O modelo de trabalho híbrido é mesmo o mais implementado em Portugal? Saiba o que está a ser feito

Quatro anos depois da pandemia, um novo inquérito da JLL conclui que o trabalho híbrido é hoje o modelo mais adoptado pelas empresas a nível global. Cerca de 94% das entidades inquiridas pela JLL operam neste modelo.

O novo 2024 Global Occupancy Planning Benchmarking Report da JLL sublinha que os programas híbridos de ocupação estão em constante evolução para acomodar uma crescente variedade de actividades de trabalho, e em como as empresas podem olhar para a ocupação e design do espaço de trabalho de forma mais holística para integrar essas mudanças.

Com base nas perspectivas da JLL e nos dados acumulados de mais de 85 empresas que representam cerca de 58 milhões de metros quadrados em 12 sectores de actividade a nível mundial, o relatório de benchmarking elenca as melhores práticas para as empresas poderem utilizar o espaço de trabalho como um ativo para atrair e reter os melhores talentos.

Um dos factores críticos de sucesso para um espaço de trabalho híbrido é a capacidade de funcionar com padrões de ocupação que mudam ao longo da semana. Com quase 50% das empresas a tencionar expandir os seus programas híbridos nos próximos três anos, há uma oportunidade única para criar um espaço de trabalho mais dinâmico que integre a gestão de instalações, o planeamento do espaço e a tecnologia na tomada de decisões.

Um estudo realizado em Portugal pela JLL, em parceria com a AON, sobre os novos modelos de trabalho, mostra que 90% das empresas inquiridas adoptaram políticas de trabalho híbrido e que 72% consideram que o se escritório está preparado para acolher estes novos modelos de trabalho.

Contudo, e provavelmente em reconhecimento de que estes são processos dinâmicos, 60% das empresas preveem alterar a configuração ou localização do seu escritório nos próximos cinco anos. A importância do escritório físico para a actividade da empresa e bem-estar das pessoas é reconhecida por 95% das entidades inquiridas, mostrou ainda este estudo da JLL em Portugal, o qual inquiriu mais de 200 empresas a operar no mercado nacional em 17 setores económicos.

Já 94% das empresas inquiridas implementaram programas de trabalho híbrido. Além disso, nos próximos três anos, 45% diz que vai manter o seu programa e outros 49% afirma que vai expandir.  A adopção de metodologias de trabalho híbridas continua a evoluir e a influenciar o planeamento da ocupação e o design do espaço. A otimização do espaço, a melhoria da experiência do colaborador e o apoio aos estilos de trabalho em mudança são os grandes motores.

O estudo revela que 76% dos inquiridos estão a monitorizar dados de utilização do escritório, acima dos 62% que o faziam antes da pandemia (em 2019/2020). Partindo das taxas de desocupação como a métrica mais importante em todas as regiões, a monitorização de métricas de utilização continua a aumentar, impulsionada pelos avanços tecnológicos.

O aumento das políticas de partilha de secretárias e a redução dos rácios de utilização dos escritórios estão a suscitar uma necessidade de mudança. A definição de posto de trabalho é mais ampla, com 37% das empresas a contar com secretárias de hotelling (secretárias partilhadas, não designadas a uma pessoa, mas que podem ser reservadas) e 28% a contar com os lugares de touchdown (ocupação sem reserva, por um curto período) como um posto de trabalho no planeamento da ocupação. Assiste-se também a um aumento deste tipo de pontos de trabalho, e nos últimos três anos, 31% das empresas aumentou os espaços de touchdown, 29% aumentou as áreas de open-space de equipa e 18% aumentou as mesas colaborativas (bench seating)

Os modelos de trabalho híbridos e as formas de trabalhar estão a mudar, pois se é verdade que há uma maior necessidade de colaboração, também o há de privacidade. Nos últimos três anos, 38% das empresas aumentaram o número de espaços de concentração nos seus escritórios, e 42% aumentaram áreas colaborativas abertas.

Empresas com visão de futuro estão a olhar para a forma como a tecnologia de monitorização de utilização e de análise avançada pode criar eficiências na gestão e ocupação dos espaços de trabalho. 53% dos inquiridos investiram num sistema de reserva de espaço para apoiar a implementação dos programas híbridos, e 50% estão a usar esses sistemas como uma ferramenta para monitorizar a utilização do espaço. 75% dos inquiridos estão também a usar plataformas digitais de dashboarding para gerir, analisar e/ou medir a sua ocupação.