Mais do que uma secretária, uma assessora
É cada vez mais frequente assistirmos a uma mutação daquilo que são as funções tradicionais de uma secretária, segundo Ana Dias, consultora da Page Personnel.
por Ana Dias, Consultora Page Personnel Secretarial & Management Support
Quando pensamos na típica secretária, imaginamos automaticamente uma pessoa muito conservadora cujas principais funções são as de atendimento de chamadas e apoio a reuniões com o café ou chá mas esta não é a realidade dos dias de hoje.
Devido às mudanças que se fizeram sentir no mercado laboral nos últimos anos, reestruturações, despedimentos e períodos adversos de forma geral, tem-se verificado uma forte alteração nas funções de secretariado e de suporte. Esta é uma profissão que tem, tendencialmente, vindo a especializar-se e a ganhar cada vez mais relevância na vida de qualquer empresa.
Uma das áreas de negócios com uma maior carga administrativa e burocrática são as Sociedades de Advogados onde normalmente existe um rácio de 1 secretária por cada 7 a 8 advogados, claro que não falamos de uma regra exacta mas sim de uma tendência. Em algumas sociedades já se verifica o aumento deste número para 1 secretária por cada 10 advogados, prova viva de que a especialização destas profissionais as torna mais autónomas e produtivas.
No mercado do recrutamento e particularmente na equipa de Secretarial & Management Support da Page Personnel temos vindo a assistir à frequente necessidade de recrutamento da posição de Legal Secretary. A figura da Secretária Legal surge exactamente da especialização de algumas secretárias em áreas jurídicas ou forenses por forma a se tornarem mais assertivas e com um maior grau de conhecimento específico.
Em 2014 o perfil mais procurado foi o de Secretária Legal licenciada em Assessoria de Direcção ou Administração e com formação profissionais em áreas jurídicas ou de Secretariado Forense. Outro dos principais requisitos foi o domínio do Inglês e de um segundo idioma, que poderá ser o Espanhol ou o Francês. O domínio do Francês como segunda língua foi muito procurado principalmente pelas áreas de Direito Imobiliário que têm tido, de forma geral, um grande acréscimo de trabalho devido ao crescente investimento francófono em Portugal.
Uma Secretária pode e deve exercer a função de braço direito da pessoa que estiver a assessorar, deve ter uma atitude positiva, energética, discreta e capaz de resolver todos os temas passíveis de resolução, desta forma tornam a vida de qualquer Advogado ou Executivo mais simples.
Esta tendência tem sido também acompanhada pelas várias Universidades que oferecem formação em áreas de suporte tendo sido criadas Licenciaturas, Pós-Graduações e até Mestrados em áreas de natureza jurídica.
As empresas que já apostaram nas suas secretárias através de formação, desenvolvimento e crescimento vão, sem dúvida, tornar-se mais eficientes e ter um retorno rápido e eficaz no crescimento da estrutura empresarial.