Randstad: Um onboarding 100% virtual

Na Randstad, o onboarding de novos colaboradores é mais do que um proforma.

Com a progressão da pandemia, o onboarding é um processo que passou a ser realizado em formato exclusivamente virtual, com a duração de um ano, na Randstad. O objectivo é medir o início do ciclo do colaborador na empresa, de forma a facilitar a integração e potenciar o sucesso. Paula Lampreia, Learning, Development & Culture manager da Randstad, falou com a Human Resources Portugal sobre onboarding e inboarding.

Quais os aspectos a ter em conta na integração de novos colaboradores na Randstad?
Qualquer pessoa que entra numa organização e começa a sua experiência como colaborador sente a necessidade de ser acolhida. Este momento não pode ser um proforma. Deve sempre ser um caminho que se inicia em conjunto. Este lado a lado ganha ainda mais relevo no período que atravessamos, onde uma entrada representa não sair da secretária do escritório de casa. Onde conhecer a nova equipa pode acontecer através de um ecrã e muitas vezes o primeiro contacto presencial acontece com máscara e distanciamento. Por tudo isto, acreditamos que receber novos colegas pressupõe envolver, clarificar, informar, esclarecer e acompanhar, e este caminho não pode acontecer num só dia.

Com esta crença criámos um caminho de um ano no acompanhamento aos novos talentos, que é hoje virtual mas poderá vir a ser híbrido. Este caminho permite-nos medir a experiência e o início do ciclo do colaborador na empresa, de forma mais exacta. E o retorno tem sido incrível.

Na prática, quais são os processos e materiais envolvidos nesse processo?
Para que os novos talentos se sintam acolhidos, o nosso maior foco é apostar na presença. Parece contraditório, considerando o momento que vivemos, mas estar presente implica mostrar disponibilidade e manter o contacto desde o processo de recrutamento e selecção.

Até ao primeiro dia contactamos o/a novo/a colega para apresentarmos o que se irá passar no dia em que chegar. A primeira manhã é passada no local de trabalho para ligação do equipamento à rede e é entregue o Kit Welcome, composto por tudo o que permitirá o work from anywhere, política que já tínhamos antes da pandemia. Desde a mochila, ao infinite book, passando pela garrafa de água de vidro e a sua própria chávena de café, todo o kit foi pensado para trazer conforto na deslocação, se necessária, ou para a potenciação de proximidade se o trabalho for feito a partir de casa.

Para além do e-mail de boas vindas, sempre recebido, esta primeira manhã é passada com os Recursos Humanos. Virtual ou presencialmente, queremos apresentar a empresa a quem entra, com todos os detalhes que podem apoiar os novos colegas nos seus primeiros dias de trabalho. Para que possam sempre consultar a informação partilhada na primeira manhã, criámos uma página de welcome, na nossa plataforma interna de comunicação, para que a consulta esteja sempre à distância de um clique, em caso de dúvida.

No decurso do primeiro mês de casa, os novos colegas são convidados para uma viagem com maior detalhe sobre a empresa. O GrandStart dura um mês, tem hoje um conceito virtual e foca momentos em grupo e momentos de aprendizagem individual. Este processo envolve todas as áreas da empresa, conta com a participação de toda a nossa management team e aposta na formação em áreas transversais e essenciais para o alinhamento que foca o ser Randstad – regras de compliance, modelo de gestão de desempenho, regras de qualidade e melhoria contínua, SST, orientações sobre segurança de informação e protecção de dados, conhecimento dos produtos e serviços que apresentamos, conhecimento sobre cada área, apresentação dos principais projectos transversais e detalhe sobre como pretendemos alcançar o nosso objectivo máximo – mudar a vida profissional de 500 milhões de pessoas até 2030. Depois deste mês de GrandStart, mantemos o acompanhamento até ao final do primeiro ano, com checkpoints de três em três meses. A todo este programa chamamos Follow Your Talent.

Do ponto de vista da Randstad, em que medida esta questão do onboarding é importante não apenas para o colaborador, mas também para a empresa?
Um bom onboarding permite activar mais cedo o sentido de pertença, partilhar de forma clara e estruturada o propósito da organização e conectar valores e princípios, aliando tudo isto à experiência que o novo talento traz consigo. Diria que estamos perante uma fórmula de sucesso para a retenção mas também para a atracção de novos talentos.

