Home office: Cinco aplicações que vão facilitar a vida às empresas (e aos colaboradores)
Para ultrapassarmos a actual situação causada pela pandemia Covid-19, precisamos de agilidade e colaboração. As empresas que considerarem acções para serem mais ágeis no presente, estarão mais preparadas para o futuro podendo, desta forma, dar um passo fundamental para garantir simultaneamente a continuidade do seu negócio e a segurança da sua equipa.
Por Hugo Marujo, Managing Partner IMBS
De acordo com a Orientação n.º 006/2020 da Direcção-Geral da Saúde (DGS), as empresas devem estar preparadas para tomar algumas medidas que garantam o seu funcionamento, mas também que protejam a saúde dos seus colaboradores. Actualmente, estamos perante uma fase em que nunca estas orientações fizeram tanto sentido, de uma forma tão global.
Devido à emergência actual de saúde no panorama mundial, é importante a partilha de experiências e soluções que possam facilitar o trabalho às empresas, de forma a recorrer a alternativas para realizarem a sua actividade. Teletrabalho, reuniões por vídeo, teleconferências e o acesso remoto dos clientes, são alguns dos exemplos que reforçam a comunicação e a informação para o chamado home office.
Desta forma, partilho a visão da IMBS, que acredito que possa ser parte integrante da solução, uma vez que, desde 2018, temos tido a experiência de trabalhar num ambiente 100% cloud e 100% acessível a todos os elementos da empresa, de acordo com as suas funções e responsabilidades.
Falamos assim do Office 365, com fácil acesso em todas as alturas, todos os locais e em qualquer dispositivo, que combina diversas aplicações com serviços cloud eficientes, e que permite que qualquer colaborador continue a ser produtivo, mesmo não estando no seu local de trabalho.
Eis algumas das ferramentas disponíveis, que consideramos essenciais:
Microsoft Teams – Substitui o Skype Empresas, com potencialidades muito mais abrangentes. Seja na versão desktop, web ou mobile, o Teams permite comunicar com pessoas dentro ou fora da organização ou em grupos na lógica de chat empresarial. Esta comunicação pode ser feita através de mensagens, vídeo-chamadas, streamings e, bem utilizada, permite um follow up em tempo real de qualquer tema.
One Drive – Um repositório de armazenamento de informação empresarial, com partilha ou acesso individual através de qualquer dispositivo, com ligação à internet.
Planner – Ferramenta para organizar tarefas, definir prazos e identificar responsáveis, que permite um planeamento a curto/médio e longo prazo de todas as tarefas associadas a um projecto ou actividade.
Power Automate – Permite organizar fluxos e regras de trabalho automáticas, que garantem que os procedimentos da empresa são cumpridos. Podemos ter fluxos de aprovação de férias, horas, custos, orçamentos, entre outros, que nos garantam o bom funcionamento de todas as regras definidas internamento, existindo ainda alertas cada vez que uma situação anómala, num indicador ou fluxo, é detetada.
Power BI – Acreditamos que esta é a “cereja no topo do bolo”. O Power BI permite visualizar, de forma gráfica ou em forma de tabela e em tempo real, todas as informações relevantes da empresa, assim como qualquer desvio. Dashboards Financeiros, de Produção, Manutenção, Comerciais, Logística, entre outros: todos são fundamentais para termos uma clara visibilidade sobre as diferentes áreas que compõem o negócio.
Em resumo, seja nos projectos de clientes ou em processos internos, estas são algumas das ferramentas que nos permitem gerir, interagir e tomar acções no dia-a-dia, sem ser necessária a presença física, mas garantindo sempre o controlo e execução dos timelines e acções definidas para cada tópico.
Sabemos que esta não é uma realidade ainda alargada a todos, mas acreditamos que é aplicável a qualquer negócio, departamento ou equipa. Estamos numa altura em que, novamente, todos vamos ser postos à prova.
Para ultrapassarmos os tempos que se avizinham, precisamos de agilidade e colaboração e, estamos confiantes que as empresas que considerarem acções para serem mais ágeis no presente, estarão mais preparadas para o futuro podendo, desta forma, dar um passo fundamental para garantir simultaneamente a continuidade do seu negócio e a segurança da sua equipa.