Criar valor a cada minuto: a arte de gerir o tempo

Há pessoas que parecem ter mais horas no dia, aquelas a quem frequentemente perguntam: “Como consegues?” ou “Como tens tempo para tudo?”.

Por Sandra Alvarez, directora-geral da PHD  | Omnicom Group

A verdade é que o tempo é o mesmo para todos, mas a forma como o usamos é que faz toda a diferença. Quem se destaca em termos de produtividade tem uma abordagem diferente à gestão do tempo e da energia. Estas pessoas fazem escolhas conscientes e estratégicas sobre onde investem os seus esforços. Ao invés de se dispersarem em múltiplas actividades, escolhem focar-se no que realmente importa – tarefas que trazem resultados visíveis e impactantes.

Enquanto muitos optam por pausas frequentes e momentos de descanso sistemático, os mais produtivos preferem avançar nas suas metas. Não significa que nunca descansam, mas sabem diferenciar entre o descanso necessário e o procrastinar disfarçado de “preciso de uma pausa”. Privilegiam a acção em vez da espera e criam uma disciplina pessoal que permite avançar, mesmo quando a motivação falha. Sabem também dizer “não” a actividades que não acrescentam valor ou que são apenas distracções disfarçadas.

Além disso, estas pessoas são mestres em priorizar. Têm clareza sobre os seus objectivos e colocam a sua energia nas tarefas de maior impacto, evitando perder tempo com o que é acessório. Também delegam, pois sabem que é necessário e utilizam ferramentas que optimizam a organização do seu tempo, desde listas de tarefas a técnicas de produtividade como a regra dos dois minutos.

Além de fazerem escolhas conscientes e estratégicas, as pessoas altamente produtivas adoptam práticas específicas que as ajudam a maximizar cada momento do dia.

Aqui estão alguns truques que podem fazer a diferença:

Priorizar o mais importante: Um dos maiores segredos de uma boa gestão do tempo é começar o dia com clareza. Saber o que realmente precisa de ser feito e o que pode esperar. Muitas pessoas utilizam o método “MIT” (Most Important Task), onde elegem as três tarefas mais críticas e garantem que são feitas logo de manhã, quando a energia está no pico.

Dizer “não” com confiança: Aceitar menos compromissos pode ser um dos maiores desafios, mas também uma das habilidades mais valiosas. Quem é produtivo sabe reconhecer quando uma tarefa ou convite não acrescenta valor ou vai desviar o foco do essencial. Saber dizer “não” de forma assertiva é uma forma de proteger o tempo.

Tempo bloqueado para foco: Criar blocos de tempo ininterruptos é outra técnica eficaz. Durante esses períodos, afasta-se o telefone, evitam-se distracções e foca-se apenas numa tarefa. Um método popular é o Pomodoro, que divide o tempo em blocos de 25 minutos de trabalho intenso seguidos de uma curta pausa.

Delegar e confiar: Saber delegar tarefas é um truque essencial para gestores. Quem gere bem o tempo reconhece que não pode fazer tudo sozinho. Confiar nos outros e saber passar tarefas garante que o foco é mantido nas áreas onde realmente se pode fazer a diferença.

Automatizar o que é repetitivo: Há actividades que se repetem e que podem ser automatizadas ou optimizadas. Ferramentas digitais, lembretes automáticos, ou mesmo simples rotinas ajudam a ganhar minutos preciosos ao longo do dia.

Revisão e planeamento semanal: Reservar um tempo, geralmente ao final de cada semana, para rever o progresso e planear a próxima é fundamental. Este momento de reflexão e planeamento permite ajustar o foco, realinhar as prioridades e garantir que o tempo está a ser investido nas tarefas de maior valor.

Lidar com interrupções de forma proactiva: Ser produtivo não significa evitar completamente as interrupções, mas sim saber como geri-las. Estabelecer limites claros, como horários específicos para responder a e-mails ou atender telefonemas, ajuda a manter o foco no trabalho profundo.

Quem parece ter mais tempo no dia sabe que a chave não está em correr mais ou fazer tudo de uma vez. O segredo está em fazer menos, mas melhor. Estas pessoas gerem bem o seu tempo com propósito e intenção, maximizando o valor de cada minuto. E o mais importante: reconhecem que o descanso também faz parte do processo, mas escolhem descansar de forma estratégica e não por hábito.

O segredo não está em ter mais horas, mas em gerir as 24 horas que todos temos com propósito e foco. Enquanto uns se deixam levar pelas distracções, outros escolhem avançar.

Notas:

Regra dos dois minutos é uma técnica simples para lidar com tarefas rápidas. A ideia é que, se uma tarefa pode ser feita em dois minutos ou menos, deve ser feita imediatamente, em vez de ser adiada. A filosofia por trás desta regra é evitar acumular pequenas tarefas que, se deixadas para depois, acabam por gerar sobrecarga.

O método Pomodoro é uma técnica de gestão de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo nos anos 80, que ajuda a aumentar o foco e a produtividade ao dividir o trabalho em intervalos curtos, chamados “Pomodoros”. Cada Pomodoro dura 25 minutos de trabalho ininterrupto, seguido de uma pausa curta de cinco minutos. Após quatro Pomodoros, faz-se uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. A ideia é melhorar a concentração ao trabalhar em blocos curtos, evitando a fadiga e aumentando o foco.