10 passos para criar uma PME de sucesso

Empreender tem tudo a ver com acção. Nunca será o momento ideal para avançar e nunca teremos tudo o que precisamos, o importante é agir.

Em Setembro de 2012, deu-se a criação de uma nova empresa de serviços na área das Tecnologias de Informação e Telecomunicações (Outsourcing, Nearshore, Mobile), a AFFINITY. Hoje, passados quase 3 anos de actividade, a empresa conta já com 150 colaboradores, uma carteira de 60 clientes, um volume de negócios de 3M€ em 2014, e uma previsão de 6M€ em 2015. A estrutura foi duplicada nos dois primeiros anos e querem repetir o feito pelo 3.º ano consecutivo.

Um crescimento em tudo invulgar. «De uma forma muito simples, isso deve-se em grande parte a várias práticas de gestão que fomos adoptando em toda a equipa de gestão. Não inventámos nada, simplesmente adoptámos algumas boas ideias e inovámos noutras, e não abdico delas no meu dia-a-dia», partilha Carlos Correia, CEO da AFFINITY.

Carlos Correia reúne aqui em 10 passos parte dessa caminhada: 

1.º Passo – Sonhar, e sonhar em grande. Já diz o ditado “O sonho comanda a vida.”. A minha experiência diz-me que para avançarmos com um novo empreendimento empresarial, temos que ser muito bons em algo, mas também temos de ter alguma dose de loucura, para darmos o salto. Parafraseando um cliente de uma grande operadora de Telecomunicações, numa das primeiras reuniões na fase de criação da empresa: “Vocês, ou são muito bons, ou são muito loucos”. Ao qual respondi “Deve ser as duas coisas!”. Isto em pleno ano de 2012… momento como todos sabem, “ideal” para avançar com um projecto novo. Criar uma empresa de raiz é uma empreitada muito grande. Temos de sentir um chamamento interior capaz de nos fazer derrubar qualquer obstáculo, qualquer dificuldade que inevitavelmente irá acontecer. Tem de haver um propósito, um sentido de missão. Podem ser vários os motivos, normalmente variam desde, querer inovar num sector ou produto, querer uma empresa socialmente justa, equilibrada e empolgante para quem lá trabalha, gerar riqueza para a sociedade e seu país, querer poder pensar pela sua própria cabeça, querer deixar um legado de boas práticas de gestão para as próximas gerações, ou, tudo isto ao mesmo tempo!

2.º Passo – Definir uma boa estratégia. Uma boa estratégia deve ser clara, curta e simples de entender por todos os colaboradores. A definição da estratégia da empresa passa por definir a visão (o sonho), a missão (o que nos propomos fazer), os valores (de que forma, quais os comportamentos esperados), a estrutura (com quem), objectivos (clientes, mercados, financeiros, áreas negócio, estrutura, mercados, geografias). À medida que a empresa vai evoluindo, e o mercado se vai alterando, a estratégia deve ser adaptada em conformidade. A empresa deve estar constantemente à escuta do que os clientes querem, do que os concorrentes fazem, mudanças económicas e demográficas, por exemplo. Sou da opinião que a estratégia deve ser revista anualmente nos primeiros anos de vida da empresa. No longo prazo, deverá ser revista de 2 em 2 anos em sectores dinâmicos como é o caso das Tecnologias de Informação. No mundo empresarial, não existem boas ou más estratégias, bonitas ou feias. Existem sim estratégias que produzem resultados num quadro de valores de respeito, integração e valorização de pessoas.

3.º Passo – Definição das funções da empresa, processos e regras de funcionamento. A primeira análise que devemos fazer é perceber quais são as funções necessárias para fazer andar a empresa, para operacionalizar a estratégia, ou seja para cumprir a visão e missão da empresa. Por exemplo, no caso da AFFINITY identificamos ao todo oito áreas funcionais: Governance, Sales, Service Delivery, Talent Management, Career Management, Marketing, Tecnologias, Payroll & Financial. Uma vez identificadas as áreas funcionais será desejável descrever de forma clara, sem detalhe excessivo, os vários processos e procedimentos dentro de cada área funcional. Os processos estão obviamente todos interligados. Recomenda-se que cada um destes processos tenha um owner interno que garanta e se responsabilize pela inovação contínua do seu processo, pela aplicação do mesmo transversalmente, pela sua auditoria, bem como pela interligação com os demais processos. O objectivo é permitir que hajam condições para que cada área se possa ir reinventando de modo a contribuir para o crescimento da empresa. Cada evolução deverá ser partilhada, comunicada, e se necessário apresentada via workshops internos.

