Outsourcing: cinco dicas para aumentar a sua eficácia em 2021

Com a tecnologia em rápida mudança, as empresas procuram formas de tornar os seus processos empresariais eficientes. Uma estratégia que ajudar a poupar tanto dinheiro como tempo é o Outsourcing.

Por: Alfredo Atanacio, fundador da Uassistme.co, na Forbes

O Outsourcing envolve entregar as operações comerciais a terceiros, com mais experiência e recursos. Alguns dos processos empresariais mais subcontratados são, por regra, contabilidade, trabalho administrativo, back-office, marketing e apoio ao cliente.

Se tencionam usar o Oursourcing nas operações comerciais , precisam de ter a certeza de que utilizam o parceiro adequado, que satisfaça os vossos requisitos. Cumprida essa premissa, os benefícios são evidentes. Algumas das principais vantagens incluem a redução de custos e o aumento da velocidade e eficiência dos processos empresariais, especialmente os que podem ser demasiado difíceis ou demorados para serem tratados pela empresa.

Uma vez que os prestadores de serviços subcontratados são mais experientes, utilizarão processos optimizados e ferramentas especializadas para lidar com determinadas operações da empresa. Poderão então executar tarefas mais rapidamente e de uma forma mais eficiente.

A subcontratação de serviços também permite às empresas desfrutar de maior flexibilidade no seu funcionamento e orçamento, possibilitando que se concentre nos pontos fortes do negócio, enquanto se passam as tarefas não essenciais aos parceiros de Outsourcing. Além disso, é uma boa maneira de expandir a presença global e alcançar clientes internacionais.

Mas, para assegurar que o Outsourcing dos processos empresariais é eficaz, é importante ter alguns aspectos em atenção. Nomeadamente:

1. Envolvam a equipa executiva
Para que a relação de Outsourcing seja bem-sucedida, considerem envolver a equipa de gestão ou a direcção da organização. É essencial que a direcção inclua o pessoal na tomada de decisões e explique os benefícios do Outsourcing.

A subcontratação minimiza os custos. Além disso, ajuda a cumprir a visão e os objectivos pretendidos pela empresa. Ao explicarem os benefícios do Outsourcing aos executivos da empresa, criarão uma relação de sucesso com os stakeholders. Expliquem-lhes como pode levar ao aumento da produtividade a um custo reduzido. É também uma forma eficaz de cumprir os objectivos da empresa. Assim que compreender os benefícios do Outsourcing, a equipa executiva provavelmente apoiará a sua utilização.

O envolvimento de todos irá também garantir uma documentação adequada que permita maiores níveis de responsabilização e responsabilidade. A documentação adequada é também importante no caso de haver quaisquer conflitos legais em relação ao processo de Outsourcing.

2. Definam objectivos com antecedência
Antes de subcontratar e trazer outra empresa a bordo, é necessário definir o que se pretende. Façam um mapa dos vossos objectivos a longo prazo, e financeiros, para saberem qual a melhor forma de fazer o Outsourcing.

Uma vez definidos os objectivos, estarão em melhor posição para os alinhar com o plano de Outsourcing. Isto irá ajudar-vos a escolher os parceiros mais viáveis que tenham os requisitos de que a vossa empresa necessita.

3. Nunca renunciar à qualidade
O Outsourcing é benéfico para a empresa. Contudo, não se contentem com menos do que a qualidade de que ela necessita. Discutam sempre previamente a qualidade esperada antes de darem início ao contrato.

Além disso, antes de escolherem um prestador de serviços a subcontratar, percam algum tempo a pesquisar várias opções e a fazer uma análise comparativa. Optem por um prestador de serviços que tenha alguma experiência nas tarefas que pretendem subcontratar.

Embora seja uma excelente intenção contratar uma nova empresa e promovê-la, não sejam o primeiro cliente de uma empresa a testar a sua eficácia. Antes de tomarem uma decisão final, não se esqueçam de avaliar a sua experiência, historial prévio, competências, reputação e desempenho.

Isto é particularmente importante quando subcontratam tarefas complexas que necessitam de um prestador de serviços experiente. Verifiquem os antecedentes de várias empresas potenciais e façam a selecção com base nos vossos requisitos. Assegurem-se de que completaram outros projectos comerciais que satisfizeram os seus clientes.

4. Equacionem os custos
Uma vantagem essencial do Outsourcing é a redução de custos. Como proprietários ou directores de uma empresa, poderão usá-lo pela principal razão de poupar dinheiro. No entanto, a realidade é que raramente as poupanças efectivas estão alinhadas com as poupanças estimadas.

Após alguns meses de Outsourcing devem pôr de lado uma boa proporção do montante que esperavam poupar. Haverá sempre perda de tempo e correcções, entre outros factores, alguns dos quais não tinham previsto, mas, a médio e longo prazo, poderão ver recompensas claras no tempo e no dinheiro poupado.

5. “Nearshoring” versus “offshoring”
O “nearshoring” pode ser definido como a subcontratação de operações comerciais para um país próximo, enquanto o “offshoring” significa deslocalizar operações para qualquer outro país, próximo ou distante. Recomendo que escolham sempre que assim seja possível o nearshoring em detrimento do offshoring. Porquê? Com o nearshoring, conseguem obter muitos benefícios adicionais que tornam a comunicação mais suave, como compatibilidade de fuso horário, voos mais curtos, adequação cultural, menos barreiras linguísticas e, em muitos casos, a moeda oficial pode até ser a mesma.

Resumindo, o Outsourcing é uma excelente ferramenta se for usado correctamente. Para assegurar o sucesso, as empresas precisam de ter em mente vários factores, tais como fazer um planeamento e pesquisa extensivos para garantirem que obtêm o fornecedor de serviços adequado às suas necessidades. Isto deve ser válido quer estejam a subcontratar para cortar custos ou para tornar o negócio mais lucrativo. O barato pode sair caro.