Grupo FHC: Manter a proximidade com os colaboradores

A Comunicação Interna assume particular importância no Grupo FHC, dada a sua grande heterogeneidade de colaboradores.

No Grupo FHC, a Comunicação Interna é vista como uma ferramenta que tem vindo a ajudar na criação e desenvolvimento de uma cultura singular e transversal a todas as empresas que constituem o Grupo.

Consciente da influência positiva de que uma comunicação transparente contribui para a confiança dos colaboradores, o Grupo FHC mantém e consolida, diariamente, a proximidade dos colaboradores e das suas equipas: conhecer, adaptar e respeitar a individualidade de cada equipa para uma comunicação mais eficaz é o objectivo, conforme explicou à Human Resources Portugal Inês Madeira, directora de Capital Humano do Grupo FHC.

Que mudanças os anos recentes e as respectivas transformações a nível do trabalho trouxeram para a área da Comunicação Interna?
Sem dúvida que uma das maiores mudanças está relacionada com os desenvolvimentos tecnológicos e com a adopção do telefone móvel como a ferramenta complementar de comunicação no meio empresarial. Muito embora o mesmo já fosse uma ferramenta importante, o desenvolvimento das plataformas alternativas de comunicação colocaram-no num patamar de extrema relevância face à facilidade com que, em qualquer lugar, nos permite, rapidamente e de forma fiável, comunicar.

A adopção em larga escala desta ferramenta, aliada à normalização do trabalho à distância, pressiona o estudo de novos modelos de comunicação interna. Concretizar metodologias direccionadas às novas ferramentas de comunicação, tendo em conta a distância do colaborador é, sem dúvida, o maior desafio das empresas.

A introdução dos modelos híbridos de trabalho aumentou a necessidade de comunicar internamente? O que mudou a nível de abordagem, canais e conteúdos?
Em 2020, como a maioria das empresas, tivemos de acelerar a resposta a modelos de trabalho diferentes daqueles que estavam preconizados na nossa realidade. O cenário de pandemia impulsionou o desenvolvimento de modelos de trabalho à distância, através dos quais demos resposta à necessidade de ter os nossos quadros a trabalhar com níveis de rendimento similares ao trabalho presencial. Este tipo de modelo de trabalho obriga necessariamente a um esforço adicional dos envolvidos quando comunicam, quanto mais não seja porque a comunicação verbal e presencial obvia muitas das dificuldades da comunicação escrita e à distância. Não nos esqueçamos que uma das riquezas da comunicação presencial reside na análise da linguagem corporal.

Não encontramos alterações significativas nos canais e nos conteúdos anteriormente utilizados, apenas apontamos o desenvolvimento quase transversal das competências de comunicação à distância por parte dos nossos colaboradores. Sobre as abordagens, houve, naturalmente, uma adaptação resultante das exigências dos novos modelos de trabalho.

Existem desafios acrescidos?
Sem dúvida! Para além de muitos colaboradores das diferentes empresas do grupo trabalharem agora à distância, temos equipas em regimes flexíveis. Para todos temos de garantir que a mensagem e ADN da organização permanecem inalterados. Para que tal seja possível, para além das metodologias de comunicação direccionadas especificamente às ferramentas tecnológicas, tem havido um reforço por parte dos responsáveis e líderes em aproximar colaboradores e em desenvolver estratégias que possibilitem e promovam o sentimento de pertença às equipas e à empresa.

Quais os canais de comunicação interna no Grupo FHC e que tipos de conteúdos são veiculados?
Como canais privilegiados de comunicação interna utilizamos o Portal do Colaborador e o email corporativo. No caso do Portal de Colaborador, por se tratar de uma aplicação desenvolvida pela Equipa de IT interna, a mesma foi customizada à medida das nossas necessidades garantindo o estabelecimento de um canal bidireccional com partilha de informações com os colaboradores por um lado, e recepção das suas sugestões ou pedidos de esclarecimento por outro. Este portal congrega toda a informação relevante para o colaborador e, tendencialmente, constituir-se-á como a ferramenta de eleição para a comunicação interna do Grupo.

Que práticas ou iniciativas de Comunicação Interna implementaram ou desenvolveram mais recentemente?
Para além das incluídas no desenvolvimento contínuo do Portal do Colaborador, apontamos a admissão de novos colaboradores, com indicação do departamento ou a partilha de actividades que são organizadas na rentrée do novo ciclo pós-férias.

