EDP: Comunicar para unir equipas e promover cultura

Na EDP a Comunicação Interna assenta numa multiplicidade de canais que se destinam a tornar a informação acessível a todos os colaboradores, onde quer que eles estejam.

Após um período de grandes transformações motivadas pela pandemia de COVID-19, a Comunicação Interna da EDP enfrenta hoje novos desafios relacionados com diversos factores, como é o caso da adopção de um regime de trabalho híbrido que teve como resultado um reforço da relevância desta área no seio da empresa. Para a EDP, a Comunicação Interna é uma ferramenta fundamental que serve para «unir equipas, promover a cultura e a partilha de conhecimento e assegurar uma ligação à empresa, independentemente do local de trabalho». As novas formas de trabalhar introduzidas na sociedade nos anos mais recentes obrigaram a uma adaptação do conceito e das práticas de Comunicação Interna, sendo agora ainda mais importante «chegar a equipas que trabalham mais tempo com ferramentas digitais e que estão menos expostas aos elementos físicos de um escritório e aos eventos presenciais».

No entanto, e apesar do peso que os desafios trazidos pela pandemia assumem nesta adaptação, um outro motor da mudança foi a própria evolução da EDP ao longo do tempo. Presente em 29 mercados, a empresa tem uma grande variedade de talento, com equipas dispersas por vários fusos horários, uma grande diversidade de nacionalidades e diferentes perfis de trabalho. De acordo com fonte da EDP, «esta realidade leva a que a nossa Comunicação Interna assente cada vez mais em ferramentas digitais, com um calendário editorial fortemente articulado entre geografias para garantir que conseguimos promover os conteúdos que consideramos de impacto global sem deixar de assegurar a proximidade e os conteúdos de relevância local».

Neste sentido, a EDP considera que «a comunicação tem de reflectir e adaptar-se à audiência a que se destina, pelo que estamos constantemente a avaliar as necessidades em termos de ferramentas, conteúdos e tom de voz a adoptar. A evolução e alterações que temos promovido ao longo dos anos são o resultado do crescimento da própria empresa, cada vez mais global e diversa».

No que diz respeito à estratégia para comunicar com uma população de colaboradores tão variada, há muito que está assente no digital, estando os conteúdos disponíveis onde quer que as pessoas se encontrem e por via de qualquer dispositivo. Todos os canais e meios de comunicação interna estão desenhados de acordo com esta ideia de mobilidade, nomeadamente a intranet da EDP, disponível no computador e em dispositivos móveis, a app que permite consultar informação e realizar serviços, a rede social interna, os conteúdos de vídeo e até a revista interna. Todos estes canais são acessíveis através do computador, tablet ou smartphone, com o objectivo de «simplificarmos a vida das pessoas. Temos, por isso, uma multiplicidade de plataformas que permitem que cada colaborador possa optar pelo formato mais conveniente».

Esta abrangência vem de muito antes da pandemia e já era um princípio fundamental na EDP, pelo seu carácter global. Ter estruturas e plataformas para que a organização consiga partilhar informação com as suas pessoas e para que as próprias equipas consigam contactar, colaborar e partilhar entre si independentemente do local de trabalho é, desde há muito tempo, uma prioridade.

De acordo com a EDP, esta estratégia de Comunicação Interna passa por pilares que se caracterizam por uma «comunicação ágil para responder de forma rápida a novas necessidades, plataformas ou desafios, por uma comunicação ligada, que permita perceber as equipas e entender o que é realmente necessário, e por uma comunicação próxima, que leve cada pessoa a sentir-se útil no seu dia-a-dia».

Além disso, a estratégia assenta na complementaridade dos canais de Comunicação Interna, que permitem chegar a diferentes realidades em que as equipas se encontrem. Os canais já referidos, como a intranet e a rede social interna, veiculam conteúdos partilháveis entre as equipas, mas são também disponibilizados formatos tradicionais com suporte físico. Desta forma, a mesma mensagem pode ser transmitida por diferentes vias, com o objectivo de chegar onde quer que as pessoas estejam a trabalhar. A diversidade de colaboradores implica este ajuste de plataformas e de formas de trabalhar «para dar resposta a uma realidade diferente da que tínhamos antes da entrada na região Ásia- -Pacífico e para manter as equipas alinhadas com os objectivos e o propósito da empresa».

