O que fazer e não fazer em organizações que trabalham em modelo híbrido

Muitos empregadores continuam a debater-se com a decisão do modelo de trabalho: remoto, trazer todos os seus colaboradores de volta ao local de trabalho a tempo inteiro ou desenvolver um novo modelo de trabalho híbrido. Este último parece ser a opção mais consensual.

O Randstad Workmonitor, que revela que um em cada três profissionais acredita que um modelo de trabalho híbrido é a disposição de trabalho mais ideal e quase um em cada quatro quer horários flexíveis, partilha o que fazer e não fazer em relação às melhores práticas de trabalho híbrido.

O que fazer:

– Compreender as necessidades do seu trabalhador
Enquanto as coisas estão a voltar ao normal, muitos dos factores de stress extra no trabalho e na vida pessoal dos seus trabalhadores permanecem. Certamente, não se pode criar um modelo de trabalho que responda às necessidades de cada colaborador, mas é possível ter uma noção dos principais desafios que os seus trabalhadores enfrentam.

Com este entendimento, pode criar um modelo híbrido que promove a produtividade e o moral dos trabalhadores, ao mesmo tempo que os ajuda a manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. É igualmente importante agendar check-ins frequentes com os seus trabalhadores para monitorizar o sucesso ou os pontos fracos do novo modelo de trabalho e ajustar conforme necessário.

– Estabelecer expectativas claras
A investigação mostra que os trabalhadores querem uma maior orientação quando se trata de opções de trabalho híbridas. Basicamente, querem saber o que se espera deles. De acordo com a pesquisa Randstad Workmonitor, 27% dos colaboradores querem políticas mais rigorosas em matéria de horas de trabalho, enquanto 24% procuram protocolos mais rigorosos que envolvam tanto trabalho remoto como no local de trabalho.

Ao criar novas políticas para o local de trabalho híbrido, seja sempre claro e conciso. Os trabalhadores devem compreender quais são as suas responsabilidades (horário de trabalho, obrigações de comunicação, etc.), quer estejam a trabalhar a partir de casa ou no escritório. Os seus trabalhadores devem também saber exactamente como o desempenho será medido e quem contactar para várias questões.

– Investir em novas ferramentas de comunicação
A comunicação é um dos maiores desafios para o modelo de trabalho híbrido. No entanto, é imperativo assegurar que tanto os trabalhadores no local como os trabalhadores à distância estejam actualizados e sintonizados. Caso contrário, a reputação da sua empresa é posta em risco devido a falhas de comunicação.

Se os seus trabalhadores estiveram à distância durante a pandemia, é provável que já tenha lidado com múltiplas questões de comunicação. Felizmente, o avanço da tecnologia nos últimos anos tem envolvido o desenvolvimento de um vasto número de ferramentas de comunicação. Reserve algum tempo para identificar os pontos de dor na comunicação da sua empresa. Depois, procure opções de comunicação alternativas que possam ajudar a sua empresa a ultrapassar estes obstáculos.

– Reestruturar o ambiente de trabalho no escritório
Um novo modelo de trabalho envolve uma nova forma de trabalho, que, por sua vez, pode exigir um novo ambiente de trabalho. Pense na forma como os seus trabalhadores estarão a trabalhar a partir de casa e no escritório. Os dias de trabalho no local devem concentrar-se em team building, colaboração, reuniões, sessões de brainstorming, e formação. Ter espaço disponível para as equipas realizarem este tipo de reuniões será extremamente importante à medida que a sua empresa transitar para um modelo híbrido.

Isto não significa que a sua empresa precise de investir em renovações dispendiosas ou de se mudar para um novo local. Significa apenas que precisa de reimaginar o local de trabalho. Por exemplo, se os seus colaboradores estiverem a trabalhar em dias alternativos, poderá criar um espaço de escritório partilhado e converter os outros escritórios em salas de reunião.

O que não fazer

– Colocar todas as decisões nas mãos do trabalhador
Pode parecer o modelo ideal deixar que cada trabalhador determine que dias quer trabalhar a partir de casa e que dias quer vir para o local de trabalho. A menos que estes trabalhem independentemente dos seus colegas de trabalho, este tipo de arranjo poderia incorrer em múltiplos desafios.

