Não consegue intervir nas reuniões online porque estão sempre todos a falar? Cinco dicas de como interromper de forma eficaz e educada

Activar o som, levantar a mão, intervir… interromper numa reunião por Zoom ou Teams é simplesmente estranho. A Forbes explica como fazê-lo sem ser descortês.

Reuniões online já fazem parte do quotidiano dos profissionais e, tal como nas reuniões presenciais, nem sempre se cumprem as regras de etiqueta, como não interromper alguém.

«É falta de educação [interromper], mas às vezes é necessário proteger a conversa, ou porque a ligação à internet tem falhas», conta à Forbes Allison Shapira, fundadora de uma empresa de formação de falar em público, que recentemente teve de ser lembrada de usar o botão “levantar a mão” quando um colega lhe disse que estava a interromper em demasia. Num ambiente virtual onde as pessoas estão distraídas, refere, a tecnologia atrasa as reacções e faltam dicas pessoais. «É uma questão de psicologia humana», não apenas uma questão de tecnologia.

Numa realidade pejada de políticas de escritório ultrapassadas e ambições profissionais, mas também com preocupações sobre preconceitos de género e excesso de reuniões “que-poderiam-ter-sido-um-e-mail”, não admira que as boas maneiras nem sempre prevaleçam em reuniões de trabalho.

Plataformas como o Zoom e Teams tornaram esse complexo acto de cultura corporativa ainda mais estranho. Participar numa conversa online resume-se a alternar entre as janelas do navegador para encontrar o botão de activar o som. É muito mais difícil ler a linguagem corporal de um colega do outro lado. E quando “conseguem ouvir-me?” ou “estás congelado” são ditas repetidamente, ninguém quer pausar reuniões com interrupções.

Para os introvertidos, torna-se ainda mais difícil participar numa reunião online do que numa que decorre no escritório. Embora a mudança para o trabalho remoto possa ser mais fácil para eles, falar numa reunião online não é, revela Carey Yazeed, consultora e cientista comportamental que estuda a equidade no local de trabalho, porque precisam de decifrar o melhor momento para interromper.

«Os extrovertidos têm grandes personalidades e são muito bons a misturar-se. Já um introvertido é alguém cuja personalidade é mais calculada. Para eles, falar numa reunião é algo que têm de pensar com antecedência, anotar e ensaiar», diz Yazeed.

Quer seja do tipo silencioso, extrovertido, estagiário ou executivo, existem maneiras aceitáveis ​​de interromper numa reunião online. Aqui estão cinco maneiras de o fazer eficazmente.

Intervenha no início

Quanto mais esperar para intervir, maior será a probabilidade de se abster de falar.

Para os introvertidos em particular, abordar os seus pontos de discussão e perguntas no início da reunião pode ser útil, diz Yazeed. Porquê? «Ainda existe essa estrutura, essa agenda. As pessoas ainda não se ambientaram e começaram a desviar dos assuntos», explica. Por isso, será mais ouvido no início da reunião.

Espere por uma pausa

Qual é o melhor momento para interromper? A resposta revela-se ainda mais difícil se o anfitrião é daqueles que não faz pausas para respirar.

Nesse caso, Shapira diz que o melhor momento para interromper é imediatamente antes de o líder da reunião passar para o próximo tópico. Frequentemente, o palestrante respira fundo ou faz uma pausa para perguntar se alguém tem dúvidas. Utilizar ícones como “levantar a mão” pode ajudá-lo a aproveitar essas pausas.

Use emojis para “levantar a mão”

Lembre-se de usar o recurso “levantar a mão” disponível nas plataformas. Alternativamente, envie uma mensagem no chat ou active o som do microfone e aguarde.

Se a mão levantada de um participante passar despercebida, não tenha receio de defender aqueles colegas mais introvertidos que indicarem que querem falar.

Use expressões introdutórias

Se essas acções não chamarem a atenção, talvez seja hora de falar. Intervir com uma expressão introdutória como “na verdade” resolverá o problema.

Certifique-se, no entanto, de usar palavras mais fortes e com ênfase, que sinalizem que vai falar. Opte por “na verdade” ou “por falar nisso”, em vez de “hum”, por exemplo. Use uma palavra que não passará despercebida ou ignorada.

Segundo Allison Shapira, um exemplo de interrupção perfeita, é mais ou menos assim: espere que o orador pause para respirar, use uma expressão introdutória, elogie o que ele disse e depois diga o que pretende. «É uma maneira de mostrar deferência e respeito, especialmente se estiver a interromper alguém mais sénior ou experiente.»

Use um facilitador

A maioria das reuniões não tem um moderador forte que ajude a conversa a fluir bem. E nota-se ainda mais online, diz Yazeed, quando as pessoas estão a falar umas por cima das outras, a activar o som em momentos inoportunos e a confundir os participantes sobre quem lidera a reunião.

Um facilitador eficaz prestará atenção ao chat e, quando os emojis de mão forem levantados, incluirá todos na conversa. Se estiver a conduzir reuniões ou a liderar uma equipa, certifique-se de o usar, especialmente em reuniões virtuais.

Claro que, se a reunião virtual terminar e não conseguir transmitir o seu ponto de vista ou o seu “hum” não o permitir falar, lembre-se de que um e-mail de follow-up será suficiente na maioria das vezes. Depois de anos de reuniões online consecutivas durante a pandemia, um e-mail, em vez de uma reunião, é provavelmente o que a maioria das pessoas apreciará.