Sete estratégias (da Microsoft) para liderar com sucesso equipas em teletrabalho

Com mais de 30 concelhos em nível de risco elevado e muito elevado na matriz de risco da COVID-19, ainda são potencialmente milhões os que estão obrigados ao teletrabalho. Passados 15 meses de pandemia, provavelmente os profissionais em situação de trabalho à distância já elaboraram esquemas de gestão de tempo mais produtivos.

A Microsoft tem vindo a estudar a forma como as pessoas trabalham e colaboram através da investigação, inquéritos e análises sobre a forma como os clientes utilizam as suas ferramentas. De acordo com esta pesquisa, existem formas de as equipas se reunirem com menos frequência, mantendo o sentimento de envolvimento e plena integração. A Adecco Portugal reuniu sete dessas estratégias para alcançar este objectivo:

1. Faça a si próprio esta pergunta: é mesmo necessário convocar uma reunião?
Sente que está a ter reuniões com mais frequência do que nunca? Muito provavelmente, está! Um estudo anónimo da actividade das equipas Microsoft entre Fevereiro e Agosto de 2020 mostrou um aumento de 55% no número de reuniões e chamadas por semana, impulsionado pela mudança para trabalho remoto durante a COVID-19.

Ficou claro que o trabalho não começa nem termina com uma reunião. A colaboração, e o avanço do trabalho é simultaneamente síncrona e assíncrona. Muitas vezes, as equipas podem fazer o mesmo trabalho mais rapidamente e de forma mais conveniente quando as pessoas intervêm de forma assíncrona, através da colaboração de documentos, por exemplo, ou nos canais das equipas.

Quando precisar de se reunir, não se esqueça de atribuir papéis (líder, apresentador, anotador) e comunicar o(s) objectivo(s) da reunião no convite. E se for difícil articular o objectivo, reconsidere se é mesmo necessário convocar uma reunião.

2. Repense a periodicidade das reuniões
A sua organização realiza reuniões regulares e longas? Enquanto reúne, os colaboradores envolvidos no encontro virtual têm as suas tarefas suspensas e por vezes só conseguem recuperar trabalhando, desnecessariamente, horas a mais para cumprirem prazos.

Há duas soluções possíveis, talvez não seja possível evitar uma reunião longa, mas vale a pena repensar a sua periodicidade; ou então manter a mesma periodicidade, mas reduzir o tempo de reunião.

3. Limitar o tempo das reuniões
Numa reunião virtual, após cerca de 30 a 40 minutos de concentração, a fadiga começa a instalar-se. Algumas conversas requerem realmente uma hora. Mas quando possível, limite as reuniões a 25 – 50 minutos, para que as pessoas tenham tempo para descomprimirem entre reuniões. Se precisar de mais tempo, crie um intervalo de cinco minutos. Dê ao seu cérebro – e ao da sua equipa – tempo para recarregar.

4. Manter a cultura viva (e divertir-se)
A despedida da empresa, o retiro anual, a festa de férias, provavelmente não comemorou nenhuma delas presencialmente em 2020 e 2021. Contudo, existem algumas maneiras de manter viva a cultura da empresa, ou mesmo criar novas tradições, durante este período sem precedentes.

Seja criativo e aproveite para inovar dentro da cultura da empresa: pode ser difícil, mas este período é uma oportunidade para tal.

5. Compreender a síndrome de FOMO (Fear of missing out) e resistir
É provável que esteja a assistir a reuniões onde a sua presença não é necessária. O medo de perder algo, ficar de fora e falhar é um sentimento real. Permita-se a si e aos seus colegas de equipa faltar a reuniões não essenciais. E pedir a alguém que tome notas claras e concisas para que toda a equipa leia mais tarde. Quando as pessoas sabem que podem recuperar rapidamente, estão menos preocupadas em perder algo.

6. Privilegiar reuniões pessoais e significativas em detrimento de reuniões longas e recorrentes
“Viu o jogo ontem à noite?” “Experimentou o novo restaurante da esquina?” Estes breves momentos de conversa de escritório podem parecer superficiais, mas foram profundamente perdidos no mundo do trabalho remoto e híbrido e a verdade é que ajudam a consolidar as ligações entre os colegas.

Numa sondagem Microsoft efectuada em seis países, quase 60% dos inquiridos sentem-se menos conectados aos seus colegas desde o início da pandemia.

As interacções informais constroem confiança e boa vontade; constroem capital social. E esse capital social e ligação está associado a um vasto leque de benefícios, desde a satisfação no trabalho ao bem-estar. Em situações de trabalho remoto, as pessoas têm de trabalhar mais para ter conversas casuais (mas essenciais).

Experimente esta regra: para cada três reuniões de grupo não essenciais que recusar, marque uma reunião individual com um membro da sua equipa, um colega, ou alguém de outra equipa. E não se esqueça de comunicar com os colegas de trabalho que se juntaram virtualmente e completamente à conversa casual no início.

7. Estabelecer limites com a equipa virtual
É tentador dizer sim às reuniões de equipa virtuais tardias, quando as suas viagens diárias são maioritariamente entre o escritório em casa e a cozinha. Mas num período sobrecarregado de reuniões virtuais, é fundamental respeitar alguns limites. Não se esqueça de estabelecer paragens rigorosas, não só na duração das reuniões, mas também nos dias e horas de trabalho. E trabalhe sobre si mesmo.