Está a perder eficiência e produtividade? Estas dicas vão ajudar a inverter isso

A eclosão da Covid-19 levou a que muitas pessoas passassem a trabalhar a partir de casa. Trabalhar remotamente oferece vantagens, como poupar tempo e dinheiro em deslocações, mas pode também aumentar os níveis de stress, sobretudo para quem não estava preparado para esta mudança repentina.

A ManpowerGroup Portugal partilha dicas e conselhos para ajudar colaboradores e empresas a adaptarem-se a estes novos dias, sem perda de eficiência e produtividade.

«Sabemos que para trabalhar neste modelo é necessário grande autodisciplina e capacidade de foco. A verdade é que, no actual contexto, muitos terão que trabalhar a partir de casa, tendo ou não essas competências. Nesses casos, é importante reforçar as rotinas que potenciam esse foco e evitam as distracções», sublinha Rui Teixeira, chief Operations officer da ManpowerGroup Portugal.

O teletrabalho altera também as habituais rotinas de gestão das equipas, muito assentes na presença e na comunicação directa, o que obriga as lideranças a adaptarem-se. «Para gerir, motivar e comprometer equipas em trabalho remoto são necessários novos comportamentos. É fundamental que os líderes sejam claros na definição e seguimento dos objectivos, mas também que sejam capazes de confiar nas suas equipas para os concretizar. É ainda necessário assegurar que dedicam tempo para a comunicação, garantindo o bom acompanhamento das pessoas, sobretudo nesta fase de turbulência, mostrando compreensão e uma atitude positiva», acrescenta Rui Teixeira.

E nestes tempos de dúvidas e instabilidade, há um factor que pode fazer a diferença. «A empatia é crucial neste momento. Muitos de nós estamos a trabalhar a partir de casa, a enfrentar, por um lado, este momento difícil, e por outro, a tentar melhorar a forma de liderar e envolver as equipas remotamente. E a cada dia que passa torna-se tudo mais complexo devido à emergência da Covid-19. É fundamental que percebamos que estamos todos no mesmo barco, a equilibrar num único espaço trabalho e vida pessoal, e que estamos todos a dar o nosso melhor», conclui o chief Operations officer.

Para que os colaboradores se mantenham focados, a ManpowerGroup deixa um conjunto de dicas:

– Criar um espaço de trabalho
É importante escolher um espaço livre de distracções. Desligar-se das redes sociais, a não ser que estas sejam essenciais para a execução do trabalho, poderá ser uma ajuda preciosa. Para quem partilha o espaço com outras pessoas, é importante definir regras claras sobre barulho e momentos para pausas, de forma a salvaguardar uma sã convivência.

– Estabelecer um horário de trabalho
É importante definir horas para começar e terminar o dia de trabalho. Agendar, por exemplo, uma reunião todas as manhãs é uma forma de assegurar que o dia começa sempre a horas. Por outro lado, é também importante desligar à hora estabelecida.

– Manter-se conectado
Estabelecer check-ins diários para manter a comunicação aberta e frequente com chefias e colegas.

– Fazer uso das plataformas tecnológicas
Telemóvel, email e chat são já formas habituais de comunicar, mas usar a videoconferência, por exemplo, poderá ajudar os colaboradores a sentirem-se mais conectados e a diminuir o isolamento. As videochamadas motivam ainda os utilizadores a vestirem-se como se fossem trabalhar, o que contribui para mudar o mindset durante o dia.

– Ser produtivo e pró-activo
É fundamental ser tão produtivo em casa como no escritório. Pedir aos colegas e chefias que solicitem pontos de situação regulares poderá ser uma ajuda para manter o foco. É também importante alertar os colegas sempre que existam atrasos na entrega de trabalhos programados.

– Gerir o tempo
É importante ser eficiente na gestão do tempo e conseguir identificar picos de performance – por exemplo de manhã antes dos restantes elementos da família acordarem – para ajudar a maximizar a produtividade.

– Fazer pausas
É fundamental fazer pausas de 10, 20 minutos, de duas em duas horas, para relaxar os músculos, ler um artigo, contactar a família ou outros amigos em trabalho remoto. Esta mudança de foco aumentará depois os níveis de produtividade.

– Ser flexível e paciente
Mais do que nunca é importante ser flexível e paciente. É normal que enquanto as empresas procuram dar resposta à necessidade de equipar todos os colaboradores para o trabalho remoto, existam atrasos nas respostas, quer dos colegas, quer das chefias, quer da própria tecnologia.

Às empresas e aos líderes, a quem cabe assegurar uma transição sem sobressaltos e quebras de actividade, a ManpowerGroup deixa também um conjunto de estratégias:

– Facultar ferramentas de trabalho que coloquem todos os colaboradores ao mesmo nível no que respeita ao acesso à tecnologia.

– Ajudar as pessoas a aprenderem e a adaptarem-se a novos papéis e a novas formas de trabalhar através da formação, que deverá transitar também para o formato digital, por exemplo através do uso de webinars e tutoriais online.

– Criar uma cultura que habilite os colaboradores a desenvolverem a sua capacidade de aprendizagem e a actualizarem as suas competências de forma contínua. Com uma revolução de competências em marcha no mercado de trabalho, as empresas, para se manterem competitivas, devem assegurar que as pessoas se qualificam e requalificam, de forma a permanecerem motivadas e continuarem a acrescentar valor ao longo do tempo.

– Criar uma estrutura remota para equipas, através do agendamento de reuniões e check-ins informais, para que os colaboradores se sintam incluídos e compreendam o valor do trabalho que desenvolvem.

– As lideranças devem ainda fazer reuniões individuais para manter o contacto com os membros da sua equipa. Segundo um estudo da Buffer, 20% dos trabalhadores em teletrabalho enfrentam dificuldades com a colaboração/comunicação; 20% dizem que a solidão é o seu principal desafio e 18% afirmam ter dificuldades em desconectar após o trabalho. É importante contrariar este efeito com pontos de contacto regular.

– Pensar a longo prazo. A reacção ao surto de COVID-19 vai deixar um legado a partir do qual será possível construir uma forma de trabalhar mais próxima das necessidades das pessoas, demonstrando que é possível superar as barreiras físicas.

– Por fim, pensar no trabalho remoto não como um desafio a ultrapassar, mas como uma vantagem a conquistar, não limitar o trabalho a um espaço físico democratiza oportunidades e abre um novo mundo de possibilidades.