O mapa de férias dos colaboradores é sempre uma dor de cabeça? Veja estas dicas

No início de cada ano, uma das tarefas mais prementes das equipas de Recursos Humanos (RH) é a preparação dos mapas de férias, cujo planeamento e divulgação interna é obrigatório por lei. Consciente da importância deste processo e das dúvidas que podem surgir por parte das empresas e dos colaboradores, a Factorial, empresa de software para a gestão dos Recursos Humanos, explica como elaborar um mapa de férias de forma eficiente em 2024.

O mapa de férias é um documento anual onde é feita a marcação dos dias de férias dos colaboradores de uma empresa. Por lei, é obrigatório afixar este mapa de forma visível nos locais de trabalho entre os dias 15 de Abril e 31 de Outubro de cada ano. A não afixação pode resultar numa contraordenação e uma multa que pode ascender aos 1400 euros.

O seu planeamento deve ser realizado com antecedência, de forma a facilitar o acordo entre todas as partes e evitar conflitos internos, bem como garantir uma gestão mais eficiente das marcações das férias e das ausências.

Algumas informações têm obrigatoriamente de constar no mapa de férias, como: nome dos colaboradores, número de identificação (se o houver), quantidade de dias de férias a que têm direito, data de início e termo de cada período de férias, e outras observações (se as houver). As empresas podem também escolher indicar outras categorias à sua escolha.

Os mapas de férias podem ser elaborados de forma manual, através de modelos de Excel – mas essa opção pode ser especialmente trabalhosa quando uma empresa tem muitos colaboradores. Nesses casos, a marcação de férias leva muito tempo e exige atenção dedicada.

Do lado da equipa de RH, é preciso saber gerir os pedidos de férias e responder às solicitações dos colaboradores. Muitas vezes, conciliar os interesses e os projectos da empresa com aquilo que cada um deseja pode ser muito difícil. Este tema também consome muito tempo dos colaboradores, que têm de negociar os dias de descanso com os seus managers.

Para contornar esta situação surge o apoio da tecnologia, com software que permite gerir as férias e ausências dos colaboradores, simplificando todo o processo e reduzindo o risco de erro humano.

Utilizar um software de gestão de RH permite:

• Ganhar mais tempo para impulsionar o negócio noutras áreas mais proveitosas, mantendo a eficiência das empresas;
• Dispor de uma alternativa online e automatizada à gestão de férias que faz com que estas possam ser facilmente acompanhadas, e os pedidos aprovados ou rejeitados;
• Providenciar autonomia aos colaboradores para o pedido e marcação dos seus dias de descanso (férias, baixas médicas, etc).