Com muitos concelhos a recuar ao teletrabalho obrigatório, lembramos dicas (simples e eficiente) para tirar o melhor partido do teletrabalho

Seja em casa, em um coworking ou em outro continente, existem vários fatores que possibilitam que os funcionários trabalhem como se estivessem no mesmo escritório.

O teletrabalho é bom para o trabalhador e para a empresa. Este é económico para o funcionário, ao não investir na deslocação para o escritório, refere o site factorialhr. Mas também pode ser uma vantagem competitiva para a empresa.

Ter pessoas em fusos horários diferentes ajuda a fornecer atendimento 24 horas para os clientes. Além de ser uma possibilidade para recrutar talentos de qualquer lugar do mundo.

O desafio surge ao tentar manter uma equipa robusta, capaz de se comunicar com eficiência e preservar a cultura da empresa. A boa notícia é que a sua empresa não é a primeira a passar por isso e existem muitas soluções para esse problema.

1. Integre o teletrabalho ao DNA da sua empresa:
Se decidir permitir trabalho remoto ou contratar funcionários que trabalham à distância, é essencial criar uma estratégia. Além de manter uma comunicação constante, necessitará estabelecer regras claras para que os funcionários entendam as vantagens e os desafios do teletrabalho.

Um exemplo seria é o teletrabalho ocasional por parte de uma equipa ou te toda a empresa.

A chave para uma estratégia bem-sucedida e eficiente é criar uma cultura do teletrabalho na sua empresa. Assim, todos os funcionários reconhecerão os desafios, benefícios e as regras do trabalho remoto.

Se os funcionários que trabalham no mesmo escritório não entenderem o valor do teletrabalho, ou como lidar com os desafios de colaborar com colegas trabalhando remotamente, ambos os grupos e o seu trabalho poderão sofrer. Este ponto é geralmente decisivo para as empresas que tentam estabelecer esse novo tipo de trabalho.

2. Lidere pelo exemplo
Pode ser fácil perder o controlo do desempenho, dos desafios ou das necessidades diárias dos trabalhadores remotos. Mas deve esforçar-se para que os que estão a trabalhar à distância sejam sempre uma prioridade na empresa.

Os líderes devem garantir as necessidades dos funcionários remotos. Entre outras coisas, é importante chamar funcionários remotos para falar durante as reuniões e fornecer a eles as ferramentas e a tecnologia que lhes permitam participar. Um espaço tranquilo, ecrãs e excelente equipamento de som são essenciais. Uma vez estabelecido o precedente, o restante da empresa deve seguir o exemplo.

Mesmo que não seja o director ou o gestor da sua equipa, é importante dar o exemplo nestes casos.

3. Tenha um espaço de trabalho dedicado com tudo o que precisa

A nível individual, é importante adaptar a sua casa ou outro local, como um coworking, e transformá-lo no seu escritório. Normalmente não estamos acostumados a trabalhar a distância porque não vemos na nossa casa um local de trabalho. Por isso, é importante dedicar um espaço específico da sua casa para trabalhar. Se possui uma mesa de estudos ou uma mesa confortável fora do seu quarto, perfeito.

Além disso, certifique-se de que tem todo o material necessário para exercer o seu trabalho fora do escritório. Além de um computador de trabalho, verifique se possui todos os softwares instalados e as senhas de todos os programas que precisa utilizar. Mas o mais importante é ter uma conexão rápida e estável de internet. Assim, é mais fácil e rápido comunicar-se com os seus colegas de trabalho e ter inclusive reuniões on-line.

Auscultadores e microfones também são muito importantes para as equipas. Principalmente para as pessoas que trabalham com vendas e realizam dezenas de vídeo chamadas por dia. Para um maior controlo de dados entre as equipas é essencial trabalhar com documentos na nuvem. Um sistema como o Google Drive ou o Dropbox pode ser utilizado para gerir e editar os seus documentos.

4. Adapte as vantagens do escritório
As pessoas que trabalham remotamente tendem a perder as pequenas vantagens de estar no escritório. Como o pequeno almoço, frutas e outras actividades divertidas. Estes benefícios contribuem para a moral dos funcionários e devem ser replicáveis ​​para os trabalhadores remotos. Por isso, estes podem ser substituídos por cupões de benefícios.

Mas é importante pensar nas vantagens que não sejam apenas materiais. Os funcionários que não estão presentes no escritório também podem perder pequenas conversas com colegas que lhes permitem fazer amizade ou trocar informações sobre o trabalho.

Em muitas empresas, pequenas notas ou boletins internos com informações sobre a equipa são enviados para que todos saibam o que acontece.

5. Mantenha as suas horas de trabalho e os objectivos do dia
Além do espaço de trabalho é importante manter uma rotina constante. Isso significa estabelecer e cumprir com as horas trabalhadas. Ter sempre uma rotina similar a do escritório ou estabelecer uma rotina única para o teletrabalho. O importante é evitar ao máximo as distrações exteriores nas horas de trabalho.

Recomendamos que tenha uma lista com tudo o que deve fazer durante cada dia. Se esta estiver numa plataforma online, é ainda mais fácil de geri-la.

Mais além das tarefas diárias, é importante verificar também as tarefas semanais e mensais. Principalmente se há alguém na equipa que está a trabalhar em remoto por muitos dias.

6. Marque reuniões e conversas frequentes para optimizar o teletrabalho
Uma das partes mais difíceis de estar numa equipa que trabalha remotamente é motivá-la.

Mas há uma camada adicional de dificuldade quando não pode ir até a mesa de alguém. Seja para verificar um projecto, fazer uma pergunta ou atribuir uma tarefa. Em teoria, a tecnologia deve facilitar isso.

Por isso, é importante marcar reuniões ou conversas rápidas frequentemente para garantir os progressos da equipa e que todos tenham os recursos de que precisam. Os chamados “One to one” entre os gestores e cada um dos seus subordinados são ainda mais relevantes nesses casos, principalmente quando realizamos uma vídeo chamada.

Muitas empresas utilizam também grupos de Whatsapp para verificar como estão os seus funcionários. No entanto, é importante lembrar que esta é uma ferramenta de lazer e não de trabalho. Inclusive quando os colaboradores estão a trabalhar fora do escritório. Para isso, existem outras ferramentas, aplicativos e, caso seja relevante, um número de telemóvel de trabalho.

7. Use ferramentas e técnicas que aprimoram o teletrabalho
A comunicação presencial e as ferramentas de colaboração em tempo real são necessárias para que todos sejam mais eficientes e produtivos. Ter as ferramentas certas permite que as pessoas se comprometam com a experiência remota.