Seis dicas (simples) para aumentar a produtividade

Ser mais produtivo não é mais do que fazer o mesmo, mantendo a qualidade do trabalho, mas em menos tempo. Num mundo cada vez mais competitivo, a produtividade é fundamental para se destacar enquanto profissional e para manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Tendo isto em mente, o site Doutor Finanças partilhou seis dicas para aumentar a produtividade.

1. Planeie as tarefas
Para começar, faça o planeamento de todas as suas tarefas. Para tal, pode utilizar uma agenda, um caderno de notas ou mesmo uma folha de Excel. Identifique as tarefas diárias, semanais e mensais. Em seguida, defina qual o prazo a cumprir. Assim que a planificação estiver concluída, identifique as tarefas urgentes e prioritárias.

Não se esqueça que no planeamento das suas tarefas deve também considerar os períodos de pausa, como o horário de almoço, a pausa da manhã e a da tarde. Sugerimos que nunca abdique destas pausas, pois são essenciais para a recuperação do organismo.

Por outro lado, também é importante deixar alguma margem para as tarefas inesperadas. Prepare-se para o seu chefe ou um cliente lhe telefonar ou enviar um email a pedir ajuda para uma situação urgente.

 

2. Defina objectivos para aumentar a produtividade
Sem ter um objectivo claramente definido é difícil ser produtivo. Independentemente dos prazos que tenha para entregar o seu trabalho, defina um objectivo para si e avalie se o mesmo está a ser cumprido ou se necessita de fazer alguma alteração ao planeamento que fez.

 

3. Organize o espaço de trabalho
Uma dica extremamente importante para aumentar a produtividade é organizar o seu espaço de trabalho. Organize a sua secretária e o seu computador. Evite ter vários documentos “perdidos” quer na secretária quer no ambiente de trabalho do seu computador. Crie pastas por assunto e coloque lá todos os documentos. Saber onde está tudo o que necessita, sem ter de perder tempo à procura, é essencial para aumentar a sua produtividade.

4. Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo
Faça uma tarefa de cada vez. Comece apenas a fazer a próxima quando a primeira estiver totalmente concluída. Quando realiza várias tarefas ao mesmo tempo, não consegue concentrar-se a 100% em nenhuma delas, o que prejudica a produtividade e a qualidade das mesmas.

 

5. Evitar distracções potencia a produtividade
Evitar distracções é fundamental para a produtividade e qualidade do seu trabalho. É muito fácil distrair-se enquanto trabalha, seja com o telemóvel, com os emails que caem constantemente na caixa de correio electrónico ou simplesmente com os seus colegas a falarem. Sugerimos que quando tiver de se concentrar pode, por exemplo, usar phones, colocar o telemóvel sem som ou desligar as notificações das aplicações. Desligue também as notificações do email.

 

6. Aprenda a dizer não
Quando faz o planeamento é fácil perceber se está com demasiado trabalho. Se assim for, não tenha receio de recusar tarefas, é preferível fazê-lo ao invés de entregar trabalho sem qualidade ou estar constantemente a sacrificar a sua vida pessoal. Fale com o seu chefe e peça para delegar algumas tarefas noutras pessoas ou peça ajuda a um colega.

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