Estas 10 dicas vão melhorar a produtividade na sua empresa

Melhorar a produtividade é um objectivo permanente de qualquer empresa, ou não fosse este um elemento crítico no sucesso do negócio e um reflexo claro de que os recursos disponíveis estão a ser usados de forma eficiente e gerando o melhor retorno.  

A Inovflow deixa 10 recomendações que podem ajudar a aumentar a produtividade na sua empresa.

1. Definir prioridades e manter o foco no mais importante 
Um dos maiores inimigos da eficiência é tentar “apagar todos os fogos” ao mesmo tempo. Começar a semana a fazer uma lista de tarefas e uma estimativa do tempo que cada uma vai demorar a ser cumprida é importante. Definir prioridades é uma forma de organizar ideias e orientar esforços para o que mais interessa. Use-a e incentive os colaboradores a fazer o mesmo.

2. Planear o trabalho semanal
Com as prioridades alinhadas é mais fácil planear o trabalho para cada dia, de preferência privilegiando um encadeamento de tarefas, que aproxime actividades semelhantes e com o mesmo mindset. Ferramentas que usamos no dia-a-dia, como o Outlook, podem dar uma ajuda preciosa para aumentar a produtividade neste campo, através do calendário, dos lembretes ou da notificação directa de outros participantes num determinado evento, sem sair do lugar. Certifique-se que os colaboradores sabem tirar partido destas ferramentas.

3. É mesmo preciso fazer uma reunião?
Já calculou o tempo e custo gastos por semana com reuniões? Quantos assuntos se podiam resolver com um telefonema ou com um email? Mesmo para situações que exigem uma interação mais próxima não faltam ferramentas digitais que aceleram e optimizam o processo. O Microsoft Teams, uma solução de colaboração que inclui chat e videoconferência altamente fiável e fácil de usar, é um bom exemplo. Junta interlocutores à distância, permite partilhar apresentações, inserir ficheiros, trabalhar com aplicações empresariais, enviar mensagens instantâneas e assegurar ao mesmo tempo a segurança da informação.

Esta ferramenta, que faz parte do Office 365 também é excelente para aproximar e facilitar o trabalho de equipas remotas, criando um espaço comum acessível por todos em qualquer altura, lugar e dispositivo.

4. Fazer da empresa um livro aberto, escrito por todos
As empresas que conseguem envolver verdadeiramente os colaboradores no projecto são mais produtivas e há muitas formas de trabalhar este compromisso. Fomentar a partilha e a troca de ideias são sem dúvida aspectos importantes, tal como manter uma comunicação frequente e transparente sobre a estratégia da empresa. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar. Uma intranet é um espaço privilegiado para comunicar, interagir e partilhar documentos que agilizem o trabalho das equipas, mas também para receber ideias e contributos.

5. Trabalhar em mobilidade faz a diferença
No ambiente de trabalho moderno é fundamental conseguir trabalhar fora ou dentro do escritório com a mesma facilidade e agilidade. Hoje em dia qualquer investimento tecnológico tem que ter isto em consideração. Capacitar as equipas e fomentar a sua produtividade implica conseguirem exercer de forma eficiente as suas funções onde quer que estejam.

Desde o software de gestão, ao CRM, aplicações de field service, recursos humanos ou logística, devem proporcionar as mesmas funcionalidades e experiência de utilização independentemente do equipamento de acesso. Aqui é muito importante a questão da segurança dos dados corporativos e a adequada gestão de perfis.

6. Manter o local de trabalho organizado
Há quem diga que se orienta melhor no meio da desorganização, mas não é o que defendem os especialistas. A arrumação e a limpeza do espaço influenciam positivamente o ambiente de trabalho. Imprimir apenas o que realmente é preciso e arrumar todos os documentos que chegam à secretária nas pastas ou gavetas de destino são formas de fugir ao caos e bons exemplos para dar aos colaboradores. Não se esqueça deles.

7. O espaço digital também precisa de organização
A organização não pode ficar pelo espaço físico, quando trabalhamos maioritariamente num espaço digital. As ferramentas de trabalho colaborativas, acessíveis a partir da cloud, não são apenas uma forma de dinamizar o trabalho em equipa, o que só por si é um forte impulso para melhorar a produtividade. Ao permitirem que várias pessoas trabalhem no mesmo documento ou guardem ficheiros na mesma conta do OneDrive dispensam a criação de múltiplas versões e outras tantas pastas para os guardar em localizações dispersas e muitas vezes apenas acessíveis pelo próprio. A partilha de conhecimento cria sinergias fundamentais para a evolução de todos como equipa.

8. Automatização de processos
Pense nas actividades mais desgastantes, consumidoras de tempo e propensas a erro humano na sua empresa. Sabia que grande parte delas pode ser automatizada com fortes ganhos em termos de produtividade e foco no que realmente importa? Desde um portal de compras para gerir centralmente as respectivas tarefas até um portal de recursos humanos para desmaterializar actividades administrativas e dar autonomia aos colaboradores a partir de uma única plataforma, ou desenvolver rapidamente fluxos de trabalho à medida e converter processos de negócio em aplicações de gestão.

9. Definir prazos e metas para aumentar o foco nos resultados
A disciplina é importante em tudo na vida. Seguir um guião, com limites definidos não deve ser encarado como um bloqueio à criatividade, mas como uma bússola para manter o caminho certo até ao destino. Tente incutir este espírito na empresa, com metas realistas e possíveis de cumprir, para que os colaboradores as assimilem como uma forma de manter o foco e treinar a capacidade de centrar atenções no que realmente interessa. Experimente-a também nas suas tarefas e, mais uma vez, ensine pelo exemplo para melhorar a produtividade geral.

10. Pausas estratégicas para dias mais produtivos
Entrar na empresa às 8h00 e só sair da frente do ecrã ao final do dia pode não ser a forma mais produtiva de aproveitar o tempo. São muitos os estudos que referem a importância de fazer pausas periódicas para tornar o dia menos esgotante e mais produtivo. Adopte esta máxima e propague-a pela empresa. A postura certamente vai agradar aos colaboradores e no fim do dia o trabalho rende mais, o que é bom para todos. Uma das recomendações mais citadas aponta para uma pausa de 10 minutos por cada 90 minutos de trabalho.