Já ouviu falar em “Keep-Kill-Change audit”? É uma estratégia que pode determinar o sucesso da sua empresa em 2026

Numa altura em que a complexidade organizacional está a aumentar e a simplicidade é opcional, o sucesso em 2026 pode depender de líderes que optam pela simplicidade com propósito. Uma questão a considerar ao entrar no novo ano: o que vale a pena manter?

Uma estratégia de final de ano que pode implementar é uma espécie de “limpeza organizacional”, a chamada  “Keep-Kill-Change audit” (auditoria manter-eliminar-mudar), avança a Quartz.

As reuniões ineficientes ou intermináveis, por si só, estão a custar milhões às empresas. Estudos mostram que o tempo despendido em reuniões triplicou desde 2020 com a proliferação do trabalho remoto. O psicólogo organizacional Steven Rogelberg realizou um estudo que conclui que os colaboradores a tempo inteiro passam agora, em média, cerca de 18 horas por semana em reuniões. Os participantes do inquérito estimam que cerca de 5,7 dessas horas semanais são “desperdiçadas”.

O estudo conclui ainda que existe um potencial investimento “desperdiçado” de mais de 25.400 dólares por colaborador. Isto significa que as empresas de média dimensão perdem 2 a 3 milhões de dólares por ano com as reuniões, e as grandes empresas (com mais de 5.000 colaboradores) perdem até 100 milhões de dólares por ano.

Como funciona a “auditoria Manter-Eliminar-Mudar”

• Manter: O que está a funcionar bem, a acrescentar valor e a responder aos objectivos organizacionais?
• Eliminar: O que está a desperdiçar tempo, recursos, moral ou atenção?
• Mudar: O que tem valor, mas precisa de ser repensado e adaptado para 2026?

Este exercício obriga à priorização e clareza, bem como a uma linguagem partilhada entre equipas.

«Na construção civil, percorre-se o local das obras para identificar o que está a atrasar o trabalho, o que é inseguro e o que precisa de ser redesenhado. Trato os fluxos de trabalho da mesma forma: de forma prática, honesta e focada no que realmente faz os projectos avançarem», afirma Greg Batista, presidente da G Batista Engineering & Construction. «Aprendi que as equipas geralmente não se apercebem dos problemas com o processo que têm vindo a utilizar há um ano inteiro.»

«Se esta tarefa desaparecesse amanhã, o que deixaria de funcionar? é a única pergunta que faço quando realizamos estas auditorias», diz Batista. «Na maior parte do tempo, as coisas seguem como deveriam. As empresas bloqueiam quando tratam cada trabalho como se fosse essencial para a missão. É assim que o atrito começa a formar-se.»

Uma componente essencial de uma boa “auditoria de manter, eliminar ou alterar” é realizá-la com base em dados, e não em opiniões, embora os pontos de atrito relatados e as medidas qualitativas ainda sejam necessários para obter uma visão holística.

«A maior armadilha é fazê-la à pressa ou encará-la como uma mera formalidade, o que pode frustrar a sua equipa», acrescenta Johannes Hock, presidente da Artificial Grass Pros. «Para o evitar, estruture a sua auditoria por função, integre dados qualitativos e quantitativos para fornecer um panorama completo e agende reuniões de acompanhamento para garantir que as suas acções criam mudanças duradouras.»

Outras estratégias para conduzir estes exercícios de eficiência incluem garantir que todas as equipas têm uma voz no processo e que as mudanças são implementadas de forma transparente em relação aos motivos pelos quais estão a ser feitas.

«Uma auditoria destas torna-se uma ferramenta muito mais poderosa quando todos os colaboradores conseguem descrever o momento da semana que os faz parar, encontrar uma solução alternativa ou fazer uma suposição», explica Eliot Vancil, CEO da Fuel Logic.

Outra ideia importante é que este exercício deve passar a fazer parte da rotina de liderança, e não apenas uma limpeza pontual. «A auditoria ajuda a minha equipa a categorizar o trabalho em termos de tempo despendido, custo e impacto nos resultados, de modo a que as actividades de alto valor sejam preservadas, as tarefas de baixo valor sejam eliminadas e os processos que necessitam de melhorias sejam redesenhados», declara Jason Vaught, director de conteúdos e marketing da agência de marketing SmashBrand.

«Os processos que geram valor, os protocolos de segurança e os procedimentos orientados para o cliente são sempre mantidos, enquanto os relatórios não essenciais, a duplicação manual e as tarefas com impacto insignificante são eliminados», diz Vaught. «As iniciativas de mudança centram-se em estrangulamentos no fluxo de trabalho, falhas de comunicação e padronização de tarefas, mantendo a responsabilidade e a clareza entre as equipas. Na minha experiência, a auditoria de final de ano poupa mão-de-obra, evita oportunidades perdidas e alinha as prioridades da equipa com os objectivos organizacionais, produzindo ganhos mensuráveis ​​em eficiência e motivação.»