Sente que há sobrecarga digital na sua organização? Antes que chegue a casos de burnout, implemente estas medidas
Os problemas psicossociais e físicos gerados pelo prolongamento da jornada de trabalho, muitas vezes devido à utilização excessiva de dispositivos tecnológicos, são uma realidade actual da população activa e podem ter como consequência fadiga e burnout. A Adecco Portugal deixa algumas sugestões de boas práticas que as empresas devem implementar para evitar esta sobrecarga digital.
1. Expectativas de chamadas e mensagens
Antes de mais, as empresas têm de especificar claramente, num compromisso escrito, o que esperam das suas equipas e as correspondentes obrigações em termos da sua capacidade de responder e de desligar os seus dispositivos digitais. Desta forma, serão estabelecidos critérios e cada parte da relação de trabalho estará ciente dos limites de ligação e desconexão. O estabelecimento destes limites é essencial.
Muitos problemas podem ser evitados se não houver expetativa de resposta imediata. Pode começar por colocar, por exemplo, no fundo de qualquer comunicação empresarial (e-mail ou mensagem instantânea, por exemplo, através da aplicação WhatsApp) qualquer uma das seguintes mensagens:
· «Escrevi esta mensagem de acordo com a minha agenda e os meus critérios de gestão de tempo. Se o receber durante o seu período de descanso, confirmo que não espero que me responda agora, mas sim quando puder, dentro do seu horário de trabalho».
· «O meu horário de trabalho pode não ser o vosso horário de trabalho. Por favor, não se sinta obrigado a responder a este e-mail fora do seu horário normal de trabalho».
· «Lembre-se de que qualquer email que possa receber fora do seu horário de trabalho não requer uma resposta imediata».
· «O remetente enviou este e-mail com base na política de trabalho flexível da empresa que permite o trabalho assíncrono entre os diferentes membros da empresa, com cada membro da organização a escolher o seu próprio horário de trabalho».
· «O meu horário de trabalho termina em XXX. Após esse tempo, beneficio da política de desconexão digital aplicável na minha empresa. No entanto, no caso de um assunto urgente e/ou inadiável, é favor contactar XXX».
2. Intervalos virtuais
Desde o final de 2021, que a empresa japonesa Japan Inc. Grapples está a introduzir regras junto dos seus colaboradores, instando-os a comunicar com os seus colegas apenas durante o horário de trabalho. Estas regras, que aparecem nos computadores, tomam a forma de mensagens como esta: «Encontra-se actualmente fora do seu horário normal de trabalho. Trabalhe horas extraordinárias apenas depois de obter o consentimento do seu supervisor».
Esta é uma medida relacionada com o repouso virtual e está programada para evitar a sobrecarga digital. Estas mensagens de aviso, por sua vez, não são tão invasivas como se tivessem sido enviadas através do WhatsApp, por exemplo. O objectivo desta medida é que os profissionais reduzam a sua carga de trabalho e se abstenham de contactar os colegas quando estes estão fora de serviço.
Reduz-se assim a fadiga tecnológica e aumenta-se a produtividade. Trabalha-se também na educação entre empregador-colaborador e entre pares relativamente ao horário de trabalho e às pausas necessárias para reduzir possíveis níveis de fadiga informática.
A exibição automática de uma mensagem pop-up no ecrã do computador quando avisa que o tempo ou dia de trabalho está prestes a terminar, recorda ao profissional o seu direito de se desligar e convida-o a aproveitar o seu tempo de descanso e a respeitar o dos outros. Este tipo de mensagens podem também ser configuradas permitindo a emissão de outro tipo de mensagem, por exemplo: «Manter-me-ei em contacto hoje por motivos de força maior».
3. Mensagens instantâneas
De acordo com a possibilidade oferecida pelos servidores de correio eletrónico, a aplicação de mensagens instantâneas, por exemplo no WhatsApp, também lhe permite incorporar o texto que deseja em qualquer momento. Assim, muitas empresas podem, por exemplo, promover esta utilização e detalhá-la em cursos de formação ou de sensibilização sobre a utilização das TIC para evitar o aparecimento dos fatores de risco associados à fadiga informática.
Em particular, a aplicação de mensagens permite a publicação de mensagens de ausência (com o texto da sua escolha, tais como: “Estou de férias, volto no dia X”, “Estou de baixa por doença, devo voltar no dia X”, etc.).