As reuniões são uma perda de tempo? Saiba como optimizá-las em 7 passos

São muitos os líderes que dizem que estão constantemente presos em reuniões repetitivas. Reuniões em que as pessoas falam em círculos e nenhuma decisão é tomada. Recuperar esse tempo precioso requer disciplina. Neste sentido, a Forbes partilhou sete dicas que pretendem ajudar os líderes a optimizar o tempo das reuniões.

1. Nomeie um responsável para a reunião
A pessoa que nomear é a única pessoa que decide o objectivo de cada encontro. Para reuniões de equipa, o líder geralmente “detém” a reunião. Mas, para reuniões individuais, pode nomear uma pessoa que fique responsável.

2. Defina um objectivo
Idealmente, o objectivo é uma resposta a uma pergunta como: «O que pode ser realizado aqui, ao vivo, que não pode ser realizado offline?»

3. Defina e partilhe um planeamento
Um planeamento garante que há uma ordem do tempo para uma melhor organização da reunião. Cada item do planeamento é um tópico de conversa.

O planeamento deve ser criado pelo responsável da reunião e partilhado com todos antecipadamente, através de um convite de calendário, ou de um documento compartilhado.

4. Evite a comunicação unidirecional
Há muitas informações que não precisam de ser partilhadas verbalmente. Reserve o horário da reunião para informações sensíveis ou diferenciadas que deseja discutir ao vivo.

5. Esteja presente e atento
Desactive as notificações, beba água ou faça o que for necessário para garantir a sua presença numa reunião e esteja atento. Não faça outras tarefas durante a reunião.

6. Personalize decisões
O papel de um líder, independentemente do sector, é criar as condições para que a sua equipa possa ter sucesso. As reuniões são um mecanismo para apoiar isso mesmo. Ao redefinir o planeamento da reunião, lembre-se de que cada pessoa tem necessidades diferentes.

O objectivo das reuniões é gerar mais eficiência. Mantenha a sua mente aberta sobre como fazer isso por si e pelos outros. A maneira como alguém se sente ao deixar uma reunião, vai afectar a sua marca pessoal e o seu nível de produtividade. Encontre maneiras de implementar isso de modo autêntico e eficaz para aqueles com quem trabalha.

7. Defina expectativas claras e cumpra
Depois de decidir sobre a organização da reunião desejada, defina expectativas claras com os outros e explique por que está a fazer essas alterações.