A newsletter digital do Grupo FHC assume- se também como um veículo de comunicação interna e de partilha de informação relevante na comunidade.

De que forma trabalham para que a mesma mensagem chegue a uma população diversa de colaboradores?
Face ao estágio de desenvolvimento da cultura de Grupo, tentamos, tanto quanto possível, construir mensagens cujo conteúdo possa ser considerado universalista no nosso contexto funcional. Patrocinamos também as dinâmicas diárias de grupo que podem ser transversalmente aplicadas às empresas do Grupo e que visam como fim único criar dinâmicas que podem ser facilmente reconhecidas como integrantes nas tarefas do dia-a-dia.

A título de exemplo, indicamos as sessões de trabalho por temas funcionais compostas por elementos das várias empresas, cujo principal propósito é a partilha de acções estratégicas entre os gestores de topo, que depois é transferida para as chefias intermédias, criando uma maior aproximação.

Adicionalmente, como complemento às rotinas diárias de troca de ideias entre os nossos colaboradores, realizamos reuniões diárias de 10 minutos a que chamamos “Dailys” e promovemos as comunicações através de dashboards repletos de grafismos facilmente interpretáveis.

Do feedback recolhido e respectiva análise, os colaboradores valorizam as iniciativas de comunicação interna?
A nossa experiência indica-nos que qualquer iniciativa de comunicação interna, que em última instância promove o sentimento de pertença do colaborador, é altamente valorizada pelo mesmo. Uma das iniciativas que promovemos e que tem uma clara adesão por parte dos colaboradores é o nosso encontro anual. Um evento que, para além de criar grande expectativa, promove o blend in entre os colaboradores das várias empresas do Grupo. Realçamos, ainda, a diversidade dos eventos que promovemos ao longo do ano, os quais concorrem para o sentimento de pertença entre os colaboradores. Se a estes eventos acrescentarmos os vários adereços que são partilhados com os colaboradores, como por exemplo, o kit onboarding, pulseiras, canecas, t-shirt, kit escolar, entre outras, infere- se facilmente o comprometimento do Grupo para com a disseminação de uma cultura una e síncrona.

O feedback que recebem dos vossos colaboradores serve para ajustar ou até mesmo desenvolver novas iniciativas de comunicação interna?
Diria que o feedback dos colaboradores é fundamental no desenvolvimento de novas iniciativas. Todas as contribuições são importantes para burilar uma área que em última instância contribuirá para o desenvolvimento estrutural do Grupo. Quanto melhor comunicamos maior é a probabilidade de acedermos ao manancial criativo que reside nos colaboradores do Grupo.

O que considera fundamental, nos dias de hoje, para uma estratégia de Comunicação Interna ser eficaz?
Sem dúvida o alinhamento e comprometimento da administração da empresa para com este tema. Só desta forma conseguimos garantir o desenvolvimento e implementação da estratégia necessária para desenvolver a comunicação e criar a tal cultura transversal que apontei anteriormente. Referimos, a título exemplificativo do exposto, os espaços de convívio e sobretudo as zonas comuns tem sido alvo de cuidado especial para que os colaboradores se sintam em casa e partilhem do sentimento de orgulho em fazerem parte de um projecto diferenciador.

Sendo a comunicação tão baseada hoje no digital, de que forma se pode manter a proximidade entre colegas e com a empresa?
Penso que nós próprios seremos obrigados a repensar o conceito de proximidade. O nosso conceito baseia-se numa cultura de relacionamento presencial que ficou definitivamente subvertida com a pandemia de COVID-19.

Ainda que possamos desenvolver ferramentas e mecanismos que nos permitam sentir que estamos a construir essa cultura de proximidade, será sempre importante que redefinamos o conceito face à envolvente actual. À luz do que sabemos, diria que a formação e a promoção de rotinas de feedback entre equipas serão, à partida, duas das iniciativas mais importantes.

Quais as grandes tendências que perspectiva a nível global no que diz respeito à Comunicação Interna?
Perspectivando de alguma forma a tendência global no que respeita a Comunicação Interna, aponto a implementação de modelos de medição de resultados da comunicação interna e a necessidade de considerarmos os colaboradores no centro do processo (eleição de um colaborador por área que coordene o feedback a entregar aos coordenadores da área da Comunicação).

Esta entrevista faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna” publicado na edição de Setembro (n.º 141) da Human Resources.