Integrar o talento: do onboarding ao inboarding

Se o onboarding é importante para integrar os novos talentos, o inboarding torna-se fundamental para aprofundar a cultura da empresa nos colaboradores já estabelecidos.

Todos já passámos por um processo de onboarding num novo emprego. No entanto, para aqueles que já trabalham na mesma empresa há algum tempo, muitos aspectos podem ter mudado desde o processo inicial. É aqui que o inboarding pode servir para atingir três objectivos: adaptar a noção dos colaboradores sobre a evolução da empresa; ajudar os colegas de equipa a compreender as conquistas da empresa: e apresentar os principais objectivos e obstáculos.

Embora ter uma solução para integrar os recém-chegados possa ser relativamente simples, por vezes as empresas têm alguma dificuldade em conseguir que os colaboradores já existentes cheguem ao mesmo nível de envolvimento e conhecimento actualizado — principalmente quando a empresa passa por alterações significativas nos processos gerais, na optimização da produção e nas ferramentas para promover uma cultura de trabalho remoto. Assim, um programa de inboarding permite que os colaboradores existentes aprofundem a cultura em evolução da empresa. Além disso, estabelece uma compreensão mútua da sua aplicação nas operações do dia-a-dia.

Por que o inboarding é diferente
O onboarding destina-se aos recém-chegados, ajudando-os a integrarem-se rapidamente na cultura da empresa e a produzirem resultados. Um novo colaborador está a descobrir a empresa: como as pessoas trabalham e interagem, e quais os processos em vigor. O onboarding aumenta a integração social e o conhecimento cultural e ajuda a diminuir o stress. Desde 2019, a TheSoul Publishing teve um crescimento de 88% nos colaboradores em toda a organização; e desde o lançamento do onboarding digital, a taxa de rotatividade de novos contratados diminuiu significativamente.

Nesta empresa, o inboarding é um programa separado que envolve os colaboradores actuais e os informa sobre as actualizações da empresa (por vezes pequenas, mas sempre importantes), servindo também como uma forma de reavivar a memória. Isto, porque o conhecimento adquirido pelo onboarding original simplesmente não é suficiente para manter uma equipa alinhada, principalmente quando se trabalha remotamente em todo o mundo. No local de trabalho moderno, os métodos tradicionais precisam muitas vezes de evoluir com a empresa e a sua força de trabalho.

Na TheSoul, em particular, a abordagem centrou-se em destacar o modelo de comunicação assíncrona da empresa. Uma vez que não se esperava que as equipas globais estivessem disponíveis em simultâneo, foi utilizado software de local de trabalho em que os colaboradores podem aceder a tarefas e informações quando lhes for conveniente. Raramente existem reuniões ao vivo. Com este novo modelo, foram introduzidas novas ferramentas de comunicação, pelo que saber como e quando utilizá-las tornou-se imperativo para cerca de 1400 colaboradores em 60 países.

Conceber a programação correcta
A cultura da empresa pode ser difícil de compreender quando se está sentado num escritório em casa. Por isso, é ainda mais imperativo criar uma experiência de inboarding que envolva os colaboradores. Na TheSoul Publishing, optámos por uma iniciativa gamificada centrada nalguns princípios de aprendizagem essenciais para garantir que os colaboradores adquirem uma base sólida de conhecimentos sobre a empresa. Precisávamos de renovar a experiência, e não de dar aos colaboradores a sensação de que estavam simplesmente a refazer o seu onboarding original.

A iniciativa de inboarding tinha dois objectivos principais. Em primeiro lugar, promover a cultura. Em segundo, garantir que todos os colegas de equipa estavam actualizados relativamente ao conjunto de ferramentas digitais. Sendo uma empresa de criação de conteúdos, um dos primeiros passos foi conceber uma programação emocionante e envolvente. Isto não só serve para encorajar elevadas taxas de participação, como também garante que os colaboradores digerem a informação. Foram evitadas longas palestras com números desactualizados. Em vez disso, foram utilizados exemplos para estabelecer uma melhor ligação entre as convicções e actividades de trabalho diárias. Esta abordagem mais empenhada incentivou os colaboradores a envolverem-se no processo e a absorverem a informação de forma mais eficaz.

Além disso, sabíamos que a formação não podia vir apenas dos RH. Envolvemos vários departamentos, concentrando-nos nos tópicos de TI, finanças, RP e produção, de modo a tornar a programação o mais impactante possível para toda a equipa. A partir daí, criámos um programa-piloto no qual os gestores de topo serviram como cobaias iniciais. Antes de o lançarmos em toda a empresa, recolhemos feedback e ajustámos todos os aspectos para garantir que seria benéfico para os colaboradores.

Reacção dos colaboradores
Foi pedido aos colaboradores que dedicassem mais horas a um programa de inboarding, e alguns manifestaram o seu desagrado. Encarámos este facto como um sinal positivo de comunicação honesta e reiterámos que a iniciativa traria benefícios que compensavam o compromisso de tempo.

Após a conclusão do programa, verificámos que os colaboradores se envolveram nas aplicações certas da forma adequada (resolvendo um dos principais problemas antes do inboarding). Outros, que anteriormente não eram elegíveis, começaram a solicitar a participação no programa. Ficou claro que os colaboradores tinham uma melhor compreensão de quem é responsável pelo quê na empresa, e quais os cursos de formação disponíveis. Além disso, os colaboradores adoptaram mais rapidamente o modelo de comunicação assíncrona, uma vez que têm uma melhor visão geral do software e funções do local de trabalho em toda a empresa.

Na TheSoul Publishing, o envolvimento foi muito além das expectativas. Embora seja demasiado cedo para resumir as métricas quantitativas, as equipas, gestores e líderes da empresa encararam o programa como uma mais-valia, em vez de um incómodo – e assistimos a um aumento significativo da produtividade em todos os sectores da empresa.

Para as empresas que pretendem introduzir o inboarding na sua força de trabalho, este não deve ser considerado um evento único. Cimentar a compreensão da cultura da empresa por parte dos colaboradores é um exercício contínuo — que continua a evoluir – sendo o inboarding um pilar fundamental deste processo.

Por: Aleksandra Sulimko, CHRO da TheSoul Publishing, na Fast Company