A função do escritório está a mudar. Três momentos-chave para tirar o melhor partido dos dias na empresa

Após três anos de trabalho flexível, entramos numa nova fase, a do trabalho flexível estruturado. Embora cada organização aborde o tema de forma diferente, os líderes estão a tentar estabelecer normas e práticas recomendadas com os seus colaboradores, especialmente em relação a quando ir para o escritório. Uma nova pesquisa da Microsoft destaca três momentos-chave em que reunir pessoalmente colaboradores e equipas permite criar uma ligação mais forte e duradoura.

Estudos mostram que os colaboradores procuram o melhor dos dois mundos – trabalho flexível e uma maior ligação pessoal. Em 2021, o Work Trend Index revelou o “paradoxo híbrido”: mais de 70% dos trabalhadores queriam que o trabalho flexível se mantivesse e mais de 65% ansiavam por mais tempo presencial com as suas equipas. Embora o nível de flexibilidade possa diferir de acordo com a função – colaboradores de data centers ou engenheiros de hardware passam mais tempo no local de trabalho, por exemplo – esta tendência persiste tanto nas pesquisas realizadas externamente, como com colaboradores da Microsoft.

Perante este cenário, como podem os líderes definir um modelo de trabalho flexível estruturado e ajudar as pessoas a obter a ligação presencial que desejam?

Um novo estudo revela que não se deve olhar para o número de dias que as pessoas estão no escritório, mas sim para a capacidade de criar momentos que importam e que impactam as relações. Nesse sentido existem três momentos-chave que toda e qualquer organização deve ter em conta.

Reforçar a coesão da equipa

Não há como voltar a 2019. Nos últimos quatro anos, as organizações tornaram-se cada vez mais distribuídas e, para muitas delas, um regresso em grande escala ao escritório já não é uma forma viável de criar ligações significativas entre os colaboradores e equipas.

Na Microsoft, antes da pandemia, 61% das equipas da empresa estavam todas no mesmo local, actualmente este número é de 27%. Dados mais recentes mostram também que 70% dos gestores das empresas da Fortune 100 têm pelo menos um membro da equipa à distância.

No último inquérito da Microsoft sobre o envolvimento dos colaboradores, 92% dos colaboradores afirmam acreditar que a empresa valoriza a flexibilidade e permite-lhes trabalhar da forma que melhor lhes convém. Um número ainda maior, 93%, está confiante na sua capacidade de trabalhar em equipa, independentemente da localização.

Ao mesmo tempo, o inquérito mostra que as pessoas anseiam por uma maior ligação entre si. Olhando para o Work Trend Index de 2022 este sentimento é bastante perceptível com cerca de 85% das pessoas a referirem que foram motivadas a ir para o escritório para socializar com os colegas e pelo desejo de reconstruir os laços de equipa.

O tempo presencial permite também recordar de forma individual o papel que cada colaborador desempenha no sucesso da equipa e da organização no seu todo.

Integração numa nova função, equipa ou empresa

A recente investigação demonstrou que, quando se inicia uma nova função – quer seja numa nova empresa ou uma mudança interna -, conhecer pessoalmente o seu director ou colega facilita bastante todo o processo de integração.

Isto em comparação com os colaboradores que não se reuniram pessoalmente com os seus gestores nos primeiros 90 dias, os trabalhadores que o fizeram tinham mais probabilidades de pedir feedback, de serem solicitados pela sua equipa, de estabelecerem relações fortes com os colegas, de se sentirem apoiados quando discutiam questões difíceis com o seu gestor e de receberem formação e feedback eficazes.

Quanto mais depressa os novos contratados desenvolverem a confiança com os seus gestores e colegas de equipa, mais depressa poderão tornar-se colaboradores produtivos.

Dar o pontapé de saída para um projecto

O tempo presencial é útil e essencial na fase inicial do ciclo de vida de um projecto pela mesma razão que é crucial durante o processo de integração: é importante colocar as pessoas na mesma página. No recente inquérito sobre o envolvimento dos colaboradores, estes partilharam exemplos específicos de momentos em que é importante estar pessoalmente, como compromissos iniciais com os clientes e sessões de planeamento.

O lançamento do projeto Microsoft 365 Copilot, que reuniu equipas de diversos departamentos, aconteceu pessoalmente, por exemplo. A proximidade física simplesmente ajuda as pessoas a sentirem que os seus colegas as compreendem.

Com confiança mútua e alinhamento, a criatividade pode começar a fluir. O tempo presencial ajuda a estimular a inovação e o pensamento inovador. Estudos mostram que, embora seja mais fácil escolher a melhor ideia de forma virtual, os pares presenciais geraram 18% mais ideias criativas e 14% mais ideias em geral, em comparação com os pares virtuais na mesma hora.

Principais conclusões

Embora o trabalho flexível seja diferente para cada organização, é evidente que veio para ficar. À medida que as organizações adoptam este modelo transformador, libertam a sua capacidade de aumentar a produtividade, melhorar a satisfação dos colaboradores e criar uma força de trabalho mais inclusiva.

O trabalho remoto tem benefícios, mas o tempo presencial também tem. Cada equipa é diferente, mas uma coisa é certa: encontrar este equilíbrio deve ser abordado com intencionalidade. Em vez de considerar o escritório como uma solução única, as equipas devem ter em conta o tipo de trabalho que realizam e determinar os pontos-chave no tempo ou as razões para se reunirem pessoalmente.