O modelo híbrido e o flex office

Por João Nuno Bogalho, Gestor de Pessoas. Coordenador de pós-graduações no Instituto Piaget

É possível dizer que o Modelo Híbrido de Trabalho assenta em premissas simples, permitindo ao Colaborador a escolha adequada do set up de trabalho ideal, em função das caraterísticas das tarefas concretas a desempenhar, e não por determinação intrínseca da função desempenhada. Normalmente numa escolha tripartida entre Work From Home, o Head Office  do empregador, e um terceiro local – Flex Office, tipicamente assumido por um cowork.

Nenhuma destas situações é nova. Há muito que as empresas e os colaboradores, em muitos países, utilizam este modelo, com várias vantagens para todas as partes.

E mesmo em Portugal, há muito que o remote work é uma das solicitações dos colaboradores, assumida como vantagem competitiva na hora de escolher a empresa e o projeto e, também por isso, integrante da EVP de muitas empresas.

Destacaria, e apenas como exemplo, algumas das vantagens deste modelo híbrido de trabalho:

• Para o Colaborador, a escolha e o planeamento da vida profissional e pessoal, permitindo uma melhor alocação dos seus tempos e locais de trabalho em função de necessidades objetivas;
• As Pessoas podem estar mais “perto da empresa” não tendo que alterar as suas residências para locais tipicamente mais caros, junto dos grandes centros, deslocando-se ao escritório principal, apenas quando estritamente necessário. Algo cada vez mais solicitado pelos Colaboradores;
• Para a Empresa, a redução de relevantes custos fixos – imobiliário, consumos, infraestruturas, limpezas, manutenção e relacionados – podendo alocar uma parte a compensar os Colaboradores pelos custos acrescidos, e também transformar muitos destes custos fixos em custos variáveis;
• A Empresa passa a ter uma oferta de Locais de Trabalho localizada especificamente de acordo com as necessidades geográficas globais e não em função de um ponto único de referência, passando a operar numa lógica de escritório base e escritórios satélite, utilizados apenas e só quando necessário;
• Para as Empresas o espaço geográfico de captação de talento, (e para as Pessoas os limites de procura de empresa para trabalhar), deixa de estar condicionado à proximidade útil de deslocação diária casa-trabalho-casa, e passa a focar-se mais no talento, competência e skills; ou projetos e culturas desejadas pelas pessoas;

Tudo isto era já uma verdade. Tudo isto se faz já há muitos anos, em muitos países, e também em Portugal em menor abrangência. E todos temos vindo a aprender e a confiar na manutenção (e até incremento) dos níveis de produtividade, e até de compromisso com a Empresa.

Nomeadamente com a entrada dos Ys e dos Zs no mercado de trabalho, esta solução foi gradualmente fazendo parte das EVPs das Empresas mais competitivas. Estando até relativamente bem legislado há mais de uma década.

E agora… A Covid-19.

Erradamente, entrou no subconsciente, que o work from home, é uma consequência da COVID-19. É. Mas não é. A “única” diferença que a pandemia trouxe, foi a “obrigatoriedade” de trabalhar a partir de casa, e colocar neste regime todos os Colaboradores. Os que queriam e os que não queriam. E daqui advém algumas erradas interpretações das consequências do Work From Home, ou até do Modelo Híbrido. Muitas das consequências negativas que tenho visto associadas, não se referem ao Modelo de Trabalho, mas sim ao Confinamento. E isso são duas dimensões que conflituam no indivíduo.

O regresso não será mais ao “normal”. Deixou de fazer sentido. Com ou sem pandemia. O modelo provou os méritos.

Para as empresas que operam em mercados de maior escassez de talento, que têm uma gestão de pessoas mais avançada e mais focada na pessoa, que já vivem culturas de responsabilidade e confiança, entre as pessoas e a organização, o modelo híbrido será uma realidade. Haverá as organizações que o entendem depressa e estrategicamente pensam e se preparam para isso. E as outras.

E surge, integrado na estratégia de gestão de pessoas destas organizações, um novo parceiro estratégico. E, no meu entender, é aqui que reside o principal fator de seleção entre os diversos espaços disponíveis (e a crescer a cada dia) do famoso “cowork”. Não vamos querer um “mero” espaço de trabalho. Não. Até porque desses há muitos.

Vamos querer um parceiro profissional, que entenda a função de ser o escritório satélite da nossa organização, uma extensão da nossa forma de ser e estar, dos nossos valores, da nossa cultura, da nossa preocupação com as nossas pessoas.

Este parceiro tem que fazer parte da definição desta estratégia, e entregar a complementaridade / extensão procurada. Seja na configuração dos espaços e suas funcionalidades, seja no entender e viver a nossa cultura, e forma de estar, para quando recebe no seu espaço os nossos Colaboradores.

Este parceiro fornece funcionalidade específica que permite a utilização para momentos e tarefas concretas. Desde áreas dedicadas ao trabalho individual, de concentração, aos espaços de comunicação, os de interação e socialização, o garantir de um ambiente profissional, com os serviços inerentes que os nossos Colaboradores encontrariam na nossa empresa. Apenas noutro escritório.

No fundo, é fundamental entender que a escolha deste parceiro é muito mais do que uma escolha do ponto de vista imobiliário. É uma escolha estratégica, integrante da cultura organizacional.

Acresce ainda que a empresa transita para este parceiro, a responsabilidade da implementação e garantia de cumprimento de todas as regras de segurança e higiene, a reordenação dos espaços e garantia de distanciamentos.

Concluo com uma convicção de tendência. Não haverá um regresso ao normal. Este é o novo normal. E está para ficar. Porque no fundo o modelo híbrido não é consequência da pandemia. De todo. É uma forma inteligente de encarar as novas necessidades, em consonância com os novos métodos de trabalho, e modalidades de gestão. A Pandemia só nos obrigou, a todos, a testar este modelo. E foi um sucesso.

A dúvida é se somos capazes de o entender e incorporar já, e repensar toda a nossa forma de gestão do trabalho, e estar na linha da frente das empresas procuradas pelo talento. Ou não.