Multipessoal: A tecnologia como facilitador no sector de Recursos Humanos

Na Multipessoal, a transformação dos processos de recrutamento e selecção não começou apenas com a pandemia e já é possível perceber os benefícios de uma utilização mais inteligente da tecnologia.

Ainda antes da pandemia de COVID-19 ter provocado um conjunto de alterações na área de recrutamento e selecção, a Multipessoal já tinha em curso um processo de transformação digital. Este ligeiro avanço face à realidade que se impôs permitiu à empresa começar, de forma antecipada, a usufruir das vantagens que a tecnologia traz ao desenvolvimento de vários processos associados aos Recursos Humanos.

Em entrevista à Human Resources Portugal, Rute Belo, National Senior manager na área de Recrutamento e Selecção Especializado da Multipessoal, explica o que é que está a mudar na empresa, fruto deste processo de transformação digital.

Como descreve as transformações de que a área de Recrutamento e Selecção foi alvo nos últimos dois anos?
Por se tratar de uma área completamente focada nas pessoas, embora a transformação tenha sido palavra de ordem na maioria das áreas de negócio, na vertente do recrutamento e selecção foi algo inevitável e que teve de acontecer de uma forma muito rápida. Penso que em Portugal, em particular, esta transformação foi mais acentuada pois, ao contrário de muitos países em todo o mundo, ainda não havia muita prevalência de modelos e metodologias remotos para desenvolver este tipo de processos. O contexto pandémico veio precipitar e impôr esta transição, e não deixou espaço para que ninguém se questionasse sobre o porquê de ser assim e não de outra forma. Os acontecimentos exigiam grandes transformações e elas inequivocamente aconteceram! Neste momento, com todas as experiências e aprendizagens que se proporcionaram nestes anos e com uma situação mais normalizada, passámos a adoptar modelos híbridos também no recrutamento e selecção, tirando partido da flexibilidade e agilidade que estes nos proporcionam a nós, consultores, mas também, e principalmente, aos candidatos e aos clientes.

Quais as principais fases por que passa um candidato, actualmente, neste processo?
Na prática, passa por todas as fases pelas quais passaria num contexto anterior, sendo a principal diferença o facto de grande parte das mesmas ser feita remotamente. Como sempre aconteceu, procuramos desenvolver processos ágeis e transparentes, mas sempre com um grande foco na vertente humana. Assim, ao invés de alterarmos a forma como se estrutura habitualmente a jornada de um candidato, o que fizemos foi adaptar alguns aspectos, com base em novas ferramentas e metodologias. Ou seja, continua a haver um acompanhamento próximo e contínuo, desde o primeiro contacto, passando pelas fases de triagem e entrevista, e depois mesmo pela eventual integração e assinatura de contrato e onboarding do candidato na empresa. Por outro lado, em casos que se referem a posições de maior responsabilidade, ou mesmo em contexto de multinacional, até acabamos por conseguir integrar mais facilmente fases adicionais no processo, com a possibilidade de ter elementos das equipas internacionais a conhecerem o candidato, por exemplo. Com o digital, é tudo mais simples: poupam-se viagens, poupa-se tempo e as coisas acontecem…

Quais são os novos desafios que se apresentam ao contexto de entrevista não presencial, tanto para o recrutador como para o candidato?
O principal desafio prende-se com a perda de contexto: o receber o candidato à porta, o aperto de mão, os sinais não-verbais que tantas vezes nos passam despercebidos quando temos um ecrã entre nós. A ausência destes elementos obrigou-nos a todos, do lado de quem entrevista, a procurar novas formas de promover uma comunicação agradável e produtiva e de assimilar determinado tipo de informações sem esse contexto presencial. Passámos a prestar mais atenção aos pormenores, aos detalhes, à forma como tentamos num primeiro momento desbloquear e quebrar o gelo e deixar o candidato mais à vontade, para conseguirmos mais facilmente ver o que seria mais rapidamente visto se estivéssemos numa entrevista presencial. Para o candidato, dependendo do perfil e da maior ou menor facilidade que tem na adaptação a este contexto, acaba sempre por ser também mais desafiante passar a mensagem e fazer transparecer determinadas características, além de ser mais difícil antever que impacto teve junto do recrutador, porque os sinais não-verbais são válidos para ambos os lados.

