Já não pode com reuniões que são só uma perda de tempo? Siga estas dicas

Os dias de trabalho são cada vez mais preenchidos. A quantidade de tempo que as pessoas passam em reuniões aumentou quase três vezes desde 2020, de acordo com o Work Trend Index da Microsoft. O problema é que as reuniões nem sempre são produtivas. Para responder a este desafio, a Microsoft reuniu um conjunto de formas de utilizar o Microsoft Copilot e outras ferramentas de IA para tornar as reuniões mais eficazes.

Tome nota:

Depois da hora marcada – Se não consegue chegar a tempo às reuniões, o Copilot no Microsoft Teams pode ajudar ao resumir os pontos principais de discussão em tempo real para que possa acompanhar o que aconteceu até ao momento e participar sem perder o ritmo. Se não tiver captado um contexto importante, pode perguntar ao Copilot onde é que as pessoas concordam ou discordam – se houve pontos de tensão – e até obter um resumo numa linguagem menos técnica.

Chamada importante – Numa chamada urgente peça ao Copilot no Teams um resumo do que foi dito, das decisões que foram tomadas e das tarefas que tem de fazer na sua ausência. Também pode solicitar tarefas mais concretas como uma tabela de prós e contras das ideias que surgiram e detalhes sobre a opinião de cada pessoa. Em breve, os utilizadores do Copilot terão acesso a resumos de reuniões inteligentes, que incluem notas geradas automaticamente e sugestões de tarefas de acompanhamento. E em Março, através do Outlook, poderão “seguir” uma reunião em que não possam participar.

Conversas Paralelas – Quando a sua reunião não está a obter os devidos resultados devido a impasses ou divagações, o Copilot in Teams pode ajudá-lo a concentrar-se e a dar um novo rumo à discussão. Pode perguntar-lhe coisas como “O que posso perguntar para fazer avançar a reunião?” ou “Que questões ainda estão por resolver?” com respostas visíveis apenas para si. O Copilot irá analisar a transcrição para lhe dar sugestões em tempo real sem interromper a discussão.

Hora do silêncio – Quando não é possível evitar sons irritantes, a capacidade de cancelamento de ruído do Teams pode analisar o seu feed de áudio para reter apenas o discurso, removendo ruídos indesejados, como o digitar do teclado, o esmagar de sacos de batatas fritas e as brincadeiras dos seus filhos em casa. O Teams também incluirá em breve o isolamento de voz, que reconhece a sua voz e elimina outras vozes e ruídos de fundo, para que apenas a sua voz seja ouvida quando estiver a falar.

Tudo arrumadinho – Quando o escritório é sinónimo de caos e surge uma reunião? “Decore o seu fundo” no Teams Premium. Este efeito de fundo generativo pode melhorar o seu ambiente real, removendo a desarrumação e adicionando plantas de casa, decorações e outros toques que embelezam o seu espaço.

Mestre de apresentações – Precisa de melhorar a sua apresentação, o Speaker Coach tem tudo o que precisa. Analisa o discurso – incluindo o ritmo, o tom e a utilização de palavras e de linguagem repetitiva – para fornecer informações em tempo real e uma avaliação posterior. Também pesquisa palavras culturalmente sensíveis dando recomendações para uma linguagem inclusiva.

Sem barreiras – As reuniões são difíceis quando as pessoas não falam a mesma língua ou têm línguas diferentes que se sentem mais confortáveis a utilizar. A tradução em direto para legendas e transcrições no Teams Premium pode ajudar a manter a conversa fluida. Disponível em 40 idiomas falados, as traduções em tempo real ajudam os participantes da reunião a ler as legendas e transcrições no seu próprio idioma.