abrangeu a gestão de despesas e outros processos de gestão de RH, mas esta plataforma permite também digitalizar outros processos, não só de gestão de pessoas, como de outras áreas de negócio.