Cinco ideias para melhorar a cultura organizacional através da comunicação

A pandemia de COVID-19 trouxe desafios acrescidos à manutenção de uma cultura corporativa forte e partilhada. A Comunicação Interna desempenha um papel fundamental para o conseguir.

Como as empresas se adaptaram rapidamente a ambientes de trabalho remotos devido à pandemia de COVID-19, a cultura organizacional pagou o seu preço. As opções de trabalho à distância permitiram que as empresas continuassem a fazer negócio. Ainda assim, não há como negar o facto de este tipo de ambiente de trabalho ser desprovido de elementos fundamentais, como a linguagem corporal, por exemplo. Isto aplica-se certamente a empresas que anteriormente dependiam da comunicação presencial, mas também afecta empresas que já tinham uma força de trabalho descentralizada antes do início da pandemia.

No entanto, a cultura organizacional não é um desafio apenas como consequência de uma pandemia global. Pode ser uma dificuldade para qualquer empresa, em qualquer altura – e mesmo quando o negócio é lucrativo. Dar prioridade a uma comunicação interna eficaz é crucial para influenciar a cultura da empresa.

Eis cinco ideias relativamente simples de comunicação interna que ajudam as empresas a conseguirem melhorar a sua cultura organizacional.

1. Criar programas formais de feedback interno que facilitam a partilha
Muitas vezes, os colaboradores aparentemente abstraídos têm muito a dizer quando lhes é pedido. E precisam de ser questionados de uma forma que os faça sentir-se à vontade para partilharem as suas ideias e feedback.

Para alguns, uma opção adequada é criar uma caixa de sugestões digital que permita a um colaborador partilhar ideias, feedback ou dúvidas de forma fácil e anónima (se preferirem).

Para outros, será mais eficaz que um dos membros (ou dois) da liderança sénior da sua empresa os contacte e fale com eles individualmente.

Independentemente do tipo de sistema usado, o programa tem de facilitar a auscultação dos colaboradores. Depois, esse feedback deve ser partilhado de forma responsável com a equipa de liderança, para que possam ser determinadas e tomadas as acções apropriadas – ou para que a equipa de liderança trabalhe com uma noção adequada e semelhante das dúvidas dos colaboradores.

2. O feedback dos colaboradores tem de ser um ponto da agenda em cada reunião da equipa de liderança Especialmente agora, os executivos estão a ser puxados em tantas direcções que precisam de ser intencionais na recolha, escuta e partilha do feedback dos colaboradores. O enfoque cultural nesta área deve vir do topo – os gestores precisam de saber que o principal líder da empresa (quer seja o CEO, director-geral, ou outra pessoa) valoriza o feedback regular dos colaboradores.

Ao estabelecerem o feedback dos colaboradores como um ponto regular da agenda nas reuniões da equipa de liderança, as empresas podem encorajar e autorizar os líderes seniores a serem mais atenciosos e pró-activos a pedir o feedback dos colaboradores. Ao fazê-lo, podem também levar os líderes seniores a comunicar esse feedback, verticalmente aos seus principais executivos e horizontalmente aos seus pares.

Quanto mais os executivos de uma empresa se alinharem nesta área, melhor.

E isso começa por se falar abertamente sobre o assunto.

3. Os contributos de um grupo diversificado de executivos devem ser reunidos antes de se fazerem grandes anúncios da empresa
Tal como um executivo de Marketing ou de Comunicação pediria (e deveria receber) contributos sobre uma publicidade externa da empresa antes da sua distribuição, os executivos relevantes devem antever quaisquer anúncios internos. Isto ajuda a melhorar a forma como a informação é partilhada (as palavras utilizadas ou o meio, como o email ou uma videochamada, por exemplo). Pode também ajudar a antecipar – portanto mitigar – quaisquer consequências ou reacções negativas.

Os líderes seniores e os gestores intermédios devem estar sempre preparados com tópicos de conversa recomendados ou exemplos de respostas a perguntas esperadas. Desta forma, as empresas podem dar poder aos gestores, e os colaboradores podem sentir uma ligação mais profunda com a empresa. Se o seu gestor directo não está informado, o que significa isso para os colaboradores?

4. Encorajar a comunicação de cima para baixo
A informação importante dos colaboradores fica muitas vezes presa e nunca chega aos principais líderes, que podem tomar medidas ou trabalhar para resolver um problema. Uma razão comum é que os gestores ou colaboradores podem não sentir que os líderes seniores querem ouvir falar sobre o assunto ou saber quem é a pessoa apropriada com quem falar.

Mas as empresas não podem simplesmente confiar na comunicação ascendente e esperar que ela aconteça, sem que haja uma ênfase na comunicação que flui para baixo e se centra nos colaboradores.

O conceito de transparência surge frequentemente no contexto da comunicação interna e do envolvimento dos colaboradores. Para além disso, porém, está a importância de se dar prioridade à partilha de informação. Se os colaboradores virem que a sua liderança quer comunicar com eles, isso abre um diálogo de duas ou mais vias que beneficia toda a organização.

5. Ouvir para compreender em vez de ouvir para responder
Infelizmente, muitas pessoas escutam para responder, o que significa que enquanto alguém está a falar, a pessoa que ouve está apenas a formular o que vai dizer de volta. Isto faz com que a pessoa que supostamente está a ouvir esteja mais concentrada na sua própria opinião do que na compreensão da ideia, questão ou dúvida.

Deve ser empregue a escuta activa, e relembrar que não há problema – sendo até positivo – em fazer uma pausa e processar as informações antes de se responder. E certos itens podem exigir algum tempo (um período de dias ou semanas) até que a empresa possa dar uma resposta adequada.

Além disso, muitos colaboradores podem dar mais valor à escuta e compreensão de um líder do que a uma resposta.

A cultura organizacional é um indicador vital da saúde de uma organização, e qualquer empresa pode beneficiar de um maior enfoque na comunicação interna como meio para melhorar. precisam de ser intencionais na recolha, escuta e partilha do feedback dos colaboradores. O enfoque cultural nesta área deve vir do topo – os gestores precisam de saber que o principal líder da empresa (quer seja o CEO, director-geral, ou outra pessoa) valoriza o feedback regular dos colaboradores. Ao estabelecerem o feedback dos colaboradores como um ponto regular da agenda nas reuniões da equipa de liderança, as empresas podem encorajar e autorizar os líderes seniores a serem mais atenciosos e pró-activos a pedir o feedback dos colaboradores. Ao fazê-lo, podem também levar os líderes seniores a comunicar esse feedback, verticalmente aos seus principais executivos e horizontalmente aos seus pares. Quanto mais os executivos de uma empresa se alinharem nesta área, melhor.

Fonte: Forbes; de autoria de Lyndsi Stevens, vice-presidente de Marketing na Celerium