4-º Passo – Inovação & Tecnologia. A inovação deve estar no centro das preocupações do gestor. Uma empresa que não inove de forma contínua é uma empresa que mais tarde ou mais cedo será ultrapassada por empresas mais inovadoras. No fim desaparece ou é comprada de forma amigável (ou hostil!). Uma empresa de serviços como a AFFINITY tem de inovar nos processos, nos procedimentos, no modelo organizacional, na comunicação bem como na tecnologia que usa nos seus processos core.
A tecnologia usada é sem dúvida um factor diferenciador. Sou apologista de usar tecnologia proprietária em detrimento de software já desenvolvido, nem sempre adaptado às reais necessidades da organização. Por outro lado, esta abordagem permite uma melhor e mais fácil evolução tecnológica da empresa face às inovações que vão sendo implementadas.

5.º Passo – Recursos Humanos. Após a conclusão da parte conceptual é preciso implementá-la. Uma das fases mais importantes é montar a estrutura necessária para implementação da estratégia definida. Uma empresa de serviços como a AFFINITY, tem como maior activo o seu talento. Como tal é fundamental recrutar bem e de forma adequada às reais necessidades da empresa. Um “bom” recrutamento é meio caminho andado para uma gestão fácil e resultados excepcionais. Devo realçar a importância de uma boa equipa no startup da empresa, pois é como numa casa, uma empresa com boas fundações terá muito mais hipóteses de vingar do que o seu contrário. Os colaboradores contratados devem enquadrar-se nos valores e estado de maturidade da empresa. A AFFINITY por exemplo contrata perfis que façam acontecer, criativos, inovadores, pró-activos, audazes. Em termos de recrutamento, sigo algumas regras simples para contratar qualquer colaborador. Valorizo a capacidade de criar empatia, alguém com sorriso genuíno, alguém curioso e com vontade de aprender, humilde, alguém que escreva bem pois é típico de alguém com clareza de raciocínio e alguém que goste de ler. Na AFFINITY tenho exemplos muito bem-sucedidos de pessoas sem o currículo necessário na fase de recrutamento, mas que quis apostar, pois reuniam as condições que referi anteriormente, e que conseguiram agarrar o lugar pelas suas características pessoais.

6.º Passo – Gestão de carreiras versus Meritocracia. Uma boa descrição de funções e planos de carreira associados são importantes para que cada colaborador esteja alinhado com a visão, missão e objectivos da empresa. Permitem que cada colaborador, em qualquer função, esteja esclarecido do que esperamos dele dentro da organização, bem como de que forma poderá contribuir para a evolução da mesma, e que carreira poderá alcançar. Sugiro que exista um verdadeiro trabalho criativo, descrição de funções simples, adaptado aos valores e processos da empresa. Não existem duas empresas iguais, pelo que replicar funções ou planos de carreira de outras realidades empresariais não será de todo o melhor caminho. Ao fim de um certo tempo ninguém entende o porquê de algumas questões, ou torna-se tão complexo, que ninguém usa. Cada carreira deve ter objectivos associados, simples, claros, ambiciosos, e negociados entre as várias partes. Anexado aos objectivos, deve existir um modelo de atribuição de recompensas quando os resultados são atingidos dentro de um modelo de valores, regras e comportamentos definidos. Finalmente, sugiro fortemente uma cultura de meritocracia em que cresce com a organização quem mais faz pela organização. Daí a escolha do slogan inicial “Growing Together”. O mérito tem a ver com boas práticas diárias e resultados (produtividade). O mérito não tem a ver com o ser bonito ou feio, ser amigo ou não, falar muito ou pouco. Tem a ver com acções, espírito de equipa, exemplaridade e resultados.

7.º Passo – Coaching. O coaching é uma palavra que está definitivamente na moda. O coaching é para mim um misto de gestão e de transmitir confiança nas pessoas que contratamos. O meu grande desafio actual é efectivamente desenvolver líderes que consigam desempenhar o papel de coach amanhã. Um coach para mim é alguém que “ajuda” outro profissional na sua progressão de carreira, sem se sentir “ameaçado” pelo percurso brilhante que o seu mentee possa vir a ter. Subscrevo que o sucesso de um bom líder está nos resultados da equipa/indivíduos que lidera, logo um bom coach só existe quando “forma” uma equipa ou um indivíduo, para que de futuro possa vir a ocupar um lugar de destaque na organização.

