As tarefas do dia-a-dia (profissionais e pessoais) são tantas que precisa de fazer “to do lists” para não se esquecer de nada? Essa não é a melhor solução

Com ritmos de trabalho acelerados, mil e uma tarefas profissionais para executar e outras tantas na gestão da vida pessoal e familiar, numa janela temporal limitada, não admira que algumas nos passem. Para que as tarefas caídas no esquecimento sejam em menor número possível, são várias as soluções disponíveis.

Há quem crie, diariamente, listas para tudo e, ao final do dia, “pique” aquelas que estão concluídas e as que, inevitavelmente, terão de passar para o dia seguinte.

A blogger Deb Tennen–Zapier defende que agendar tarefas num calendário, além de libertar a mente, confere a devida obrigatoriedade na sua execução, e reflecte sobre as vantagens de manter uma agenda actualizada para determinadas tarefas.

Coloca o foco na data

Numa lista de tarefas, a data de execução ou um lembrete são secundários: criamos a tarefa e depois adicionamos a dat. Num calendário acontece o oposto: escolhemos a data e depois adicionamos a tarefa. Com essa mudança de foco, é mais provável manter e cumprir a data. Além disso, confere às tarefas mais sazonais – como marcar consultas médicas – um carácter de urgência.

As tarefas tornam-se eventos

Psicologicamente, é mais fácil adiar uma tarefa do que um evento. Claro que os eventos não são realmente eventos (as Finanças não vão bater à porta a pedir a entrega da declaração de IRS) mas a urgência está lá.

Cria tempo no dia para essa tarefa

Este sistema não é novo, o chamado “time blocking” mas é muito eficaz. Se a tarefa está no calendário, já houve uma gestão de tempo para a colocar lá. E se algo extra surgir, Podemos sempre afirmar que já temos um compromisso assumido.

A blogger deixa as várias categorias de tarefas que devemos adicionar ao calendário e não a uma lista de “to do”.

• Tarefas recorrentes, como verificar a pressão dos pneus ou pagar o condomínio.
• Datas de validade de documentos e renovação de apólices, como a carta de condução ou o passaporte (mas, atenção, não agende a renovação para o último dia!).
• Tarefas que acontecem apenas uma vez por ano, como matricular os filhos ou o check-up médico anual.

Se ainda não está convencido, experimente adicionar automaticamente todas as suas tarefas (ou aquelas que cumprem determinados requisitos) ao seu calendário. Brevemente vai perceber as vantagens dos eventos no calendário e passará a usá-lo mais regularmente.