Como gerir equipas em tempos excepcionais. E a importância de uma comunicação clara, objectiva e assertiva

Todos sabemos que as organizações não são as paredes dos seus edifícios, são as pessoas que a constituem. Ainda assim, é certo que não é pelo acumular de pessoas que as organizações se tornam melhores, muito pelo contrário. Tudo isto ficou claramente demonstrado com o período de confinamento que a humanidade viveu, e ainda vive.

Por Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação

Foi durante este período que, mais uma vez, todos relembramos que, perante uma situação de emergência, há sempre tropas na linha da frente. Em 2017 foram os bombeiros, este ano os profissionais de saúde, segurança e, claro, novamente os bombeiros.

A todos eles deveremos agradecer, valorizar e, acima de tudo, não esquecer. A memória é essencial para não cometer o mesmo erro duas vezes, mas não só.

É preciso que todos tenham também a noção de que, perante uma situação de emergência, há sempre tropas na linha da frente, mas existem também tropas na retaguarda que são essenciais para o sucesso. É sobre essas tropas que retaguarda que aqui vos vou escrever.

Durante o período de contingência, algo que foi passando com pouco destaque foi o cuidado que era preciso ter com a linhas de abastecimento, alimentação, combustíveis, equipamentos médicos, segurança, etc.

Penso que os princípios da logística militar foram aqui importantes, no desejo de uma estratégia de garantir que todos tinham o que era preciso e necessário.

Momentos de desnorte originam açambarcamentos difíceis de prever e controlar, como foi o caso do papel higiénico. Ainda hoje não percebi esse racional, mas pronto, claramente podia ter sido pior.

Para o funcionamento destas cadeias de abastecimento há tecnologia, mas acima de tudo há pessoas, pessoas com igual ou mais valor do que as tropas de choque, porque garantem que nada lhes falta. Estas pessoas não dão entrevistas, não vão aos telejornais, nem esperam prémios ou reconhecimento público. Limitam-se a fazer o que sempre fizeram, neste período com mais empenho. Estou a falar desde o padeiro, ao help desk que garante o apoio informático, ao trabalhador em teletrabalho.

O essencial, nesta matéria, para com estas pessoas é, na minha opinião, garantir que a base de todas as relações humanas não se perde: a confiança.

A comunicação é essencial, desde logo com um primado. Se não souber a resposta, assuma, não invente. Parece e é rude, mas não se esqueça que estas pessoas estão consigo no dia-a-dia a prestar trabalho presencial e o chefe não tem de saber tudo. Tanto quanto sei, isso não está escrito em lado nenhum.

Conseguem imaginar o receio de quem todos os dias tem de vir prestar trabalho presencial e sentir na pele o medo de andar nos transportes públicos, ou ver a diminuição do trabalho que realiza?

Eu consigo, talvez seja por maturidade, pois há 27 anos que sou empresário e dono de uma PME, ou por desde sempre me ter colocado no lugar de clientes e colaboradores, de forma a melhor perceber as suas expectativas e desejos.

Uma coisa é certa: primeiro, cuidar das pessoas que integram uma organização nunca foi algo tão importante e necessário, garantindo, desde logo, o cumprimento de eventuais promessas.

Exige-se, por isso, uma comunicação com especial atenção à clareza no discurso, objectividade e assertividade. Passo a explicar:

Clareza no discurso – todos temos o dever de ser claros e transparentes nesta altura, desde o colaborador que tenha um sintoma COVID-19, até à equipa de gestão, que deve estar ao lado das equipas de trabalho presencial, dando o exemplo e procurando respostas aos desafios novos que se impõem e soluções com muita sensatez e equilíbrio emocional;

Objectividade – as pessoas esperam que lhes seja dita a verdade, sem rodeios. não é altura para fazer textos românticos ou poéticos. O discurso romântico ou poético, em muitas alturas importante, agora só irá trazer maior incerteza. As comunicações devem ser curtas e objetivas, com o foco num único tema;

Assertividade – pôr em prática os respetivos planos de contingência, agir de forma assertiva e saber que dentro de uma empresa só existe uma empresa e não muitas. Esta é a única forma de darmos respostas coerentes a todos.

Este são três exemplos a ter em atenção para tornar a nossa comunicação especial e granjear empatia acrescida para com os nossos.

Em conclusão, comunicar para dentro nunca foi tão importante e urgente. Nos dias que correm, existem várias ferramentas para que todos saibam como vai a nossa empresa, não só através das redes profissionais e sociais, mas também tirando partido dos canais oficiais da organização. Devemos usá-las corretamente, recorrendo, se necessário, a uma agência de comunicação.

Isto é o que estes tempos desafiantes exigem de nós, mais e melhor humanidade.