Visão e engagement
Numa organização com uma presença cada vez mais global e dispersa torna-se mais relevante ter a capacidade de construir uma visão do “todo” através da comunicação interna, para que as equipas se sintam envolvidas com o que a empresa está a fazer, independentemente da área de negócio ou da geografia. Além disso, a actualidade também influencia a agenda da Comunicação Interna, o que faz com que entre a população interna da EDP sejam relevantes temas específicos como a situação do mercado de energia ou o impacto do conflito na Ucrânia. Transpor abordar temas da sociedade para aquilo que é a realidade da empresa é, também, importante do ponto de vista da Comunicação Interna.

Por outro lado, a EDP refere a importância de encontrar um «balanço, não só do volume de informação que partilhamos com as equipas, mas também do tom de comunicação. As equipas devem saber que têm nos canais de Comunicação Interna uma fonte de informação a que podem recorrer com segurança e confiança». Há ainda espaço para iniciativas de engagement, de proximidade e de motivação, que podem passar por registos descontraídos e mais ligeiros. «Esse balanço do tom e das iniciativas de comunicação é fundamental para a Comunicação Interna conseguir manter o engagement e desempenhar o seu papel de informar e de construir uma cultura de equipa e de grupo».

Outra preocupação da equipa de Comunicação Interna está nos novos modelos híbridos de trabalho, porque embora muitas das iniciativas sejam trabalhadas tendo em mente um conjunto de pessoas que poderão ser impactadas presencialmente, passou agora a ser necessário trazer para a equação o facto de haver muito mais colaboradores que estão disponíveis para uma comunicação por via digital. De acordo com a EDP, isto faz com que seja «cada vez mais habitual a realização de iniciativas híbridas, com eventos em sala e transmissão em streaming para consumo no digital, a disponibilização de conteúdos “on demand” e a utilização de formatos de interacção online (town hall, sessões de esclarecimento em directo, etc). Os eventos presenciais mais frequentes são reuniões de equipa, apresentações de projecto, palestras – mas agora contemplando na maior parte das vezes a componente híbrida».

No que respeita a ferramentas digitais a empresa refere que estão em constante evolução e adaptação, sendo que a mais recente surgiu com o objectivo de dar resposta às alterações de imagem que a EDP promoveu em Junho e que foi acompanhada de um novo propósito (“Our energy and heart drive a better tomorrow”).

Outra função muito importante da área de Comunicação Interna é a monitorização do impacto das iniciativas e a recolha de feedback dos colaboradores. Estas são actividades realizadas pela equipa de Comunicação Interna, com o objectivo de melhor ajustar os formatos e plataformas de comunicação às preferências dos utilizadores. «A disponibilização de soluções que permitam conciliar o acesso à informação com o modelo híbrido de trabalho é, claramente, uma preferência.»

Em jeito de conclusão, a EDP refere que «o desafio permanente da Comunicação Interna é ser útil para o dia-a-dia das equipas, partilhar informação sobre iniciativas da empresa, aproximar as pessoas, fortalecer o espírito de equipa e a cultura de grupo. Esse desafio mantém- se, acrescido de um foco cada vez maior no bem-estar das pessoas, seja físico ou mental».

Identificar e antecipar tendências através da auscultação das equipas é outro dos desafios com grande importância para a EDP porque lhe permite adaptar os seus formatos e conteúdos. «A comunicação interna e as suas ferramentas não podem estar num universo distinto do que são as restantes ferramentas de comunicação que as pessoas utilizam no seu dia-a-dia fora da empresa – têm de ser capazes de oferecer a mesma simplicidade, a mesma experiência de utilizador e o mesmo apelo para se tornarem eficazes na transmissão da mensagem.»

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna” publicado na edição de Setembro (n.º 141) da Human Resources.