Inês Oliveira, Konica Minolta: « É essencial as empresas investirem, desde o primeiro dia, numa boa experiência de trabalho para todos os seus colaboradores»

E se houvesse uma ferramenta simples e ágil, que optimizasse a comunicação entre equipas, facilitasse a interacção com os Recursos Humanos e melhorasse a comunicação interna? A Konica Minolta desenvolveu uma.

Por Tânia Reis

Ainda que a insígnia Konica Minolta exista desde 2003, resultado de uma fusão, a história de ambas as marcas remonta há mais de 150 anos. Surgiram no Japão, a Konica em 1873, e a Minolta umas décadas depois, em 1928. Inicialmente na área da fotografia e imagem, foram expandindo a sua actuação, e hoje operam em áreas como consumíveis, digital, saúde e indústria. Com presença em 80 países, a Konica Minolta desenvolve negócios em cerca de 150 países, e conta com mais de 39 mil colaboradores, nove mil dos quais na Europa e 326 em território nacional.

Perante os impactos da transformação digital na Gestão de Pessoas, a fornecedora nipónica de serviços de TI e de processos documentais desenvolveu uma solução dedicada à Gestão de Pessoas. «O People Hub é um portal de colaborador que permite uma maior interacção dos trabalhadores com os Recursos Humanos», explica Inês Oliveira, ITS Product specialist da Konica Minolta.

Esta ferramenta, desenvolvida em Power Platform e integrada com ecossistema Microsoft 365 e Teams, conta com «diversas funcionalidades que permitem uma gestão mais efectiva de colaboradores, e a organização de registos dos colaboradores».

O seu funcionamento é simples e acessível, permitindo que os profissionais realizem diversos tipos de pedidos, nomeadamente, «a marcação de férias, o registo de ausências, a marcação de dias de teletrabalho, a partilha de documentação e o registo de presenças, com os horários de entrada e de saída». Esta solução «facilita ainda a comunicação interna nas empresas, quer seja para o colaborador como para a gestão de backoffice dos Recursos Humanos», acrescenta.

A necessidade de desenvolver esta ferramenta surge «como resposta às demandas de vários clientes da Konica Minolta que procuravam uma ferramenta ágil, que optimizasse a comunicação entre equipas, simples de utilizar, com um layout transversal às necessidades da empresa, e que incluísse várias funcionalidades que integrassem com o ambiente Microsoft 365».

Agilizar processos e melhorar a eficiência
Entre os vários benefícios, a profissional destaca «centralizar o registo e gerir as actividades dos colaboradores numa única plataforma, bem como agilizar alguns processos de Recursos Humanos, como a marcação e aprovação de férias».

Uma comunicação mais eficiente entre o colaborador e a empresa, contribuindo também para «a melhoria de experiência dos colaboradores nos processos de RH», é outra vantagem apontada.

No caso das empresas propriamente ditas, o People Hub contribui para «uma redução da carga administrativa e para o aumento da produtividade do departamento » – uma mais-valia, especialmente para os departamentos de Gestão de Pessoas –, «na medida em que facilita a aprovação de todos os pedidos feitos pela direcção, sem que estes deixem de ser revistos pelos Recursos Humanos», realça Inês Oliveira.

No caso dos colaboradores, salienta que o People Hub é «uma ferramenta bastante completa e fácil de ser utilizada por todos», criando um canal de comunicação extra para todos os temas relacionados com Recursos Humanos, «que pode ser rapidamente acedido, quer no PC ou no smartphone».

A transversalidade de utilização do People Hub faz com que esta plataforma interna seja um canal de comunicação valioso para aproximar os colaboradores e a empresa, defende a ITS Product specialist. «O investimento em soluções completas, que integram vários benefícios que tornam a gestão de Recursos Humanos mais ágil e que dotam os colaboradores de uma maior autonomia ao longo de todo esse processo, reflecte-se numa comunicação mais eficaz entre equipas, departamentos e direcção.»

E o People Hub tem a capacidade de transformar essa comunicação interna «ao centralizá-la e torná-la mais eficiente ». Através desta plataforma, os Recursos Humanos podem publicar as notícias da empresa num único sítio, disponibilizando ainda as políticas, os benefícios e outras informações essenciais do departamento e da empresa. «O mesmo acontece com os colaboradores que, caso necessitem, podem fazer o requisito de algum documento por parte dos RH no People Hub», faz notar, acrescentando que «tudo isto resulta numa comunicação interna mais clara, rápida e eficaz, fortalecendo a cultura organizacional e o envolvimento dos colaboradores».

Numa realidade em que se torna essencial as empresas investirem, desde o primeiro dia, numa boa experiência de trabalho para todos os seus colaboradores, Inês Oliveira está convicta de que «a existência de um canal de comunicação acessível e eficiente entre o colaborador e os Recursos Humanos contribui para essa experiência positiva no local de trabalho», podendo ser implementada em todos os sectores, «seja na área da construção, da logística e transportes, dos serviços, da indústria, entre outros».

A especialista garante que o feedback por parte dos vários clientes que a têm implementada tem sido positivo. E exemplifica com um caso de sucesso recente, a MAP Engenharia, uma empresa de construção civil que enfrentava alguns desafios na gestão de Recursos Humanos, entre os mais de 100 colaboradores de várias idades e em vários lugares, nomeadamente com a gestão da marcação de férias, e necessitava de uma mudança que conjugasse a parte digital com uma gestão eficiente do trabalho.

Leia o artigo na edição de Junho (nº. 162) da Human Resources, nas bancas.