Além do contexto de entrevista, de que forma a tecnologia se está a desenvolver no apoio aos processos de recrutamento e selecção?
Na Multipessoal, mesmo antes da pandemia, já tínhamos a decorrer um processo de transformação digital que nos permitiu começar antecipadamente a tirar maior partido da tecnologia para o desenvolvimento dos vários processos associados à área dos Recursos Humanos. Já dispúnhamos, por exemplo, de um Applicant Tracking System (ATS) bastante potente, que suporta e agiliza toda a interacção com candidatos, pelo que aí não houve grande alteração. Recursos como a assinatura digital de contratos ou a disponibilização de documentação online também vieram revelar-se bastante úteis e são algo que faz todo o sentido manter no longo-prazo. No que diz respeito ao contacto com clientes, no caso dos que já conhecemos e com quem já mantemos uma relação mais sólida, os canais remotos passaram a ser, em muitos casos, privilegiados; já para clientes com os quais estamos a iniciar uma relação de parceria, sempre que possível, damos primazia à interacção presencial, que acaba por permitir sentir e compreender melhor a empresa, a sua cultura, os seus valores e os seus desafios. De um modo geral, penso que podemos dizer que a tecnologia assume aqui um papel de facilitador, permitindo flexibilizar a comunicação e os processos e libertar tempo em alguns procedimentos que podem perfeitamente viver no digital. No entanto, não vem substituir a componente humana e presencial, e é fundamental encontrar um equilíbrio e fazer uma análise caso a caso, para abordar cada projecto, cada cliente e cada pessoa da melhor forma possível.

Os novos modelos híbridos de trabalho são igualmente eficazes no enquadramento e adaptação dos novos colaboradores?
Temos acompanhado muitas integrações de candidatos nestes moldes e consideramos que, desde que o processo de onboarding esteja bem estruturado, oleado e testado, na maior parte dos casos, é possível ter sucesso, mesmo até nos casos em que temos um regime exclusivamente de teletrabalho. O acompanhamento dos novos colaboradores tem de ser, de certa forma, repensado para assegurar uma relação contínua de proximidade e transparência, e é fundamental garantir o suporte ágil e em tempo real, mas penso que a maior parte das organizações adaptou-se bem a esta nova realidade. Também não podemos deixar de considerar que, hoje, muitos profissionais têm realmente preferência por este tipo de modelos de trabalho, pelo que uma abordagem híbrida ou 100% digital aos processos de integração e adaptação de novos colaboradores acaba, em muitos casos, por ser vista como uma mais-valia.

Que outros desafios ainda estão associados ao teletrabalho, numa altura em que este se tornou uma parte dos novos modelos de trabalho e já não é encarado como sendo provisório?
Por um lado, o desafio de continuar a criar laços e a viver as empresas e as equipas, para que nos sintamos não só parte, mas parte de um todo. Por outro lado, as linhas ténues que se criam entre a vida pessoal e profissional: a flexibilidade de podermos estar no conforto das nossas casas é excelente, mas há que desligar e poder deixar o trabalho na secretária quando chega a hora de nos dedicarmos às outras dimensões da nossa vida. Enquanto organizações, é fundamental mantermo-nos atentos ao bem-estar e à saúde mental dos colaboradores, procurando promover o equilíbrio e prevenir situações de isolamento ou burnout, por exemplo. É crucial dedicar especial foco a ouvir as pessoas e ter capacidade para dar respostas ágeis e adequadas às novas necessidades que decorrem deste contexto.

Esta entrevista faz parte do Caderno Especial “Recrutamento e Selecção” publicado na edição de Maio (n.º 137) da Human Resources.