Entrevista à directora-geral da Microsoft: “É preciso começar a planear o depois, o re-imaginar”

«O mais crítico nesta crise, tendo em conta a sua velocidade e impacto, é rever diariamente o plano e ajustá-lo sempre que necessário». Quem o defende é Paula Panarra, directora-geral da Microsoft Portugal, que partilhou com a Human Resources as prioridades na gestão desta crise. 

Quando e quais as medidas prioritárias adoptadas na Microsoft Portugal? Como foi traçado o plano de contingência?
A Microsoft Portugal implementou medidas de prevenção e de protecção para  os seus colaboradores, clientes e parceiros em colaboração com a equipa global de segurança, composta por especialistas internacionais, atendendo às directrizes emitidas a nível local pelo Ministério da Saúde.

Temos um planeamento que garante a continuidade das nossas operações comerciais e a dos nossos parceiros. Nele incluem-se acordos de trabalho flexíveis para os colaboradores e um abrangente programa de continuidade de negócios alinhado com o que é determinado pela equipa global de suporte. Em resultado, pedimos aos nossos colaboradores para continuarem as suas actividades a partir de casa, passámos os encontros e reuniões agendadas para encontros virtuais e cancelámos todas as viagens de trabalho não essenciais.

Em quanto tempo conseguiram dar resposta a esta situação de excepção?
A dimensão e natureza multinacional do negócio da Microsoft impõe que se mantenham planos de contingência sempre actualizados e, por isso, conseguimos responder às circunstâncias de forma célere e ágil, beneficiando também da consciência colectiva dos nossos colaboradores e do hábito que têm de trabalhar remotamente. Temos as ferramentas e o conhecimento necessários para continuarmos produtivos. Apenas ajustámos o nível de intensidade da utilização das mesmas.

O que foi mais difícil gerir?
O surto de coronavírus colocou-nos a todos a viver tempos sem precedentes na vida moderna e, por isso, diria que o mais complexo é assegurar o bom equilíbrio para as nossas pessoas entre trabalho remoto e a nova realidade familiar. Assegurar que mantemos os níveis de produtividade necessários, mas com a preocupação do bem-estar de todos. Manter uma comunicação frequente, clara, disponível e empática é fundamental.

O que considera fundamental na gestão de uma situação de crise como esta?
A melhor forma de gerirmos uma crise é antecipá-la o mais possível e planear a sua mitigação com a devida ponderação. Depois, temos a fase de reacção, que é igualmente importante, e cujo sucesso depende muito das fases anteriores e dos mecanismos que foram criados para lhe fazer frente. O mais crítico nesta crise, tendo em conta a sua velocidade e impacto, é rever diariamente o plano e ajustá-lo sempre que necessário. E, logo que possível, ou seja, quando a estabilidade do “novo normal” o permitir, começar a planear o depois, o “re-imaginar”
do futuro.

Qual é o papel que os gestores, nomeadamente de pessoas e comunicação, assumiram na gestão desta situação?
Os gestores de pessoas e de comunicação são fundamentais neste processo, tanto ao nível da preparação de crise, como na reacção e na gestão, na medida em que são os protagonistas da transmissão da informação e da mobilização das organizações. Para além disso, no actual contexto, é importante que os líderes mantenham um espírito positivo e um contacto frequente com as equipas, garantindo o seu bem-estar e equilíbrio, enquanto dão continuidade ao negócio. Por último, temos de nos manter motivados e conseguir motivar os que trabalham connosco, para que, juntos, consigamos ultrapassar as dificuldades que o momento impõe.

E quando a crise passar, já conseguem antever algumas consequências?
Esta realidade de necessidade de afastamento social por motivos de saúde pública trouxe, sem dúvida, uma aceleração de modelos de trabalho e de aprendizagem remoto, bem como de disponibilização e consumo de serviços digitais, que nunca voltarão ao ponto de partida. E que serão passos importantes no “re-imaginar” da transformação digital das empresas no regresso “à normalidade”.

Que lições acredita que os gestores vão poder retirar daqui?
Que a mudança é mesmo uma constante. Que pode ser motivada pelas necessidades do mercado, ou por factores imprevisíveis como este que vivemos.

Como gestores e líderes, devemos estar preparados para o inesperado, antecipar situações de mudança e preparar as nossas equipas para uma atitude de agilidade, necessária nestes tempos. Devemos manter a responsabilidade e a operacionalidade das nossas equipas, garantindo uma comunicação frequente que assegure o bem-estar, a motivação e a informação de todos. É esperado também de todos os gestores e líderes que, desta situação, retirem a importância de liderar com empatia, mantendo a consciência das diferenças individuais. O bem-estar dos colaboradores é parte integrante do sucesso da equipa.

A capacidade de repriorizar tarefas torna-se também essencial quando o novo normal apresenta um ritmo de mudança surpreendente. Adicionalmente, é importante transmitir uma atitude positiva a todos os colaboradores, parceiros e comunidade, para que todos consigamos crescer enquanto profissionais, enquanto sector, enquanto sociedade.

E que todas as situações mais difíceis e desafiantes são na verdade também momentos de oportunidade.

Inadvertidamente, acabou por se criar a maior experiência de trabalho remoto de sempre no mundo. Acha que, quando tudo passar, alguns hábitos vão mudar?
Sem dúvida. Este acontecimento levou milhões de pessoas em todo o mundo a migrar para o trabalho remoto, uma realidade muito presente na Microsoft, que procuramos facilitar e estimular junto de outras organizações e que, acredito, se tornará muito mais comum de agora em diante. Sobretudo, porque mui- tas organizações perceberam que a tecnologia existente já permite manter a produtividade sem que as pessoas estejam fisicamente próximas, tal como o demonstrou o Microsoft Teams, a nossa ferramenta de colaboração remota, que tem ajudado profissionais e comunidade educativa a manterem-se produtivos e conectados.

O Microsoft Teams permite manter a colaboração através de vídeo e conferência e coedição de documentos em simultâneo, suportando a área de gestão de pessoas: formações online, realização de live events e uma activa comunicação interna. É ainda possível dar continuidade aos processos de recrutamento e onboarding, garantindo a continuidade do negócio.

Podemos dizer que estamos todos mais preparados para uma forma de viver – e trabalhar – que é híbrida. Não trabalhamos apenas no escritório, em casa ou até numa esplanada, vamos sim
adaptando a nossa forma de viver e trabalhar às circunstâncias do dia-a-dia. Estamos todos mais preparados para situações inesperadas, como recuperação de bem-estar pessoal, e temos todos mais capacidade para trabalhar remotamente, mantendo um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Esta entrevista faz parte do tema de capa da edição de Abril da Human Resources, nas bancas.