Novos tempos, novos desafios: é possível reforçar a cultura empresarial quando trabalhamos à distância?

Com a turbulência dos últimos dois anos, um dos tópicos que ganhou relevância tem que ver com o futuro do trabalho, e como conseguimos, enquanto empresas, acomodar as novas culturas e padrões de trabalho. 

Por Carlos Cunha, director Comercial da Dynabook Portugal

De acordo com um estudo do TDM Group, a maioria das empresas não está a obter o apoio ou aconselhamento informático adequado para fornecer às equipas a tecnologia de que necessitam para a transição para o trabalho híbrido. Entretanto, um relatório recente da Gartner também sublinha a importância de políticas de trabalho híbrido para atrair talento e melhorar resultados. De acordo com 64% dos colaboradores, a pandemia mudou para sempre a cultura do escritório.

Embora algumas pessoas tenham regressado ao escritório a tempo inteiro, em muitas cidades, estes espaços estão a funcionar muito abaixo da sua capacidade habitual. As empresas que optam por uma abordagem híbrida estão a responder às necessidades individuais dos colaboradores e a tirar partido dos benefícios da flexibilidade e da aquisição de talento que o trabalho de casa traz. Sem dúvida, a forma como as pessoas vivem e trabalham hoje em dia está a abrir muitas novas questões – assim como novas oportunidades – em torno do que é realmente um bom envolvimento e apoio dos funcionários.

Os líderes empresariais compreendem que a questão de fomentar o envolvimento dos funcionários começa com interações diárias e pontos de ligação entre as pessoas com quem trabalham. Sem reuniões ou encontros constantes e presenciais, como é que os empregadores podem realmente ter a certeza de como está a sua força de trabalho? E como podem as TI ajudar com essa questão?

A importância do engagement

O envolvimento dos funcionários é crucial para a saúde e o sucesso de qualquer negócio. Em 2020 e início de 2021, os líderes empresariais viram toda uma série de métodos e táticas para envolver as suas equipas – desde happy hours virtuais a noites de trivialidades online. Mas o cansaço do Zoom instalou-se muito rapidamente, e eventos como estes muitas vezes não conseguem alcançar as pessoas, mesmo que a intenção esteja lá.

Então como podem as empresas ser empáticas e responder às necessidades dos colegas? E como pode a tecnologia ajudar com isto?

Aqui estão algumas dicas para elevar com sucesso a fasquia para o envolvimento dos funcionários, onde quer que seja o “escritório”.

1. Investir nas ferramentas certas

A tecnologia tem um papel crucial para o sucesso empresarial, e pode ter um efeito enorme na cultura interna. A colaboração e tecnologias corretas potenciam a comunicação e podem fazer toda a diferença no empenho das equipas.

Infelizmente, a comunicação eficaz pode revelar-se um enorme desafio em ambientes híbridos. Muitos colaboradores que estão no local podem receber informação crucial pessoalmente, da qual os trabalhadores remotos nem sempre terão conhecimento. Pode ser difícil comunicar pequenos problemas ou fornecer informação e oportunidades rápidas às pessoas que estão em casa. Como resultado, os canais digitais de comunicação têm de ser bem estabelecidos, rápidos, eficazes e convenientes. Com formas de comunicação mais rápidas e eficientes, os trabalhadores remotos poderão sentir-se mais integrados com a equipa como um todo e também permanecer empenhados no trabalho. Ferramentas como Microsoft Teams, Slack, Zoom, e Egnyte.

2. Investir no hardware certo

Em última análise, o equipamento que os funcionários têm em casa precisa de ser tão eficaz como o que normalmente teriam no escritório. Isto significa computadores portáteis e acessórios concebidos para serem tão eficientes quanto fiáveis. Naturalmente, a portabilidade também é importante. As pessoas que têm de transportar regularmente os seus computadores portáteis entre casa e o trabalho beneficiarão de máquinas mais leves, com um design mais fino e uma maior autonomia. Os computadores portáteis empresariais devem também vir com características de segurança acrescidas, tais como biometria, e autenticação de dois fatores para garantir que a informação permanece segura à medida que as equipas se deslocam entre várias localizações.

