Reuniões, reuniões para que vos quero?!

Por Vera Norte, Co-Founder & Managing Partner do Comunicatorium

A capacidade de interagirmos aumentou exponencialmente nos últimos anos cada vez temos mais canais à disposição e no entanto cada vez ouvimos mais pessoas com mais dificuldade em usar o seu tempo de forma efetiva e produtiva sendo que provavelmente mais de metade se queixa de demasiadas e pouco eficientes reuniões.

A ineficiência de uma reunião tem um impacto devastador no tempo consumido, multiplicado pelo número de presentes, mas também na “desmotivação” e no engagement. Nos dias que correm com a pressão do tempo que a maior parte das pessoas sofre “gastar” tempo em reuniões que não são necessárias ou poderiam ser substituídas por outra forma de interação mais eficiente, tem claramente um impacto negativo e rouba tempo que em última instância poderia ser utilizado de forma mais útil para os objetivos da organização.

Olhar para a matriz de reuniões que existem na organização não só de forma vertical e por departamento, mas sobretudo transversalmente em função da colaboração necessária em cada processo ou projeto, pode ser uma tarefa de otimização e re-engagement simples, mas extremamente motivadora e trazer mais eficiência para a organização, e menos pressão individual.

Este realinhamento da forma como se comunica na organização em função dos objetivos e das prioridades é fundamental para ganhar eficiência e poupar tempo e recursos.

Começando pelas reuniões:

Comece sempre por questionar qual o objetivo da reunião:

– Tomada de decisão
Trata-se de uma discussão aberta, com escuta ativa e tomada de decisão o mais possível consensual, seguida de compromisso dos presentes e plano de implementação.

– Pedido de colaboração
São apresentadas questões para resolução de erros, conflitos, é partilhada informação e discutidas possíveis causas e soluções. Há um compromisso na tomada de ações para a solução

– Novo Projecto
Procura de soluções inovadoras, novas formas de trabalhar, novos produtos. Pode inclusive ter um modelo de construção em conjunto, e de facilitação específico.

Na verdade, muitas reuniões não são para nenhum dos aspetos definidos acima, mas apenas para partilha de informação. Se for o caso da maioria das suas reuniões repense a forma como a informação lhe chega (não haverá formas mais rápidas e eficientes?)

Questione o resultado esperado de cada participação, se não acrescentar valor atreva-se a dizer não.