Cinco erros comuns na gestão de despesas das empresas (e como evitá-los)
A gestão de despesas é um processo fundamental em qualquer empresa para garantir que os recursos financeiros são utilizados de forma responsável e transparente. No entanto, é ainda fonte de muitas ineficiências, podendo mesmo provocar fricção com os trabalhadores. Para ajudar a optimizar o trabalho das equipas financeiras das organizações, a Paynest, plataforma integrada que simplifica os processos financeiros entre empresas e colaboradores, partilha cinco dos erros mais comuns na gestão de despesas e como evitá-los.
Folhas Excel, recibos em papel e aprovações via email são métodos ultrapassados que contribuem para erros humanos, fraudes e perda de tempo e dinheiro. A utilização de tecnologia que possibilite a automatização da gestão de despesas permite detectar inconformidades com orçamentos pré-estabelecidos ou políticas da empresa no momento da submissão, eliminando falhas e aumentando a precisão no controlo financeiro.
Sem um sistema bem delineado, a gestão de despesas torna-se demorada e inconsistente: informação dispersa, vaivéns de emails para esclarecimentos, pedidos parados sem seguimento. Definir um fluxo de aprovação claro e estruturado, suportado por ferramentas que viabilizem a intervenção de múltiplos aprovadores remove barreiras e traz fluidez, ao mesmo tempo que garante a uniformidade e rastreabilidade das despesas.
3. Reembolsos demorados
Quando é o colaborador a fazer o pagamento, a demora no reembolso pode agravar o seu stress financeiro e afectar a sua produtividade. A desburocratização do processo de submissão e aprovação de despesas e a automatização dos pagamentos põem fim a atrasos desnecessários, enquanto o recurso a transferências imediatas assegura que os colaboradores são reembolsados no momento em que a despesa é aprovada. Acabar com a incerteza e falta de transparência contribui para fortalecer a relação de confiança do trabalhador com o empregador.
4. Dispersão de informação
A ausência de visibilidade adequada sobre as despesas compromete o trabalho das equipas financeiras, dificultando a identificação de padrões de consumo, a verificação do cumprimento das directrizes da empresa e a consequente prevenção de gastos desnecessários ou fraudes. É essencial ter acesso a dados em tempo real para acompanhar as despesas à medida que estas acontecem. A implementação de dashboards interactivos e de relatórios personalizados permite maior transparência e um controlo mais rigoroso, auxiliando a tomada de decisões informadas.
5. Processar as despesas mensalmente
Por ainda ser um trabalho altamente manual, a generalidade das empresas espera até ao fecho do mês para fazer a reconciliação financeira e vincula os reembolsos a esse processo. Porém, esta acumulação de despesas aumenta o risco de falhas e discrepâncias. Tornar a reconciliação flexível e dissociá-la do reembolso através de um sistema integrado possibilita à empresa validar as despesas de forma contínua e garantir que os colaboradores são pagos de imediato.