Primeiro, a maioria dos trabalhadores vai escolher trabalhar na segunda e/ou sexta-feira a partir de casa. Portanto, se o seu objectivo é ter menos trabalhadores no local de trabalho num determinado dia, isto pode ser um grande desafio. Em segundo lugar, se os membros da equipa tiverem dias de folga alternativos, não será possível recorrer ao local de trabalho para aumentar a inovação, a criatividade e o team building.

Um melhor modelo de trabalho híbrido é aquele em que os team leaders, juntamente com os seus colaboradores, estabelecem os parâmetros para o trabalho remoto. Ainda se pode oferecer alguma flexibilidade com horas, mas o modelo de trabalho remoto funciona melhor se os horários forem estabelecidos a nível de equipa, departamento ou empresa.

– Tomar decisões permanentes de forma apressada
É importante compreender desde o início que a criação de um modelo de trabalho híbrido leva tempo. É altamente provável que as políticas que hoje põe em prática tenham de ser modificadas ao longo das próximas semanas e meses. Na verdade, poderá levar vários anos a desenvolver um local de trabalho híbrido que seja ideal para a sua empresa. Estas mudanças são aceitáveis porque isto acontece quando se implementa qualquer novo processo empresarial.

O único erro que não quer cometer é prometer que estas novas disposições de trabalho são permanentes. Em vez disso, informe os seus trabalhadores que o desenvolvimento de um modelo híbrido é um trabalho em progresso e que a empresa avaliará periodicamente a sua eficácia e procederá a alterações, se necessário.

– Criar uma força de trabalho “nós vs. eles”
Outro problema que pode ocorrer rapidamente dentro de um modelo de trabalho híbrido é o desenvolvimento de uma mentalidade de “nós vs. eles”. Este obstáculo é particularmente difícil quando alguns trabalhadores trabalham no local a tempo inteiro, enquanto outros trabalham à distância ou mesmo de forma híbrida. Muitos trabalhadores estão tão habituados a trabalhar no local que pode ser difícil lembrar que os seus colegas de trabalho no exterior não estão lá para ouvir todas as conversas ou para ter conhecimento dos acontecimentos que acontecem no local de trabalho.

É vital ter salvaguardas para garantir que todos os trabalhadores se mantêm actualizados e têm acesso aos materiais de que necessitam quando necessário. Por exemplo, os team leaders podem criar um memo diário de fim do dia que forneça informações importantes sobre o dia. Ao serem responsabilizados por esta passagem de informação, os trabalhadores no local farão um maior esforço para partilhar toda a informação pertinente.

– Permitir uma sobrecarga digital
O burnout digital é real, e pode afectar a produtividade. Pesquisas conduzidas pela Microsoft mostraram que o número de reuniões de equipa duplicou de 2020 para 2021, e que estas reuniões mais do que triplicaram de duração, estendendo-se de apenas 10 minutos em 2020 para uma média de 35 a 45 minutos em 2021. Mostrou também um pico no número de mensagens de chat e de emails enviados diariamente.

Para que o trabalho remoto se torne uma realidade eficaz, os empregadores têm de enfrentar o desafio sem hesitações. Algumas tácticas que podem ajudar a aliviar o stress incluem:

– encorajar os líderes a enviar aos trabalhadores uma agenda antes das reuniões para garantir que só as pessoas que precisam de lá estar participem;

– permitir que os trabalhadores tenham períodos de trabalho sem perturbação, para que possam trabalhar sem distracções;

– incentivar os trabalhadores a serem mais atenciosos quanto a quem e porquê estão a enviar emails;

– concentrar-se no trabalho.

Provavelmente, já ouviu a frase “all work and no play makes Jack a dull boy”. Há muita verdade nisto. Estudos mostram que a falta de pausas ao longo do dia pode levar a bloqueios criativos e dificultar a inovação. Outros estudos revelam que os trabalhadores que fazem pausas tendem a ser mais produtivos do que os que não o fazem..

Além disso, 27% dos trabalhadores disseram que um grande desafio ao trabalho à distância era a sensação de isolamento. A sua empresa pode ajudar a aliviar este sentimento e a estimular a criatividade ao mesmo tempo, ao acolher pausas sociais ao longo do dia, tanto para os trabalhadores no local como para os trabalhadores à distância. Considere fazer pausas, tais como pausas para café virtual, jogos de trivialidades à hora do almoço, e até uma happy hour virtual após o horário de trabalho.

Este artigo foi publicado na edição de Dezembro (nº. 144) da Human Resources, na rúbrica tendências 360. Caso prefira comprar online, tem disponível a versão em papel e a versão digital.