Como aumentar a sua produtividade em 2018

Produtividade. Talvez não vá ser considerada a palavra do ano, mas é certamente um dos temas mais importantes da actualidade e que depende maioritariamente de cada um de nós melhorar durante o ano que se avizinha. Há cinco dicas que podem ajudar.

Por Pedro Miguel Reis, director da Unidade de Negócio de Office 365 da Microsoft Portugal

É preciso ser-se mais eficiente: fazer mais em menos tempo, por vezes com menos recursos e sem nunca comprometer a qualidade dos outputs. Há prazos para cumprir, metas a atingir, resultados a apresentar e o tempo é sempre curto. E é por isso que temos de ser mais produtivos – perder menos tempo em questões que não acrescentam valor à nossa organização e debruçar-nos sobre as questões que realmente importam e têm real impacto.

Neste sentido, ficam aqui cinco sugestões para entrar em 2018 com uma nova atitude produtiva.

1 – Adopte a regra do 80/20 no planeamento do seu trabalho

Nos dias de hoje somos diariamente “bombardeados” com imensa informação e com “n” estímulos externos que nos tentam desviar a atenção daquilo que é realmente prioritário. Como tal, torna-se cada vez mais imprescindível planear bem e prioritizar ainda melhor. Sempre que fizer este tipo de exercício, a minha recomendação é que tenha sempre no seu top of mind o “Principio de Pareto” (mais conhecido como a regra do 80/20). Isto porque, apenas 20% das suas actividades diárias produzirão 80% dos resultados esperados.

2 – Seja mais eficiente a trabalhar em equipa

Na minha perspectiva existem dois quick wins que proporcionarão um aumento de eficiência imediato no trabalho e colaboração em equipa. O primeiro passa por adoptar aplicações de negócio que promovam a colaboração entre os diversos elementos de uma equipa (ex: Microsoft Teams) e o segundo “proibir” o envio de emails com ficheiros em anexo. Este é assumidamente um dos principais blockers do trabalho em equipa. Sempre que o faz, tenha em mente que está a enviar cópias do seu ficheiro (não o original), sobre as quais cada destinatário irá efectuar as suas alterações. No final, temos um desafio: fazer “merge” de todas as alterações de uma longa de ficheiros com as múltiplas versões do mesmo (v1, v2, vfinal, vfinalíssima…).

Nos dias de hoje, isto não faz qualquer sentido. No Office 365, existe algo que designamos por cloud attachments, no qual cada destinatário receberá um email com um link para o ficheiro em anexo, que está armazenado na cloud ao invés de estar armazenado no disco rígido do PC. Quais as vantagens? Deixa de ter limitações no envio de anexos (tamanho do ficheiro) e enviará – ou melhor dizendo partilhará – uma única versão do ficheiro com todos os destinatários do email, sobre o qual terão ainda a possibilidade de trabalhar em simultâneo, o que designamos por co-edição de documentos em tempo real.

3 – Mantenha-se produtivo on-the-go

Outro factor essencial para se ser produtivo actualmente é a capacidade que cada pessoa tem de trabalhar quando está fora do seu local de trabalho habitual. Quer esteja em viajem, numa deslocação diária trabalho-casa ou casa-trabalho, ou mesmo apenas num dia em que lhe convém trabalhar a partir de casa, precisa de ter ferramentas que lhe permitam esta mobilidade.

Descarregue as aplicações móveis das ferramentas que mais utiliza, e armazene todos os seus documentos na cloud de forma a poder aceder sempre aos ficheiros que precisa, a partir de qualquer dispositivo e com total segurança, mantendo os mesmos níveis de produtividade quando não está no escritório. Se conseguir aproveitar estes tempos, e deixarem de ser tempos-mortos para passarem a ser alturas de produção normais, verá a sua produtividade aumentar significativamente.

4 – Esqueça o papel e a caneta

Escrever as notas de uma reunião num caderno físico ou escrever uma lista de tarefas diárias num post-it para posteriormente colar no PC são exemplos que estão a cair em desuso. Porquê? Os cadernos perdem-se, estragam-se, dificultam a pesquisa de histórico de informação e não são facilmente partilháveis e co-editáveis com terceiros.

Imagine o seguinte cenário: quer consultar hoje as notas de uma reunião que teve com um determinado cliente há 12 meses. Como faz? Vai procurar essa informação em que caderno? Quanto tempo irá demorar a encontrar a página? Através de aplicações como o OneNote não demorará mais de um segundo a encontrar aquilo que procura, através do seu sistema de pesquisa inteligente, que o ajudará a encontrar o que procura, seja em textos escritos, imagens ou palavras mencionadas em gravações de áudio e vídeo.

5 – Reserve algum tempo para si e divirta-se a trabalhar

Comece o seu dia com algo que lhe dê extremo prazer, como por exemplo tomar o pequeno almoço em família, ir ao ginásio, correr ao ar livre, ler noticias do seu interesse pessoal ou qualquer outra coisa que lhe que dê proveito próprio, que seja unicamente para si.

Faça algumas pausas durante o dia de trabalho, pois serão indispensáveis para a sua saúde mental. São momentos que lhe permitirão refrescar o seu cérebro e quebrar horas continuas de má postura corporal, que muitas vezes aceleram a fadiga muscular e cansaço físico.

Por último, sugiro que encontre uma empresa ou projecto onde se divirta a trabalhar e onde possa “brincar” com os seus colegas. Todos precisamos disto para nos manter vivos e felizes.

Artigo publicado na edição de Dezembro da Human Resources Portugal.