Concorda com a ideia de que do onboarding pode depender o sucesso ou não do colaborador na empresa?
A identificação com a empresa cria-se no momento de entrada. Mostramos os nossos valores ao longo do tempo, mas a forma como recebemos e acompanhamos caracteriza-nos e permite também ao novo talento dar-se ou não a conhecer. O onboarding potencia a identificação entre os valores pessoais e os valores da empresa e este match é fundamental. Não falamos de saber técnico, esse é essencial para a consolidação de qualquer percurso profissional. Falamos de identificação mútua, de construção de uma relação que se quer duradoura e que, para ser de sucesso, necessita ser construída com valores próximos, com propósito e com sentido de concretização. Por tudo isto, não devemos nunca desvalorizar a importância de um onboarding com qualidade.

Como era feito o onboarding de novos colaboradores durante os confinamentos?
A pandemia trouxe consigo muitas coisas, talvez uma maioria menos boa, mas o que trouxe de melhor foi a possibilidade de reflectirmos sobre processos que fazíamos sempre da mesma maneira e que precisavam, claramente, de uma mudança.

O nosso onboarding sempre foi presencial e dividia-se em dois momentos, o dia da entrada e o momento presencial de GrandStart. Eram momentos importantes mas que se tornaram pesados em termos de gestão de tempo e logística, considerando a nossa dispersão geográfica.

A reflexão sobre o que devíamos mudar já tinha começado em 2019. 2020 trouxe a oportunidade de concretização e o envolvimento de todos para que acontecesse. Porque este não é um processo de recursos humanos mas sim de toda a organização.

A passagem para um formato virtual foi essencial para esta integração, mas permitiu também uma melhor gestão de tempo, uma adequação dos conteúdos trabalhados à agenda de todos os envolvidos e uma optimização dos acompanhamentos ao longo do ano, que nunca poderiam ser presenciais, caso contrário não teriam a cadência que hoje conseguimos ter.

O que alteraremos para futuro nunca será uma mudança de fundo mas sim a criação de um momento presencial, de teambuilding e de partilha, que faz sentido como consolidação do caminho que foi percorrido.

O que considera é positivo e negativo num onboarding com estas características?
Teremos sempre o desafio da chegada a uma empresa sem o contexto de escritório, de lado a lado, de colegas no espaço, da recepção informal em torno de um café, das partilhas presenciais. Esse será sempre o desafio.

Mas para a nova geração que entra hoje no mercado de trabalho esta é a realidade que conhece. Poderá nunca ter tido outra experiência anteriormente. E para esta geração, o conforto do virtual torna a gestão diária mais ajustável a horários que combinem o pessoal com o profissional. Por isso, direi que o maior desafio é efectivamente para as organizações, que têm que adaptar processos de sempre a uma nova realidade, flexibilizar e perder o conceito de controlo para dar lugar a uma autonomia cada vez maior.

Na Randstad o caminho foi sempre muito bem construído porque já tinha começado antes, com a política de work from anywhere. Aceitar que se pode trabalhar de qualquer lado apoia a aceitação transversal de que um onboarding possa ser feito virtualmente.

Tudo traz sempre dois lados. Cabe-nos a nós, empresas, líderes e equipas, compreender que podemos sempre escolher o melhor de cada situação e, no nosso caso, enquanto empresa, o nosso onboarding saiu reforçado. Os níveis de engagement dos nossos novos talentos aumentam em comparação com anos anteriores e conseguimos compreender e agir mais rápido perante situações que não estão a correr tão bem como gostaríamos, de forma pró-activa.

Estar à distância de um clique, neste caso, ajuda a uma celeridade na resposta, a não deixar ninguém à espera e a acompanhar todos no mesmo período de tempo.

Quais são as outras vantagens que tem este tipo de onboarding?
Como referi anteriormente, aumentámos o sentimento de proximidade num período que se caracteriza pelo distanciamento físico. Isto mostra que quem chega sente que pode confiar e quem recebe consegue manter este balanço de estar presente, mesmo que à distância.

O onboarding virtual permite uma maior facilidade na interacção entre todos e uma maior disponibilidade de agenda. Porque fazer deslocar pessoas de vários pontos do país sempre se revelou um desafio e hoje já não o identificamos como tal. Acreditamos, assim, pelos resultados obtidos, que é um modelo a manter, mesmo com realinhamentos no futuro.

