4 formas de melhorar as suas reuniões

As reuniões são, para muitos, um mal necessário. Mais do que isso, estes encontros dizem muito sobre a forma como a sua organização é gerida por si. Se a reunião começa tarde porque passou muito tempo na conversa e não foi logo ao assunto em questão, então é porque a sua empresa funciona da mesma maneira. Esta é, pelo menos, a percepção que passa para quem está do outro lado.

Assim, mais do que fazer com que uma reunião seja mais produtiva, a maneira como conduz este tipo de encontros é a mensagem mais forte sobre a cultura da sua organização que pode transmitir.

Os 4 passos que apresentamos são apenas algumas formas de tornar as reuniões mais eficientes, produtivas e, em consequência, torná-las num indicador sobre a cultura correcta a adoptar pela empresa:

1 – Comece a horas

Parece ser um requisito simples e óbvio. Mas se pensar bem, talvez 95% das reuniões não começam à hora marcada. E isso transmite algumas mensagens que pode ser negativas: o meu tempo é mais valioso do que o vosso; não importo que fiquem sentados sem fazer nada; prazos são flexíveis; esperem por mim antes de agir; não me importo que cheguem atrasados.

2 – Tenha uma agenda

Ter uma agenda significa tão só ter um alinhamento e consequente resultado na cabeça quando entra na sala de reuniões.

Quando os trabalhos começam a desviar-se do caminho previsto regressa ao plano que tinha em mente.

Ou seja, antes de ir para a reunião pergunte-se o que está a tentar alcançar?; que informação precisa para tomar uma decisão?; convidei as pessoas certas para estarem presentes?; esta reunião é necessária?

3 – Comece com um “momento de cultura”

As organizações que proactivamente gerem as suas culturas, fazem-no em todas as reuniões.

Utilize o início dos trabalhos para alinhar a sua equipa com as suas expectativas em relação ao que as pessoas deviam pensar e actuar. Quando fala sobre o que espera das pessoas, os resultados vão chegar mas depressa. Os seus colaboradores procuram por pistas sobre o que é que satisfaz o líder.

4 – Identifique bem quem faz o quê e para quando

Quando uma reunião é produtiva pode sempre esperar desenvolvimentos nos dias que se seguem. Mas não coloque em risco essa produtividade ao esperar que as pessoas sabem, por si só, quem fica responsável com o quê e até quando.

Distribua as tarefas a individuais e não a equipas, tenha um prazo realista e sensato e utilize o próximo encontro para receber actualizações sobre o andamento das tarefas. Estes são alguns exemplos do que pode fazer para alcançar os objectivos.

Fonte: Inc.