Bem-vindos a bordo! (e como maximizar a experiência do acolhimento)

A nossa vida profissional é feita de experiências. Umas mais marcantes que outras, mais positivas ou mais negativas. Nessa segmentação, há momentos-chave que se tornam mais memoráveis. O acolhimento e o consequente processo de integração é um deles. Lembro-me perfeitamente dos meus primeiros dias nas organizações onde passei (ou que criei). E, em particular, as emoções que geraram em mim. E é disto que quero falar nestas breves linhas.

Por Carlos Sezões, Managing partner da Darefy – Leadership & Change Builders

Num cenário empresarial competitivo e acelerado de hoje, que se esforça por atrair um talento (escasso) para muitas necessidades, um processo robusto e eficaz de integração é essencial. A integração é mais do que apenas uma necessidade “processual” ou de compliance com normas que alguém elaborou para a empresa. É uma oportunidade única e irrepetível de atrair emocionalmente. Uma estratégia de integração bem desenhada não ajuda apenas os “newcomers” a se aclimatarem rapidamente, mas também promove engagement e lealdade. E, numa óptica mais “utilitarista”, promove uma mais célere curva de aprendizagem e produtividade.

Deixo aqui breves notas sobre aspectos que, pela minha experiência, são fundamentais no desenho destes processos.

Para começar, há que clarificar objectivos. Qual a missão de um processo de acolhimento e integração? Diria receber e enquadrar um novo colaborador, apresentando-o à equipa e à organização, E, claro, transmitir os valores e princípios basilares da organização, os conhecimentos técnicos indispensáveis e os circuitos de obtenção de informação e apoio.

Que experiências deve esse processo gerar? Desde logo, uma sensação de boas-vindas, de crescente conforto e familiaridade. Depois, a alegria ou excitação inerente a começar algo de novo. E a progressiva confiança, autonomia e reforço do sentido de propósito – sensação de “estou numa organização que faz sentido nesta fase da minha vida, a fazer o que gosto e a ter impacto”.

Como estruturar? Diria que há que definir um plano com etapas e metas definidas, ajustadas a cada área – que vá muito além das tarefas administrativas (que devem ser cada vez mais automatizadas e simplificadas). Que apresente aos novos colaboradores a história, a missão, os valores e a cultura da empresa. Que utilize um bom “storytelling” qpara tornar esses elementos relacionáveis ​​e memoráveis – o que fizemos até hoje, com que propósito e com que resultados.

Uma boa prática, mais que experimentada, é a implementação de sistemas de acompanhamento e mentoria (buddy ou mentor) que, com maior experiência, pode fornecer orientação, responder perguntas e oferecer insights sobre a cultura da empresa. Isso ajuda os recém-chegados a sentirem-se apoiados e conectados.

Depois, as atividades de imersão cultural – desde os informais team-building (ou team-bonding) aos exercícios mais pragmáticos de brainstorming e pensamento estratégico. Ou projectos de voluntariado/ serviço à comunidade alinhados com os valores da empresa.

Para terminar, talvez o mais importante: uma comunicação clara e transparente de expectativas (de parte a parte). E, aqui, a responsabilidade máxima é do líder directo – e não da equipa de gestão RH que terá desenhado o processo. Tal garante que os recém-entrados entendam suas funções, responsabilidades e metas de aprendizagem e desempenho. Neste ponto, realizar conversa estruturadas (por exemplo, quinzenais ou mensais), nos primeiros meses, apresentando novos desafios e objectivos, permitindo resolução de dúvidas, corrigindo aspectos menos conseguidos e reconhecendo os progressos efectuados, serão de grande valor acrescentado.

Em suma, adotar as melhores práticas de acolhimento e integração é um investimento que gera benefícios claros. E, como em tudo na vida, não existirá uma segunda oportunidade de gerar uma boa primeira impressão.