10 dicas para tornar a sua empresa mais produtiva

Uma empresa produtiva é aquela onde todos os elementos da equipa sabem qual o caminho a percorrer e o contributo que cada um deve dar para aumentar a rentabilidade da organização como um todo. Parece impossível? E se lhe disséssemos que pode consegui-lo em apenas 10 passos?

«Nunca ouvimos tanto a expressão ‘produtividade’ como nos dias de hoje. Especialmente, quando o assunto é competir em mercados onde a concorrência é cada vez mais acentuada», observa Sara do Ó, CEO do grupo Your. Contudo, explica que «a produtividade não significa apenas a capacidade de a empresa dar resposta a muitas solicitações, mas também encontrar alternativas para ganhar eficiência, investir em inovação e manter a qualidade».

«Uma das tarefas mais importantes de quem está à frente da gestão de uma empresa é medir a eficiência dos processos. A partir daí, é possível avaliar o nível de produtividade e, principalmente, entender o porquê de a organização estar a alcançar determinados índices, sejam eles altos ou baixos», acrescenta.

Recorde-se que, segundo o relatório da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico, Portugal é um dos países do mundo onde se trabalha mais horas por ano. Portugal assume a 14.ª posição neste ranking, com 1842 horas acumuladas durante o período de 2016.

Para ajudar a alcançar melhores resultados,  o grupo Your dá-lhe algumas dicas para repensar as estratégias da sua empresa, tornando-a mais eficiente e produtiva.

1. Automatize o máximo de processos administrativos possível
A automatização de tarefas monótonas economiza tempo e permite que os colaboradores realizem outro tipo de tarefas mais produtivas, que exijam pensamento crítico ou um toque criativo.

2. Planeie as actividades
Uma organização prévia das actividades também pode ser uma boa forma de economizar tempo. Aqui, a solução passa por criar um cronograma para todos os projectos da empresa, permitindo melhorar a eficácia de execução das tarefas.

3. Defina papéis e responsabilidades de forma clara
Se a divisão de tarefas entre os colaboradores for clara, com os objectivos e prioridades de trabalho bem estabelecidos, cada um saberá exactamente quais são as suas responsabilidades e conseguirá executá-las da forma mais eficiente.

4. Realize reuniões semanais de 30 minutos
Falar sobre os projectos que estão em curso, analisar o que está a correr bem e debater soluções de como podemos melhorar o que está a correr menos bem, ajuda a manter toda a equipa envolvida e incentiva um processo simplificado para a exposição de ideias.

5. Execute uma tarefa de cada vez
Conclua uma tarefa e só depois passe para a seguinte. Garante que o trabalho é realizado de forma mais rápida e com qualidade, ao invés de realizar muitas tarefas em simultâneo.

6. Crie um grupo para a comunicação da equipa
Se todos os elementos da equipa conseguirem aceder à mesma plataforma para falar sobre o projecto e acompanhar o seu progresso, isso permitirá que a gestão do trabalho se faça de forma mais coordenada e proactiva.

7. Promova uma cultura organizacional de comunicação aberta
Numa cultura de comunicação aberta, os colaboradores sentem-se mais confortáveis para trocar ideias e sugestões com os seus pares ou com as chefias, estando estas últimas disponíveis para os ouvir, o que melhora as relações e torna os processos de trabalho mais eficientes.

8. Encoraje o trabalho a partir de casa
Permitir aos colaboradores trabalhar um dia de duas em duas semanas a partir de casa dá-lhes mais liberdade e flexibilidade para gerir o seu tempo nesse dia, o que pode criar maior satisfação pessoal e, consequentemente, maiores níveis de produtividade.

9. Almoço em equipa
Fomentar o bom ambiente entre todos os colaboradores é essencial para que todos se sintam melhor na equipa. Proporcione momentos informais com a sua equipa para que se fiquem a conhecer fora do local do trabalho. Nestes almoços muitas vezes são abordados temas de forma mais informal e até são encontradas soluções para projectos em curso.

10. Meça os resultados alcançados
A análise dos resultados é essencial para perceber se os objectivos estabelecidos estão a ser alcançados e reajustar estratégias para que a empresa seja cada vez mais eficiente. Adaptar, reajustar, fazer.