Design aplicado ao trabalho

Por Carlos Sezões, Managing partner da Darefy – Leadership & Change Builders

O design remete-nos inevitavelmente para algo tangível e visível – forma, cor, toque, que, claro, influencia a estética e a usabilidade. Com uma perspectiva mais transversal, pode ser aplicado às realidades organizacionais, como modelos de negócio, fluxos de informação e partilha do conhecimento ou experiência do cliente em espaços físicos e digitais. E, claro, em processos de trabalho (intra e inter-departamentais) e na Gestão de Pessoas.

A evolução e/ ou disrupção da realidade do trabalho (com velocidade e intensidade variáveis consoante as indústrias, as funções e as geografias) está a trazer a premência do design (ou redesign) destes processos. Como trabalhamos, lideramos, aprendemos, colaboramos ou inovamos. Nomeadamente, numa perspectiva cada vez mais híbrida, onde presencial e remoto se entrecruzam no tempo.

Neste contexto, Lynda Gratton, consultora e professora na London Business School, lançou em 2022 um excelente livro, intitulado Redesigning Work. Com base em décadas de investigação sobre as tendências tecnológicas e socioculturais, que estão a moldar o conceito de trabalho (e já com base na nossa experiência pós-pandémica), a autora propõe um processo de quatro etapas para um redesign dos nossos modelos de interacção profissional. Um trabalho que vai ao âmago da questão, compreendendo as pessoas, seus hábitos, fontes de produtividade e os seus drivers de desempenho – e, partindo dessa análise, procura construir novas formas de trabalhar.

Para começar, há que definir a abordagem de “como decidir” e “como fazer” este redesign. Poderemos ter aqui uma perspectiva top-down, mais hierárquica, em que a gestão de topo determina e a estrutura executa em conformidade. Teremos igualmente a possibilidade de deixar total espaço de liberdade aos gestores (line managers) para implementar nas suas equipas e deixar as tendências consolidarem-se bottom-up (por exemplo, por áreas funcionais). A autora defende (e, pela minha experiência, concordo) que a abordagem deve ser integrada, com a existência de guidelines corporativos e margem de autonomia, tendo por base as características das equipas.

Depois, quanto ao processo, a primeira etapa (Understand) assenta em compreender e analisar job-roles, redes internas de informação e conhecimento, expectativas das pessoas relativamente ao seu trabalho e experiência ao longo do employee life-cycle. Num segundo passo (Reimagine), procurar-se-á repensar os ingredientes da produtividade (como o foco, a energia e a colaboração) e como estes devem influenciar a escolha de modelos de trabalho concretos, sejam presenciais/ escritório ou síncronos/ assíncronos. Este será um passo essencial para redesign de rotinas e, em cada equipa, segmentar tarefas e actividades cuja produtividade beneficiará de uma escolha mais sensata (exemplos mais óbvios: tarefas analíticas, de elevada concentração, na tranquilidade de casa, actividades de planeamento colaborativo ou brainstorming, em grupo, no escritório).

Como terceiro momento (Model & Test) teremos, inevitavelmente o “teste da realidade”. Aqui há que aferir, de modo global ou em grupos “pioneiros” de projecto, de que modo o redesign dos fluxos de trabalho afectará produtividade, alinhamento ou motivação, bem como elencar riscos inerentes às nossas escolhas – nomeadamente, na colaboração e coesão cultural das equipas.

Como quarta e última etapa (Act & Creat), teremos a operacionalização dos modelos idealizados e desenhados, nos quais o papel dos líderes de base e intermédios será fundamental. A sua capacidade de co-criar eventos, processos e rotinas, auscultando as equipas e proporcionando momentos de feedback e feedforward, num trabalho de aperfeiçoamento será, pela sua natureza, contínuo.

Em suma, modelos como o descrito atrás permitirão, com base num design inteligente, optimizar a nossa experiência do trabalho. E, no final do dia, tornar as organizações mais eficazes na prossecução da sua missão.