É claro que os acessórios para conveniência, conforto e segurança são também de importância crucial. Um teclado e rato ergonómicos, auscultadores para chamadas de vídeo, e docks com múltiplas portas para transformar qualquer secretária numa estação de trabalho organizada, podem contribuir muito para que os funcionários se sintam conectados, e mais empenhados no seu trabalho.

3. Investir em Unified Communications

O trabalho híbrido requer uma abordagem de comunicações unificadas (UC) e plataformas de colaboração que o permitam. A simples realidade de ter metade da sua força de trabalho no local, e metade remota aumenta drasticamente o fardo de TI para as UC e aumenta a importância de ferramentas de software que possam identificar rapidamente quaisquer problemas de UC antes que estes surjam. Por exemplo, as flutuações no número de empregados num determinado local significa que a largura de banda tem de ser suficientemente grande para lidar com picos inesperados, para evitar uma paralisação.

Os funcionários têm de ter acesso a experiências de conferência de alta qualidade, frequentemente em múltiplas plataformas de UC. Isto significa que a qualidade das chamadas precisa de ser analisada e os picos precisam de ser monitorizados para assegurar a paridade da experiência. Ferramentas de resolução de problemas que possam identificar crises em casa e no escritório em simultâneo serão também extremamente valiosas.

Embora seja improvável que qualquer transição para o trabalho híbrido seja perfeita e sem descontinuidades de imediato, as equipas de TI podem acompanhar e aproveitar os seus dados para identificar áreas que necessitam de reconfiguração ou ajustes. O número de chamadas falhadas, a latência de vídeo, os picos de largura de banda precisam de ser regularmente avaliados e aferidos para garantir que as equipas de TI conseguem passar da experiência para a excelência e o empenho.

4. Semana de 4 dias de trabalho?

Mesmo antes da pandemia da COVID-19, já se falava na semana de trabalho mais curta. A Microsoft testou uma semana de trabalho de quatro dias nos seus escritórios japoneses em 2019, com resultados positivos que incluíram reuniões mais eficientes, trabalhadores mais felizes e um aumento de 40% na produtividade. Da mesma forma, 86% da mão-de-obra da Islândia passou agora para uma semana de trabalho mais curta, ou ganhou o direito de o fazer sem redução do salário, graças a uma série de resultados positivos dos ensaios. De acordo com um relatório recente do Financial Times, mais empregadores do Reino Unido estão agora também a explorar a viabilidade de uma semana de trabalho de quatro dias.

Não é realmente de admirar que uma semana de trabalho de quatro dias possa melhorar dramaticamente o envolvimento dos funcionários. Um dia de folga adicional ajuda a mudar drasticamente o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Andrew Barnes, CEO da Perpetual Guardian, uma empresa sediada na Nova Zelândia que realizou um período experimental da semana de trabalho de quatro dias, implementou a semana de trabalho mais curta na empresa. Verificaram que não só a sensação de equilíbrio entre vida profissional e pessoal aumentou de 54% para 78%, como também o envolvimento da equipa aumentou em média 20%. Passar menos horas no escritório pode ajudar alguns trabalhadores a concentrarem-se mais intensamente do que fariam numa semana de cinco dias.

Além disso, uma semana de quatro dias pode também levar a uma maior sensação de pertença empresarial, menos stress, e melhor moral. Estima-se que o custo anual do stress no local de trabalho para a economia global é de cerca de 300 mil milhões de dólares. Assim, dar mais tempo à sua força de trabalho para relaxar e descomprimir pode contribuir em muito para melhorar esta questão. E, de facto, os resultados de múltiplos estudos falam por si. Um estudo, que sondou 1.989 trabalhadores de escritório do Reino Unido, concluiu o tempo de produtividade ronda as 2 horas e 53 minutos por dia, em média. Diminuir a semana de trabalho pode contribuir para menores distrações, menos reuniões desnecessárias e maior engagement por parte das equipas de forma geral.

Manter as pessoas envolvidas, completa e consistentemente, já é uma tarefa suficientemente difícil quando todos estão no mesmo espaço físico. A crescente procura por trabalho híbrido pode não tornar isto mais fácil – mas com as ferramentas de comunicação e colaboração certas, o melhor equipamento, e uma abordagem à medida para mostrar compreensão face as necessidades individuais, o desafio pode ser superado.