Randstad: O impacto das transformações no onboarding de novos colaboradores
Nos últimos anos, as organizações têm enfrentado mudanças significativas na forma como gerem os seus processos de recrutamento e integração de novos colaboradores.
A rápida evolução tecnológica, combinada com as mudanças nas expectativas dos colaboradores e, em grande parte, com a pandemia de COVID-19, redefiniram a maneira como as empresas conduzem o onboarding de novos membros da equipa. Para entender melhor essa evolução, conversámos com Tânia Mendes, People & Culture manager da Randstad.
Transformações e onboarding virtual
Tânia Mendes destaca que as transformações recentes tiveram um impacto profundo na gestão de pessoas dentro das organizações. Uma das mudanças mais notáveis foi a transição do onboarding presencial para o virtual. Com a disseminação do trabalho remoto, as empresas tiveram que se adaptar rapidamente, substituindo as tradicionais sessões de integração num ambiente de escritório por formatos inteiramente virtuais.
«Com o trabalho remoto, processos de onboarding que eram realizados de forma presencial foram ajustados para formatos totalmente virtuais, com a utilização de ferramentas de colaboração digitais e com um reforço ao nível da formação online», afirma a responsável. Essa mudança permitiu que as organizações se tornassem mais flexíveis, adaptando o onboarding às preferências e necessidades individuais de seus colaboradores. Além disso, a People & Culture manager da Randstad enfatiza que o onboarding passou a ser muito mais do que apenas a transmissão de informações corporativas. Agora, também se concentra no bem-estar dos colaboradores desde o início de sua jornada na empresa. «Mais do que o foco na partilha de informação corporativa, o processo de onboarding passou a ter também um grande foco no bem-estar, ao disponibilizar, no início da jornada, todas as iniciativas e benefícios que a empresa coloca à disposição para que suas pessoas se sintam bem e felizes dentro da nova organização.»
Onboarding na Randstad
Quando questionada sobre como é que a Randstad conduz o onboarding de novos colaboradores, Tânia Mendes destaca que, devido à natureza do negócio e à dispersão geográfica nacional, o processo de onboarding da empresa sempre teve uma componente remota. Durante a pandemia, este processo tornou-se uniforme para todos os colaboradores, independentemente de sua localização.
No entanto, a Randstad adoptou um modelo híbrido à medida que as restrições da pandemia diminuíram, combinando elementos síncronos e assíncronos. Isto permite que os colaboradores tenham uma experiência de integração que é tanto pessoal quanto virtual, adaptada às necessidades de cada um.
A responsável ressalta que o onboarding na Randstad não se limita ao primeiro dia de trabalho: é uma jornada de 12 meses, na qual os colaboradores são acompanhados individualmente pela equipa de Recursos Humanos. Esta abordagem focada nas necessidades individuais de cada colaborador diferencia o processo da Randstad.
Além disso, o processo de onboarding desta empresa inclui o acompanhamento de colaboradores envolvidos em processos de mobilidade interna e a internalização de colaboradores externos ao quadro corporativo. A empresa valoriza a obtenção de feedback qualitativo e quantitativo para avaliar o nível de satisfação e engagement de sua equipa em todas as fases do seu ciclo de vida na organização.
O onboarding na Randstad envolve três grandes momentos, divididos em dois pilares: onboarding corporativo e onboarding da função. No pilar corporativo, a equipa de RH acolhe os colaboradores no seu primeiro dia de trabalho, conduzindo uma sessão remota e fornecendo um kit de boas-vindas. No mês seguinte, os colaboradores participam do “Grandstart”, um momento de indução que reúne colaboradores de diferentes localizações num encontro presencial na sede da empresa.
A cada 3, 6, 9 ou 12 meses, os colaboradores têm checkpoints com a equipa de RH, conhecidos como “Follow Your Talent”, realizados de forma remota. O marco de 12 meses é celebrado com o reconhecimento interno e a atribuição de “talentos”, a moeda interna da Randstad, que pode ser trocada por diversos benefícios na plataforma da empresa.
