Trabalhar remotamente: qual a responsabilidade dos RH se o colaborador decidir trabalhar a partir de uma praia?

Por João Carvalho, head of SAP Concur for Southern Europe

Trabalhar remotamente é uma expectativa crescente entre os colaboradores, e uma percentagem significativa está preparada para o fazer mesmo sem o consentimento da sua organização. Quase um em cada cinco colaboradores “trabalhou em qualquer lugar” sem informar o seu empregador nos últimos 12 meses, isto de acordo com um estudo da SAP Concur.

No entanto, este facto pode criar desafios significativos para as empresas, em especial no que diz respeito ao dever de diligência.

Riscos pouco claros e considerações

Há, no entanto, riscos que as organizações devem ter em conta e gerir quando os colaboradores trabalham a partir de qualquer local. As regras fiscais variam de país para país e podem obrigar as empresas a pagar impostos no local onde o trabalho é efectuado. Existem também outras legislações locais, que podem não ter sido actualizadas de forma a reflectir o aumento do volume de trabalho à distância.

Pode, por exemplo, não ser claro se as regras de saúde e segurança tornam as empresas criminalmente responsáveis no caso de um incidente em que as pessoas optem por trabalhar à distância.

A saúde mental e física do trabalhador também pode ser afectada pela sua localização. Embora muitos possam optar por trabalhar à distância para melhorar o seu bem-estar, não terão a infraestrutura de apoio dos seus colegas, pelo que a organização poderá ter de considerar a forma como esse apoio pode ser acedido também à distância.

Definir o dever de diligência e as políticas de trabalho remoto

As equipas de RH e os líderes empresariais enfrentam um desafio significativo para tornar o trabalho remoto eficaz quer para os trabalhadores quer para a empresa. Embora a maioria das organizações tenha políticas e procedimentos relativos a viagens de curta duração e ao trabalho a partir de casa no âmbito de um contrato, muito poucas têm políticas relativas ao trabalho à distância num país estrangeiro onde o trabalhador está contratado – e 61% dos líderes de RH estão preocupados com o dever de diligência no que diz respeito às implicações para a saúde e segurança dos colaboradores que trabalham a partir de qualquer lugar.

Para criar uma abordagem para trabalho remoto eficaz na sua empresa, a minha principal dica é: comece com as políticas, os processos e a governance de que a sua organização necessita. Como? As minhas sugestões de seguida:

• Defina as responsabilidades da sua organização no que diz respeito ao dever de diligênciae considere-as a partir do novo paradigma do trabalho. Não se trata apenas de colaboradores que trabalham em escritórios ou que viajam em trabalho, mas também daqueles que trabalham remotamente a partir de casa e até de outro país.
• Descreva o seu processo de avaliação de riscos: Como é que vai avaliar as implicações de trabalhar em determinados locais, desde a tributação aos riscos geográficos?
• Criar um processo de aprovação empoderado: Dê poder ao seu staff e aos gestores de primeira linha para criarem acordos transparentes de trabalho remoto que funcionem para ambas as partes através do processo de aprovação. Pense em quem aprovará os pedidos e nas orientações de que necessitarão.
• Considerar os aspectos práticos: Quando os pedidos são aprovados, deve haver um compromisso e uma discussão claros sobre os próximos passos práticos, bem como sobre as considerações e limitações no caso de algo correr mal. De igual modo, deve ser considerado o pior cenário: o que poderá acontecer se alguém decidir ir, apesar de ter sido aconselhado a não o fazer.
• Eduque os seus colaboradores: Certifique-se de que todos na empresa sabem o que está dentro e fora do âmbito do scope de trabalho – bem como as suas responsabilidades.

A existência de infraestruturas tecnológicas adequadas também pode permitir que as organizações apliquem eficazmente a sua abordagem de trabalho remoto. As políticas podem ser integradas em plataformas, dando às organizações a capacidade de tornar o processo mais favorável para empregadores e empregados.

Criar uma cultura de transparência para o trabalho remoto

Embora uma política de trabalho remoto seja eficaz se os colaboradores forem transparentes com as suas organizações sobre o local onde trabalham, existe ainda o risco de as pessoas trabalharem remotamente sem perguntarem oficialmente ao seu empregador.

Por conseguinte, também é importante que os RH e os líderes empresariais incentivem uma cultura de transparência e abertura, em vez de secretismo, entre os seus colaboradores. Uma abordagem com impacto adoptada por muitas organizações em relação ao regresso ao escritório deverá ser gerada em primeira instância pelos líderes seniores como o objectivo de demonstrar as melhores práticas.

Se a exemplificação e a comunicação forem bem feitas, isso levará a uma maior transparência dos trabalhadores para com a sua organização – caso contrário, as pessoas gravitarão naturalmente no sentido de não informarem os empregadores, criando novos desafios.