8.º Passo – Fun, Paixão e Ambiente de trabalho. A diversão e o elevado profissionalismo não têm que se incompatíveis. A AFFINTIY é certamente a prova disso mesmo! Como o fizemos? Em primeiro lugar optámos por uma apresentação não muito formal. Cultivamos diariamente a paixão pelo nosso trabalho através de uma missão inspiradora. Gostamos de celebrar as pequenas e grandes conquistas, gostamos de reunir as diferentes equipas em eventos informais ao longo do ano. Fomentamos uma cultura de partilha de informação, conhecimento e ideias. O ambiente físico de trabalho não será dos factores mais importantes mas tem influência directa na performance dos colaboradores. O espaço dos escritórios não tem que ser enorme, deve ser sim adequado às actuais necessidades da empresa. Dando o exemplo da AFFINITY, mudamos por quatro vezes de escritórios em dois anos e meio! Assim nunca entramos na monotonia! Os colaboradores devem ter orgulho em levar um cliente, consultor, amigo, filho ou familiar ao seu espaço de trabalho. Tenho seguido um padrão minimalista e de simplicidade, onde privilegio mobiliário claro e funcional. Tenho privilegiado uma abordagem em termos de decoração e layout desenvolvido pelos próprios colaboradores, dentro de cada unidade funcional ou de negócio da empresa. Permite uma melhor identificação do colaborador à empresa e sua equipa directa.

9.º Passo – Formação. A formação é fundamental. A formação é o elemento que permite padronizar a excelência. A formação permite replicar as boas práticas internas. É necessário dotar os colaborares de ferramentas e boas práticas (comportamentais e técnicas) necessárias para que se possam diferenciar nas suas equipas, nos clientes onde actuam, nos projectos que desenvolvem, e sejam capazes de fazer frente aos desafios do mercado. Todos os dias surgem novos concorrentes, novas tecnologias, novas práticas, mercado global, etc.

10.º Passo – Financiamento. A empresa ao avançar, deve ter um plano de financiamento para fazer face aos diversos compromissos que lhe esperam. Ou seja, um plano de cash-flow previsional. As necessidades de financiamento servem para pagar desde os salários, custos de estrutura, formação, fornecedores, os impostos diversos (SS, IRS, IRC, IVA), etc. Na minha opinião, o melhor cenário será encontrar um investidor (Business Angel), ou melhor ainda, vários, que partilhem a mesma paixão por novos projectos, pelo sector de activado, e já com alguma experiência, de preferência. Um outro cenário será recorrer à banca, mas com as limitações de empréstimos do mercado actual, bem como os custos financeiros adicionais que podem rapidamente tornar-se incomportáveis, ou mesmo limitadores para o crescimento da empresa. Existem ainda os chamados Venture Capital (Fundos de Investimento). Aqui a dificuldade é que são entidades que limitam, normalmente, o perímetro de decisão dos fundadores. Por outro lado, pretendem normalmente um retorno rápido do seu investimento, o que mais uma vez pode limitar a ambição e o crescimento da empresa no longo prazo. Chamo ainda a atenção para o facto de o prazo médio de pagamento registado, na nossa empresa, é de 45 a 60 dias, o que obriga a uma maior disponibilidade financeira. Se a isto somarmos um forte crescimento da organização, as necessidades de fundo de maneio ganham rapidamente contornos exponenciais. De uma maneira geral, quando se procede a este tipo da análise de carácter mais financeiro, nem sempre evidente de fazer, devemos optar primeiro por uma abordagem simples, e segundo pelo pior cenário.

Conclusão:
Empreender tem tudo a ver com acção. Nunca será o momento ideal para avançar, nunca teremos tudo o que precisamos, nunca iremos planear todos os cenários possíveis. O mais importante é agir, e fazer acontecer.

Os nossos objectivos para 2015 passam por alcançar uma estrutura com mais de 200 colaboradores, e isso no 3.º ano completo de actividade. Pretendemos abrir uma filial da empresa na zona Norte do País de forma a darmos seguimento aos vários pedidos que nos são enviados dessa zona.

Por Carlos Correia, CEO da AFFINITY
carlos.correia@affinity.pt