O que os novos colaboradores valorizam
Os novos colaboradores valorizam diversos aspectos ao ingressar numa empresa. Tânia Mendes destaca que, pela sua experiência, eles procuram um ambiente acolhedor e inclusivo, onde possam sentir-se parte da equipa e, ao mesmo tempo, serem respeitados na sua individualidade.
Além disso, o ambiente de trabalho e a relação com colegas e líderes são fundamentais. O reconhecimento e o feedback construtivo desempenham um papel importante, especialmente no início, quando os colaboradores estão numa curva de aprendizagem.
A cultura organizacional sólida, alinhada com os valores da empresa, é valorizada, assim como as oportunidades de crescimento e o desenvolvimento profissional. A remuneração e os benefícios, incluindo programas de saúde e bem-estar, são factores essenciais na percepção de valor dos colaboradores. A política de trabalho, nomeadamente o regime híbrido está no topo dos benefícios mais valorizados na Randstad. E isto, de acordo com Tânia Mendes, «está completamente alinhado com os resultados do Randstad Employer Brand Research 2023, onde o worklife balance e a flexibilidade estão no top 3 dos critérios mais importantes na escolha de um empregador».
Também a comunicação clara e transparente desempenha um papel crucial. A responsável destaca que a boa comunicação interna é essencial para manter a coesão e o engagement da equipa ao longo de seu ciclo de vida na organização.
Por tudo isto, o onboarding desempenha um papel decisivo no futuro dos colaboradores dentro da empresa. Durante o processo de integração, os colaboradores têm a oportunidade de aprender sobre a empresa, os seus valores, funções e responsabilidades. Isto estabelece uma base sólida para o sucesso a longo prazo, permitindo que os colaboradores contribuam plenamente para a empresa desde o início.
Um processo de onboarding bem executado aumenta a produtividade e a retenção de colaboradores, fazendo com que eles se sintam valorizados e envolvidos desde o início. Além disso, fortalece a conexão dos colaboradores com a empresa, melhorando sua motivação e engagement.
Investir num onboarding eficaz é essencial para garantir o sucesso a longo prazo. Tânia Mendes afirma que «quando nos “sentimos em casa”, queremos permanecer nela, contribuindo para o sucesso da mesma».
Nos novos modelos de trabalho híbridos, o onboarding desempenha um papel crucial na integração e adaptação dos colaboradores, independentemente do trabalho ser presencial ou remoto. O onboarding híbrido combina elementos presenciais e virtuais, proporcionando uma experiência de integração completa e consistente.
De acordo com a People & Culture manager da Randstad, para garantir o sucesso do onboarding híbrido, as empresas devem investir em tecnologia e ferramentas colaborativas que facilitem a comunicação e a interacção entre os colaboradores. Além disso, é fundamental estabelecer um plano estruturado de integração, com cronogramas claros, acompanhamento e espaço para feedback.
Tânia Mendes destaca a importância de garantir que os colaboradores tenham tempo para se dedicar à formação online dentro do horário de trabalho, equilibrando as suas agendas. Isto contribui para que os colaboradores se sintam acolhidos, integrados e envolvidos, independentemente do seu local de trabalho.
O onboarding remoto apresenta vantagens e desafios. A manager da Randstad observa que, embora o formato remoto possa dificultar a construção de relacionamentos interpessoais e a integração social, oferece eficiência e flexibilidade. A capacidade de partilhar informações de forma clara e objectiva, sem a necessidade de deslocamentos, é altamente valorizada.
A falta de contacto pessoal pode ser um desafio, especialmente para a construção de relacionamentos e a compreensão da cultura e dos valores da empresa. No entanto, a flexibilidade e a economia de tempo proporcionadas pelo onboarding remoto podem ser benefícios significativos.
Tânia Mendes menciona que a capacidade de se adaptar e abordar as vantagens e desafios do onboarding remoto é essencial para o sucesso desse modelo.
