Joana Ferreira, Grupo Vila Galé: «Comunicação deve ser cada vez mais humanizada, positiva e útil»

Num contexto de pandemia, que atinge a sua fase mais grave até à data em Portugal, aumenta a importância de as empresas assegurarem um acompanhamento próximo dos seus colaboradores. A Comunicação Interna desempenha um papel fundamental nesse objectivo e, no Grupo Vila Galé tem-se apostado numa «comunicação seja cada vez mais humanizada, positiva e útil para quem a recebe».

O mundo está diferente, uma diferença que nunca ninguém pensou ser possível. O sector do Turismo que, até Fevereiro de 2020, se encontrava num constante crescimento, viu-se de repente confinado, fechado e impedido de desenvolver a sua actividade. Perante isto, inúmeros desafios se colocaram aos players. Um deles assenta em perceber qual é hoje a importância da reputação de uma organização. Joana Ferreira, do departamento de Recursos Humanos do Grupo Vila Galé, não tem dúvidas de que a reputação de uma empresa é sempre importante nas suas várias vertentes: relativamente aos colaboradores actuais e futuros, aos clientes e aos parceiros de negócio. «Mas, eventualmente – reforça –, devido à pandemia, começou a valorizar-se e a dar-se mais atenção a determinados aspectos da reputação que até aqui poderiam ser mais relativizados. Nesta fase, a questão sanitária e as medidas de segurança estão no centro da reputação de uma empresa, tanto no relacionamento com as equipas como na gestão dos clientes», realidade que é particularmente importante numa rede hoteleira.

No que respeita aos colaboradores, a comunicação interna assume especial relevância, com alguns estudos recentes a destacar que, de entre os processos de comunicação, a Comunicação Interna foi o mais afectado pela crise do coronavírus nas instituições. Joana Ferreira enquadra esta constatação: «A pandemia trouxe uma nova realidade laboral com a introdução do teletrabalho e do trabalho remoto, pelo que a distância e a necessidade de uma primeira fase de adaptação à nova realidade poderão ter afectado a comunicação interna». Outros factores que a reponsável considera que devem ser tidos em conta serão «a falta de recursos, por exemplo quanto ao material informático ou ao conhecimento técnico para lidar com as novas ferramentas tecnológicas. Ainda assim, na Vila Galé conseguimos reagir rapidamente e ajustar a comunicação interna às novas necessidades», acredita.

Novos desafios
Numa altura em que «estamos a receber uma “overdose” de informações, o papel de informação credível e séria deve ser desempenhado pela Comunicação Interna», defende Joana Ferreira. «A Comunicação Interna tem a responsabilidade de ser a fonte de informação mais credível na organização e por isso é de extrema importância que se verifiquem as fontes e que se filtre o que realmente é importante transmitir.» Mas não crê que este seja um desafio adicional ou novo para as equipas de Comunicação Interna e para os departamentos de Recursos Humanos das organizações. «Não se tratará de um desafio adicional porque o cuidado e a atenção quanto ao que partilhamos internamente não começou agora, ou seja, é um método que seguimos desde sempre. Ainda assim, também é verdade que cada vez circulam mais fake news e informação descontextualizada ou pouco rigorosa, pelo que temos de estar ainda mais atentos para tentar ao máximo não ser vítimas desse fenómeno.»

Na Vila Galé acredita-se que actuar e comunicar com ética e sensibilidade é agora ainda mais importante e fundamental para fomentar o espírito de equipa. «É essencial que a comunicação seja cada vez mais humanizada, positiva e útil para quem a recebe», sublinha a responsável de Recursos Humanos. «E a Comunicação Interna é uma das formas que temos para estimular o espírito de equipa, que deverá ser conjugada com outras, como o bom ambiente laboral, as acções de team building ou a partilha de conhecimento», partilha.

«Uma comunicação activa, frequente e próxima é essencial para se obter uma Comunicação Interna competente e envolvida», pelo que no Grupo Vila Galé se tem vindo a apostar no reforço dos laços entre os colaboradores e a organização. «Isso só é possível se houver uma maior humanização na mensagem, tornando-a mais próxima, abordando temas e defendendo causas que são importantes para a organização e para a sociedade como um todo», defende Joana Ferreira.

