Outsourcing de RH: tema tabu ou cartilha de salvação?
Actualmente o HR BPO (Human Resources Business Process Outsourcing, ou externalização de processos de Recursos Humanos) continua a ser um assunto que divide opiniões. Na actual conjuntura de mercado, este tema torna-se tabu para alguns e cartilha de salvação para outros, pelo facto de estar associado à redução de custos.
O HR BPO pressupõe a existência de um prestador externo que realiza, de forma continuada, operações em prol da organização do cliente, garantindo funções de negócio ou de suporte. Para colocar em prática a externalização é chave: i) escolher os serviços a externalizar; ii) planear a implementação e ajuste da organização à nova forma de trabalhar iii) definir os mecanismos de controlo e medição dos níveis de serviço.
A escolha dos serviços a externalizar deve estar associada aos objectivos pretendidos pela empresa. Estes poderão endereçar a racionalização de custos, a melhoria de processos ou o acesso a tecnologia.
A análise e avaliação de custos, actuais e após a adopção do serviço, deve integrar todos os custos inerentes ao processo em causa: custos com pessoal afecto directa e indirectamente às tarefas, licenciamento e manutenção de software, aquisição e manutenção de hardware, espaço e materiais.
Quando os recursos são escassos há a tendência para lidar com o que é urgente e negligenciar, ou passar para segundo plano, o importante. O desenvolvimento dos recursos humanos, comummente aceite como importante, é muitas vezes passado para segundo plano quando “compete” com recursos ligados p.e. ao processamento salarial ou ao reporte. Externalizar parcialmente actividades de suporte a estes processos, como p.e. o da avaliação de desempenho, permite que exista uma entidade que garanta a condução e execução do mesmo: sistematização, organização e distribuição de informação nos prazos definidos; acompanhamento sistemático com vista ao cumprimento das metas determinadas. A organização passa a poder focar-se na orientação estratégica do processo (p.e. apoiar o alinhamento de objectivos com a estratégia) e libertar-se das actividades administrativas.
A implementação destes serviços deverá fomentar a revisão e optimização de processos (actividades, intervenientes, responsabilidades, periodicidade, inputs e outputs). A comunicação, passagem de conhecimento, atenção à cultura da organização, mobilização e gestão da mudança, são críticos para o sucesso da implementação do serviço.
A experiência, custos, tempos de resposta, níveis de serviço, abrangência dos serviços prestados, abrangência geográfica e capacidade de incorporar pessoas da empresa, são questões chave na escolha dos fornecedores para a externalização de processos de recursos humanos. A incorporação de colaboradores do cliente no prestador de serviço permite evitar despedimentos e manter o conhecimento da organização e cultura no serviço prestado.
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