O presencial e o virtual podem e devem coabitar, tendo por base os objectivos que se pretendem alcançar, os conteúdos a transmitir, o grupo que pretendemos envolver, a agilização de tempo e o impacto que se pretende com cada momento.

Ser 100% presencial ou 100% virtual não deve ser o carimbo. Hoje conseguimos aumentar o leque de ferramentas e provar que funcionam. Agora cabe-nos saber escolher e contribuir para um maior sucesso na sua aplicação, deixando de lado as verdades absolutas.

Qual o feedback dos colaboradores?
Todos os indicadores que avaliamos estão a melhorar. Uma excelente avaliação a todos os momentos do Follow Your Talent. Depois vamos mais fundo, pedimos avaliação a vários indicadores e aqui destaca-se a avaliação feita ao processo de recrutamento em si, ao induction, à relação com equipa e manager. Logo, os pilares para um bom onboarding estão reforçados, segundo nos mostram as avaliações feitas a todos estes indicadores.

No que diz respeito ao inboarding, quais os factores de maior atenção no acompanhamento a colaboradores mais antigos?
Esta é uma questão muito relevante quando falamos do que mudou em contexto de pandemia. São os colaboradores com maior antiguidade, que estão integrados num contexto que conhecem, com hábitos de trabalho presencial muito enraizados, com as vidas agilizadas em função de um tempo de deslocação para o escritório (pode passar por ter os colégios dos filhos próximo dos escritórios, por exemplo), que viram neste tempo o seu mundo mudar radicalmente. É aqui que sentimos o maior desafio, onde se sente mais falta do estar presente, onde se escuta mais vezes o “tenho saudades de estar com os colegas”. Foi para estes colaboradores, principalmente os mais antigos, que o contexto mudou totalmente e que esta gestão de ambiguidade se tornou mais desafiante.

Contextos de solidão ou de necessidade de trabalhar no meu espaço com a família. Realidades completamente sobrepostas de pessoal e profissional, desafios que acumulados podem afectar a saúde física, emocional e mental.

Na Randstad apostámos num programa de acompanhamento aos colaboradores – o Inside Out. Este programa focou três pilares de acção: saúde física (consultas de nutrição, aulas online de yoga, workshops de nutrição, shots de postura e alongamento); saúde emocional (workshops sobre emoções, não só na ligação com a organização mas principalmente na nossa relação com a família e connosco); e saúde mental (consultas de psicologia, sessões de mindfulness, sessões de meditação).

Este programa permitiu também a ligação entre todos, mesmo que em contexto virtual, potenciando o sentido de pertença, ligando os nossos valores e propósito a acções concretas que permitiram fazer com que as nossas pessoas se sentissem acompanhadas, tal como num processo de onboarding.

Esta questão do inboarding é uma questão que mereça a aposta contínua da Randstad?
Garantidamente é um tema de presente e de futuro que se centrará muito na adopção de novas realidades, na flexibilidade de adaptação a contextos em permanente mudança, na construção de uma empresa à prova de futuro. Para isto, a aposta na formação ao longo da vida, a construção de caminhos que permitam potenciar a agilidade, o pensamento crítico, a diferenciação na rapidez de resposta, apresentam-se como essenciais para que todos os talentos, com maior ou menor antiguidade, se sintam integrados.

De que forma a evolução da cultura da Randstad vai sendo transmitida a todos os colaboradores – novos e antigos?
Em todas as iniciativas que promovemos, a potenciação do “ser Randstad” está presente. Centra-se em tudo o que já fomos partilhando. A conexão com os valores está presente em todos os projectos de people management que desenvolvemos. A identificação com o propósito, sabendo reconhecer o propósito individual e ligando-o ao propósito da empresa. Como área de people management todos os dias procuramos contribuir para que cada um dos nossos talentos reconheça o seu verdadeiro potencial e identifique o caminho para encontrar sempre a melhor versão de si mesmo/a, sabendo que se encontrará sempre acompanhado pela empresa, no seu ciclo de presença, que se quer que seja promotor de uma boa experiência.

Esta entrevista faz parte do Especial “Onboarding/Inboarding” na edição de Dezembro (n.º 132) da Human Resources nas bancas.