Na sua empresa continua a viajar-se muito em trabalho? Siga estas 10 dicas para organizar reuniões e encontros internacionais eficazes
As viagens e eventos empresariais têm sofrido grandes alterações sempre com o objectivo de se tornarem mais eficazes e eficientes para os colaboradores. Neste contexto, a Consultia Business Travel, empresa especializada na gestão integrada e no aconselhamento das viagens empresariais, apresenta algumas sugestões para organizar com êxito um encontro empresarial de acordo com as últimas tendências.
Tome nota:
1. Definição clara do objectivo: para que a mensagem seja transmitida correctamente, é importante que o objectivo do evento seja claro para todos os intervenientes e que todas as acções organizadas girem em torno desse objectivo.
2. Organizar o programa do encontro com antecedência: é importante ter em conta as horas de início e de fim do dia, bem como as pausas e as partes que o programa irá conter ou se pretende atribuir uma parte final ao trabalho em rede, de acordo com a tendência actual. Além disso, é recomendável que os participantes tenham acesso à agenda do evento, para que saibam a todo o momento o que está a acontecer e o que vai acontecer a seguir.
3. Os participantes, no centro da organização: cuidar do conforto, das necessidades e dos interesses dos participantes conduzirá a uma maior participação e a melhores resultados.
4. A experiência da viagem ou do evento: a escolha do ambiente, do espaço, da gastronomia ou das projecções audiovisuais, bem como das actividades complementares, permite transformar a reunião de trabalho num dia de experiência que os participantes não esquecerão.
5. Viagem: se a reunião se realizar fora da cidade, oferecer aos participantes uma organização completa, desde os bilhetes de transporte até ao alojamento, com informações claras sobre os locais, as horas de chegada e de partida e o itinerário da viagem.
6. Equipamento audiovisual: uma selecção adequada do equipamento audiovisual e uma verificação prévia do som ajudarão a evitar quaisquer imprevistos ou contratempos, de modo a que a atenção se possa concentrar na condução da reunião e na assistência a todos os participantes.
7. Instalação e distribuição do espaço: a colocação das mesas e cadeiras ou dos pontos de apoio deve ser escolhida em função dos objectivos, da interacção pretendida, bem como da ordem das hierarquias e dos anfitriões, caso existam.
8. Gastronomia: tornou-se mais um atractivo neste tipo de eventos e deve ser escolhida de acordo com as especificidades do evento. Ao contratar o serviço de catering, devem ser tidas em conta as necessidades e intolerâncias alimentares dos presentes.
9. Sinalética e hospitalidade: estas ferramentas tornaram-se essenciais para que os participantes se sintam orientados e saibam onde se dirigir em caso de necessidade.
10. Protocolo: consoante o tipo de reunião, pode ser necessário estabelecer uma etiqueta específica e, nesse caso, todos os convidados e participantes devem ter conhecimento da mesma.