Como trabalhar de forma mais eficiente (segundo uma neurocientista)

Mithu Storoni, doutorada em neuro-oftalmologia pela Universidade de Cambridge e investigadora nas áreas da neuro-oftalmologia e neurociência perceptual em Cambridge e Harvard, explica tudo na sua obra “Hyperefficient: Optimize Your Brain to Transform the Way You Work”, avança a Fast Company.

Num ensaio publicado no The Economist em 1955, o historiador britânico Cyril Northcote Parkinson observou como o trabalho muitas vezes «se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua conclusão». Escrever algumas linhas num postal, observou, pode demorar um dia inteiro se tivermos o dia inteiro para o escrever. Vários factores, do perfeccionismo à procrastinação e da preguiça à lassidão, contribuem para este fenómeno, que passou a ser conhecido como a Lei de Parkinson. Aplicada ao motivo pelo qual um profissional não faz mais trabalhando três horas seguidas do que trabalhando duas, a Lei de Parkinson pode ser explicada pelo ciclo rítmico da mente.

O cérebro oscila como um pêndulo em diferentes estados enquanto dormimos. A cada noventa minutos, aproximadamente, alterna entre o sono profundo e sem sonhos, quando a mente está imóvel, mas o corpo não, e o sono REM repleto de sonhos, quando o corpo está imóvel, mas a mente não. Na década de 1960, o fisiologista norte-americano Nathaniel Kleitman e outros especularam que este pêndulo de noventa minutos também está em movimento enquanto está acordado, conduzindo-o através de estados de alerta subtilmente ascendentes e descendentes. Kleitman chamou a este ciclo o ciclo básico de actividade de repouso, ou BRAC, e assumiu que o ciclo é quase imperceptível numa pessoa saudável porque é fácil de ignorar.

Trabalhar em algo continuamente, sem pausas, durante mais de noventa minutos, parece cansativo para a maioria das pessoas. Quando retomam o trabalho mental intenso após uma pausa refrescante, permanecem alerta e concentradas durante cerca de noventa minutos antes de regressarem ao mesmo estado de fadiga do que antes da pausa. À medida que o cansaço mental surge, a mente divaga e o desempenho começa a diminuir, mas o cérebro tenta compensar a diminuição do desempenho. Uma equipa de investigação sediada na Florida identificou pelo menos uma região do cérebro que pode estar envolvida neste mecanismo compensatório, que entra em acção quando outras regiões do cérebro começam a abrandar.

Aparentemente, concebemos certas características do nosso estilo de vida com um pressuposto quase intuitivo de que a atenção diminui em ciclos de noventa minutos. Os primeiros filmes de Hollywood eram frequentemente cortados na marca dos noventa minutos, e os jogos de futebol e rugby têm a duração de aproximadamente noventa minutos. Os intervalos nas escolas também têm isso em consideração, assim como as pausas nos locais de trabalho. Num artigo de 2003, investigadores sediados na Polónia conjecturaram que um ritmo de noventa minutos está ligado aos nossos cérebros para proteger a mente da sobrecarga de informação e dar-lhe a oportunidade, a intervalos regulares, de divagar e processar o que absorveu.

Como estruturar uma sessão de trabalho

No seguimento disto, faria sentido agendar sessões de trabalho com cerca de 90 minutos de duração, embora este tempo possa ser modificado dependendo de quão cansado o profissional se sente, da hora do dia e do tipo de trabalho que está a fazer. (Se estiver a trabalhar no final do dia, por exemplo, com os recursos mentais esgotados, uma sessão de 60 minutos pode ser melhor.) Quando chega ao final da sessão, a sua mente já pode estar à deriva enquanto relaxa para recuperar o fôlego. Este é o momento para fazer uma pausa e recarregar energias.

Como a sua mente está mais fresca no início de cada sessão, pode tentar realizar 80% do trabalho mais complexo e mentalmente exigente nos primeiros 20% da sessão de trabalho de 60 a 90 minutos, e o trabalho menos exigente na última parte de cada sessão. Se tiver várias tarefas para realizar durante uma única sessão, será útil classificá-las de difíceis a fáceis e executá-las por ordem. Se a sua tarefa mais difícil demorar mais de vinte minutos e perceber que o seu ritmo começa a abrandar, pode ser útil deixá-la de lado até ao início da próxima sessão de trabalho, quando a sua mente estiver mais “fresca”.

Assim, cada sessão de trabalho seria aproximadamente:

• Execute as tarefas mais difíceis nos primeiros vinte minutos.
• Faça um trabalho mais lento e fácil durante os restantes quarenta a setenta minutos.
• Faça uma pausa de dez minutos.
• Repetir.

No geral, deve limitar o trabalho mental intenso a não mais de quatro horas por dia, no total. Quando trabalha intensamente durante mais tempo, a sua mente fica tão cansada que não consegue recuperar após uma noite de descanso e o seu cansaço é transferido para o dia seguinte, aumentando a carga desse dia.

O trabalho puro e criativo necessita de uma abordagem diferente – é mais bem realizado sem quaisquer limites ou estrutura. Se a sua mente estiver mergulhada em ideias criativas, a imposição de um horário rígido pode interromper o seu pensamento.

Independentemente do tipo de trabalho ou da forma como estrutura as suas sessões, o factor-chave é o aumento e a diminuição do ritmo de trabalho. Esta abordagem também pode ser ampliada macroscopicamente. Quando tiver um dia de trabalho realmente intenso, combine-o com alguns dias leves. Se é gestor, estruturar projectos desta forma pode ajudar a proteger a sua equipa do burnout.