Quer optimizar o tempo dos seus colaboradores no escritório? Há cinco “condições” fundamentais
De acordo com os resultados provisórios do Inquérito da Comissão Europeia sobre o panorama do teletrabalho e do direito de desconexão, que será divulgado em Setembro, as empresas que operam em Portugal começam a demonstrar fascínio pelo trabalho híbrido. Tendo em conta esta nova realidade, a Microsoft partilha algumas dicas de como tirar o máximo partido do tempo que os colaboradores passam no escritório.
1. Conexão entre os membros da equipa: Para não afectar a produtividade, a criatividade, a inovação e o bem-estar nas empresas, é essencial fortalecer as relações entre os membros das equipas ao passar tempo juntos no mesmo local.
O que podem fazer os gestores?
- Implementar iniciativas e acções presenciais com oradores importantes enquanto oportunidades de desenvolvimento profissional;
- Criar hábitos presenciais que liguem pessoas e equipas, um almoço semanal ou uma actividade anual.
O que podem fazer os managers?
- Assegurar o equilíbrio entre o planeamento e o brainstorming presenciais, com actividades que criam confiança e encorajam a colaboração, como um escape room ou uma aula de culinária.
O que podem fazer os colaboradores?
- Agilizar com os gestores e colegas os deadlines e reuniões não urgentes, de modo a focarem-se na ligação e colaboração.
2. Restabelecer ligações “frágeis”: As conexões das pessoas fora das redes habituais acabam, muitas vezes, por se perder à distância. O tempo no escritório é o mais indicado para reforçar este tipo de relações.
O que podem fazer os gestores?
- Agendar eventos presenciais regularmente, incluindo diferentes equipas e departamentos;
- Utilizar ferramentas como o Viva Insights, que podem ajudar a identificar padrões de colaboração em toda a organização.
O que podem fazer os managers?
- Potenciar ligações 1:1 para ajudar os colaboradores a desenvolver um plano de network.
O que podem fazer os colaboradores?
- Reconstruir ligações com a abordagem “mais cinco”: cada vez que fizerem um novo contacto, pedir uma lista de mais cinco pessoas que consideram que devem conhecer.
3. Reconectar as pessoas à missão e cultura da empresa: O local de trabalho é a personificação física da cultura da empresa, é particularmente importante que os novos colaboradores vivenciem isso em primeira mão.
O que podem fazer os gestores?
- Redesenhar os espaços de reunião para optimizar o local de trabalho para uma colaboração híbrida.
O que podem fazer os managers?
- “Re-onboard” das novas contratações que surgiram durante a pandemia – especialmente os colaboradores em regime remoto ou novos elementos da equipa – proporcionando visitas a pequenos grupos, além de oportunidades para ligações informais.
- Certificar-se de que todas as novas contratações têm um colega de bordo.
O que podem fazer os colaboradores?
- Reservar tempo para explorar o escritório por si próprio e reunir-se com os especialistas no local.
4. Ligações 1:1: As conversas mais sensíveis podem beneficiar do facto de estarem fisicamente no mesmo espaço. Um inquérito de 2021 realizado pela Glint e LinkedIn Market Research mostrou que 48% dos colaboradores preferem dar ou receber feedback pessoalmente.
O que podem fazer os gestores?
- Permitir aos gestores personalizar os métodos de obtenção de feedback – um colaborador pode prosperar com contactos frequentes e formais, enquanto outro pode preferir uma reunião durante o almoço.
O que podem fazer os managers?
- Os encontros presenciais são um óptimo momento para discutir o desenvolvimento da carreira, dinâmica de equipa e bem-estar pessoal. Considere deixar os portáteis para trás e dar um passeio ou encontrar um espaço para relaxar.
O que podem fazer os colaboradores?
- Aproveitar o tempo com gestores e managers para fazer perguntas e partilhar desafios que gostaria de experimentar.
- Dar prioridade aos encontros presenciais para assuntos ou áreas sensíveis para os quais necessite de mais contexto.
5. Brainstorming: O brainstorming híbrido é útil, mas a clássica sessão de whiteboarding de forma livre beneficia do imediatismo de estarem juntos pessoalmente.
O que podem fazer os gestores?
- Sessões de um dia inteiro para toda a equipa partilhar ideias, oportunidades e potenciais obstáculos.
O que podem fazer os managers?
- Sessões de brainstorming em que as decisões a tomar não são apenas sobre necessidades individuais, mas sobre todo o grupo.
O que podem fazer os colaboradores?
- Estarem preparados, concentrados e certificarem-se que as outras tarefas e prazos não são uma distracção durante a sessão.