Quando se trata de profissionais em outsourcing que actuam em empresas clientes, a Randstad desempenha um papel directo em todo o processo de onboarding. A empresa planeia o processo em colaboração com a gestão operacional, entrega kits de boas-vindas, apresenta as instalações e a equipa, e pode envolver representantes da estrutura do cliente no processo. Além disso, a Randstad solicita feedback dos colaboradores 30 dias após a formação inicial.
Transmissão da cultura
A cultura da Randstad é transmitida aos novos colaboradores desde o primeiro dia e continua ao longo do primeiro ano. A empresa realiza sessões como o “Welcome” e o “Grandstart”, bem como diversos outros canais de comunicação, como comunicações quinzenais e sessões de “Reconnect”, para manter os colaboradores alinhados com os valores e a cultura da empresa.
Paralelamente a este momentos, existem outros canais de comunicação que a empresa utiliza. «A título de exemplo, existem comunicações quinzenais para toda a organização, como as HR news, onde a equipa de RH, Legal, Qualidade e Responsabilidade Social partilha o ponto de situação dos projectos que vão acontecendo. O #estamosaqui é um momento virtual de partilha de projectos e iniciativas tanto das equipas de suporte, como o marketing ou o IT, como das áreas de negócio. Falamos dos projectos transversais que acontecem nas áreas de negócio, na captação de candidatos, retenção de colaboradores a trabalhar nos nossos clientes e, por último, mas não menos importante, a presença da nossa marca no exterior», explica a responsável.
Tânia Mendes observa que as empresas clientes com as quais a Randstad trabalha reconhecem a importância do onboarding no sucesso dos seus colaboradores. Embora os processos possam variar de acordo com o sector e a dimensão da empresa, todos partilham o objectivo de garantir que os novos colaboradores se sintam bem-vindos, integrados e preparados para contribuir efectivamente.
Inboarding
Em relação ao inboarding, a People & Culture manager da Randstad destaca a importância de acompanhar e valorizar colaboradores mais antigos. Isto envolve a compreensão das necessidades de diferentes gerações, oferecendo oportunidades de desenvolvimento contínuo e envolvendo os colaboradores nos processos de decisão da empresa.
Na Randstad estão, actualmente, a desempenhar funções, colaboradores pertencentes a três gerações, com motivações, expectativas e necessidades distintas.
Dentro da Direcção de RH, a Randstad tem os HR business partners, focados num acompanhamento individual aos colaboradores, sendo este o ponto de contacto para resolver e apoiar nas questões que surgem. Tânia Mendes refere que «os HRBP realizam também, de forma regular, os chamados checkpoints HR que passam por momentos 1:1. Um espaço onde a confidencialidade é a premissa base e que permite ao colaborador expor todos os pontos fortes e áreas de desenvolvimento que tem vivenciado. Outro ponto relevante é a capacidade que a empresa tem em disponibilizar formações e oportunidades de desenvolvimento contínuo para todos os colaboradores, nomeadamente para aqueles que estão há mais tempo dentro da organização, garantindo a sua actualização e relevância no mercado de trabalho».
Em 2024, e como resultado dos surveys de diagnóstico, a Randstad vai avançar com mais checkpoints de RH que vão mais além do primeiro ano de casa.
Tânia Mendes reforça que «ao apostar em iniciativas de inboarding, estamos exactamente a agir nestas matérias do reforço da cultura e reconexão com os valores da organização. Se numa fase de integração inicial da organização estes temas estão bem presentes no mindset de cada colaborador, com o passar do tempo, isto pode acabar por ficar esquecido. E daí também a importância destes momentos e destas conversas que permitem também perceber se se mantém o alinhamento entre os valores da empresa e os valores e propósito do próprio colaborador, mas também as suas responsabilidades, as metas e objectivos da organização, bem como as expectativas de desempenho. Isto ajuda a evitar equívocos e mal-entendidos, o que pode levar à insatisfação e ao desgaste precoce. Esta retenção/ valorização deve passar, acima de tudo, por uma experiência positiva, focada no desenvolvimento contínuo».
Este artigo faz parte do Caderno Especial “Onboarding/Inboarding” na edição de Outubro (n.º 154) da Human Resources, nas bancas.
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