Com a COVID-19 ficou mais evidente a importância estratégica da Comunicação Interna nas organizações, porque veio aproximar as pessoas quando nos era imposto o distanciamento. «Veio clarificar, desmistificar e, em algumas situações, aligeirar o tsunami de informação que fomos recebendo ao longo dos meses», salienta a responsável, defendendo que, hoje, o foco da Comunicação Interna deve ser esse mesmo, «o envolvimento de toda a organização, minimizando as distâncias e potenciando a partilha de informação e de ideias».

Minimizar a distância
Com a pandemia, muitas empresas colocaram as suas pessoas em teletrabalho, outras não tiveram outra opção senão recorrer ao lay-off. Em ambas as situações, a distância física em relação aos colaboradores é uma realidade. Assim, foi preciso olhar para os canais de comunicação, reforçando ou reinventados os que poderiam assegurar maior eficácia, no objectivo de manter a proximidade com os colaboradores.

No caso do Grupo Vila Galé, além da comunicação através de ferramentas adequadas para a comunicação à distância, como o Teams ou o WhatsApp, e também da sua rede social interna, por exemplo, reforçou-se a periodicidade das newsletters internas, que passaram a semanais. «Também disponibilizámos o Portal do Colaborador, que já estava em desenvolvimento, mas cuja implementação tivemos de acelerar, precisamente para ser mais uma ferramenta de contacto», revela Joana Ferreira. «E criámos os webinares Vila Galé COnVIDa, onde foram partilhadas as estratégias que estavam a ser desenvolvidas, tanto em Portugal como no Brasil.» A responsável faz notar que, pela primeira vez, tiveram mais de 400 pessoas a participar num evento em simultâneo, nos dois países.

Continua: «Também tivemos uma festa de Natal totalmente virtual e com a participação das equipas de ambos os países em tempo real, sendo que, adicionalmente, estruturámos toda a Comunicação Interna para que não fosse apenas corporativa e lançámos a iniciativa dos meses temáticos.» Nesta lógica, todos os meses a organização abordou uma temática diferente, mas sempre baseada em aspectos das cinco áreas que considera fundamentais:

Saúde e bem-estar: alimentação equilibrada, prática de exercício físico, saúde mental, postura, problemas de saúde mais específicos como as doenças cardiovasculares, cancro da mama ou a diabetes;

Responsabilidade social: informação sobre apoios/actividades estabelecidos com as associações deste sector e incentivo à doação de sangue;

Economia: gestão de economia doméstica, partilha de conhecimento sobre conceitos relacionados com PIB, spreads, créditos à habitação ou ao consume e dicas de poupança;

Ambiente: boas práticas ambientais, sustentabilidade e economia circular;

Educação e família: dicas de organização do tempo, alimentação saudável para crianças e actividades em família.

Os desafios que se avizinham
Olhando para o futuro, e apesar de concordar que também no onboarding a Comunicação Interna terá um papel a desempenhar, Joana Ferreira chama a atenção para o facto de que essa será uma realidade eventual, uma vez que «no sector do Turismo é praticamente impossível ter um onboarding digital, porque na hotelaria a maioria das funções não pode ser digitalizada».

Sobre a existência ou não de uma Comunicação Interna multifacetada, a responsável defende que «continuará a ser um meio essencial para o sucesso de uma organização, e que deverá adaptar-se à evolução e às novas tendências que estão a surgir no mercado de trabalho».

Sobre os desafios que se perspectivam para 2021, nomeadamente em termos de Comunciação Interna, Joana Ferreira destaca a crescente digitalização, que terá como consequência uma descentralização da informação e a maior interactividade e instantaneidade da comunicação. «As plataformas colaborativas, em que serão os colaboradores a determinar, a produzir e a partilhar o conteúdo tenderão a ganhar ainda mais importância, tal como já acontece com as redes sociais, pelo que serão eles os verdadeiros influenciadores e formadores de opinião», acredita.